Een soepel declaratieproces, zonder gedoe

Een geautomatiseerd declaratieproces verloopt in zes stappen:

1. De uitgave wordt vastgelegd

Medewerkers dienen zakelijke uitgaven digitaal in via de declaratie-app of de webomgeving. Ze fotograferen een bonnetje, sturen een factuur per mail door of koppelen hun zakelijke kaart. De slimme bonnenscanner leest automatisch gegevens uit, zoals het bedrag, de datum en de leverancier.

2. De declaratie wordt gecontroleerd en gecategoriseerd

Mobilexpense Declaree controleert of de uitgave voldoet aan jullie afspraken, zoals bestedingslimieten en toegestane kostencategorieën. De uitgave wordt automatisch aan de juiste categorie, kostenplaats, afdeling of het juiste project gekoppeld. Wijkt iets af van het beleid, dan zie je dat direct.

3. De declaratie wordt ingediend

De medewerker dient de declaratie in via het platform. Op basis van vooraf ingestelde regels kunnen sommige declaraties ook automatisch worden doorgestuurd.

4. De declaratie gaat naar de juiste persoon

De declaratie komt automatisch terecht bij de manager of collega die deze moet goedkeuren. Dat kan afhangen van de medewerker, het bedrag of het soort uitgave. Ontbrekende gegevens en uitgaven die buiten de afspraken vallen, worden direct gemarkeerd.

5. De uitgave wordt terugbetaald of gekoppeld

Na goedkeuring wordt het bedrag terugbetaald aan de medewerker of gekoppeld aan de juiste transactie en zakelijke kaart. Door de koppeling met je salarisadministratie of boekhoudsysteem hoef je gegevens niet opnieuw handmatig in te voeren.

6. Je hebt realtime inzicht

Alle declaratiegegevens worden automatisch bijgehouden. Zo zie je gedurende de maand al wat er wordt uitgegeven, in plaats van pas tijdens de maandafsluiting. Je kunt rapportages maken voor budgetten, controles en prognoses.

Geautomatiseerd declaratiebeheer betekent dat software het declaratieproces grotendeels van je overneemt.

Bonnetjes worden digitaal vastgelegd, declaraties worden gecontroleerd en naar de juiste persoon gestuurd en goedgekeurde uitgaven gaan door naar de boekhouding of salarisadministratie.

Dat betekent minder handmatig invoerwerk, minder fouten en geen eindeloze mailtjes over ontbrekende bonnetjes.

Mobilexpense Declaree werkt onder andere met een declaratie-app, automatische controles en koppelingen met boekhoud-, ERP-, HR- en salarissystemen.

Bekijk onze begrippenlijst voor meer uitleg over declaraties en uitgavenbeheer.

Ja. Mobilexpense Declaree kun je koppelen met verschillende boekhoud- en ERP-systemen, waaronder SAP, Microsoft Dynamics 365 en Exact.

Declaratiegegevens worden automatisch overgezet naar je financiële systeem. Daardoor hoef je minder gegevens te kopiëren, bestanden aan te passen of transacties handmatig te verwerken.

De koppeling kan via een API- of bestandsgebaseerde integratie worden ingericht en sluit aan op jullie huidige werkwijze en goedkeuringsproces.

Of je nu met een cloudoplossing of een complexer ERP-systeem werkt: Mobilexpense Declaree zorgt ervoor dat onkostendeclaraties compleet en in het juiste format bij de boekhouding terechtkomen.

Mobilexpense Declaree is ontwikkeld voor Europese bedrijven en houdt rekening met Europese btw-regels, lokale wetgeving, kilometervergoedingen en dagvergoedingen.

Ramp en Brex zijn vooral gericht op de Amerikaanse markt. Daardoor sluiten hun financiële processen, integraties en controles niet altijd goed aan op Europese organisaties. Mobilexpense Declaree ondersteunt lokale regels en koppelt met systemen die in Europa veel worden gebruikt.

Vergeleken met Spendesk biedt Mobilexpense Declaree meer flexibiliteit rondom zakelijke kaarten. Je kunt de zakelijke kaarten van Mobilexpense Declaree gebruiken, jullie huidige kaarten koppelen of beide combineren.

Je hoeft jullie bestaande bank- en kaartstructuur dus niet volledig te vervangen om toch realtime inzicht en controle te krijgen.

Ja. Je kunt kiezen uit twee mogelijkheden:

Zakelijke kaarten van Mobilexpense Declaree

Gebruik fysieke of virtuele Visa-creditcards die volledig zijn gekoppeld met het Mobilexpense Declaree-platform. Deze worden uitgegeven door Pliant.

Je eigen zakelijke kaarten koppelen

Blijf jullie huidige Visa - of Mastercard -kaarten gebruiken. Transacties worden automatisch ingelezen en gekoppeld aan de juiste medewerker en het juiste bonnetje.

Je kunt ook beide opties combineren. Zo kies je zelf wat het beste bij jullie organisatie en huidige werkwijze past.

Bij Mobilexpense Declaree automatiseren we al meer dan twintig jaar declaratieprocessen.

Omdat geen enkele organisatie declaraties precies hetzelfde verwerkt, krijg je geen star systeem waar je je hele werkwijze op moet aanpassen. Je richt Mobilexpense Declaree in op basis van jullie eigen declaratieregels, goedkeuringsproces en systemen.

Je bent bovendien niet verplicht om de zakelijke kaarten van Mobilexpense Declaree te gebruiken. Je kunt onze zakelijke kaarten gebruiken, jullie bestaande kaarten behouden of beide combineren.

Met Mobilexpense Declaree:

• Automatiseer je zakelijke declaraties en goedkeuringen.
• Zie je realtime wat medewerkers uitgeven en welke declaraties nog openstaan.
• Controleer je automatisch of declaraties voldoen aan interne afspraken en fiscale regels.
• Koppel je eenvoudig met ERP-, boekhoud-, salaris- en HR-systemen.
• Bepaal je zelf welke zakelijke kaarten en betaalmethoden je gebruikt.

Zo maak je jullie declaratieproces eenvoudiger, zonder vast te zitten aan één manier van werken.

Ja. Mobilexpense Declaree is gecertificeerd volgens ISO 27001:2013, ISAE 3402 Type II en PCI DSS.

Daarnaast voldoet Mobilexpense Declaree aan de AVG en aan de beveiligingseisen van TISAX.

Jullie declaratiegegevens, persoonsgegevens en betaalinformatie worden volgens strenge beveiligingsnormen verwerkt en beschermd.

Medewerkers fotograferen een bonnetje met de declaratie-app. Onze OCR - en AI-technologie leest vervolgens automatisch belangrijke gegevens uit, zoals de datum, het bedrag, de btw en de leverancier.

De declaratievelden worden direct ingevuld en het bonnetje wordt gekoppeld aan de juiste uitgave of kaarttransactie.

Zo hoeven medewerkers gegevens niet handmatig over te typen en ben jij minder tijd kwijt aan incomplete of verkeerd ingevulde declaraties.

Ja. Met Mobilexpense Declaree registreer je zakelijke kilometers en bereken je dagvergoedingen (per diem) voor verschillende Europese landen.

Medewerkers voeren hun zakelijke ritten eenvoudig in, of ze nu met een privéauto, bedrijfsauto of fiets reizen. Mobilexpense Declaree berekent de afstand en past automatisch het juiste kilometertarief toe. De gegevens kunnen ook worden gebruikt voor CO₂-rapportages.

Je kunt zelf verschillende vervoersmiddelen en kilometertarieven instellen.

Heb je uitgebreidere regels nodig? Met de aanvullende Mileage Template Module stel je tarieven in op basis van bijvoorbeeld het soort voertuig, eigendom, brandstof of motorinhoud.

Is een bonnetje kwijt en is er geen ander aankoopbewijs [JB1] beschikbaar? Dan kan een medewerker de zakelijke uitgave, afhankelijk van jullie eigen regels, alsnog indienen met een ondertekende verklaring (affidavit).

Je bepaalt als werkgever zelf of je zo’n declaratie accepteert.

Voor fiscale doeleinden vervangt deze verklaring geen geldige factuur of bon. De btw kan daardoor doorgaans niet worden teruggevorderd.

Het tarief van Mobilexpense Declaree hangt af van de functies en koppelingen die jullie nodig hebben.

De software bevat onder andere:

• Een mobiele declaratie-app en webomgeving.
• Automatische declaratieregels en goedkeuringsflows.
• Ondersteuning voor lokale Europese wet- en regelgeving (GDPR).
• Automatische wisselkoersen.
• Declaratiebeleid dat aansluit op jullie organisatie.
• Ondersteuning in zeven talen.

Je kunt daarnaast kiezen voor functies zoals zakelijke creditcards, kilometerregistratie en verschillende vergoedingen.

Mobilexpense Declaree is beschikbaar vanaf twintig gebruikers.

De uiteindelijke prijs hangt onder andere af van het aantal declaraties, de gewenste ERP- en HR-koppelingen en jullie eisen rondom beveiliging en compliance.

Bekijk hier onze tarieven.