Onkostensoftware voor moderne finance teams

Zeker. Mobilexpense integreert naadloos met o.a. SAP, Microsoft Dynamics 365, Exact, Xero en andere ERP- of boekhoudsystemen. Zo worden gegevens automatisch doorgestuurd, reconciliatie vereenvoudigd en foutkansen verkleind.

Onze API’s en bestandgebaseerde koppelingen zijn aanpasbaar aan jouw bestaande systemen, zonder omslachtig maatwerk.

Geautomatiseerd onkostenbeheer is het digitaal vastleggen, indienen, goedkeuren en terugbetalen van zakelijke uitgaven met zo min mogelijk handmatig werk. Dankzij integraties, mobiele apps en ingebouwde regels verlopen processen sneller en foutlozer en blijf je altijd compliant.

Bekijk ook onze begrippenlijst voor meer termen.

Geautomatiseerd onkostenbeheer bestaat uit zes slimme stappen:

1. Invoer van onkosten
   Medewerkers voeren hun uitgaven in via de mobiele app of webomgeving. Ze uploaden eenvoudig een bonnetje via een foto of e-mail, of door een transactie via hun bedrijfskaart te synchroniseren. Onze AI-scanner leest automatisch het bedrag, de datum en de leverancier uit.
   
   
2. Beleidscontrole en categorisatie
   Elke onkost wordt automatisch getoetst aan het bedrijfsbeleid: bestedingslimieten, goedgekeurde categorieën of projectcodes. Overtredingen worden direct gemarkeerd. Ook wordt de uitgave automatisch gekoppeld aan de juiste kostenplaats of afdeling.
   
   
3. Indienen van declaraties
   Declaraties worden digitaal ingediend. In sommige gevallen gebeurt dit zelfs volledig automatisch, op basis van ingestelde regels of drempelwaarden.
   
   
4. Goedkeuringsflow
   Onkosten worden automatisch doorgestuurd naar de juiste manager of financieel medewerker op basis van rol, bedrag of type uitgave. Out-of-policy uitgaven worden gemarkeerd voor extra controle.
   
   
5. Terugbetaling of reconciliatie
   Na goedkeuring worden onkosten direct terugbetaald óf gematcht met de juiste bedrijfskaarttransactie. Dankzij integraties met je payroll- of boekhoudsysteem verloopt dit naadloos.
   
   
6. Rapportage en analyse
   Alle onkostengegevens worden in realtime opgeslagen. Hierdoor krijg je direct inzicht in uitgavenpatronen, compliance en budgetten. Handig voor forecasting en audits.

Met meer dan 20 jaar ervaring weten we dat geen enkel bedrijf op dezelfde manier met onkosten omgaat. Daarom is Mobilexpense geen vast all-in-one systeem, maar een flexibel en modulair platform dat past bij jouw processen.

Unieke voordelen:

• Volledig geautomatiseerde declaratie- en goedkeuringsflows.
• Realtime zicht op uitgaven en budgetten.
• Ingebouwde compliance voor belasting en audits.
• Koppelingen met ERP-, HR- en payrollsystemen.
• Vrijheid in betaalmethoden: gebruik onze kaarten, je eigen kaarten of een combinatie.

Onze missie: onkostenbeheer vereenvoudigen, niet onnodig complex maken.

Absoluut. Wij zijn gecertificeerd conform:

• ISO 27001:2013
• ISAE 3402 Type II
• PCI DSS
• TISAX
• En uiteraard volledig AVG-compliant

Je gegevens zijn bij ons in veilige handen.

Dankzij geavanceerde OCR (Optical Character Recognition) en AI-technologie worden bongegevens direct uitgelezen. Medewerkers maken een foto via de app en de tool vult automatisch de declaratievelden in: snel, foutloos en zonder handmatige invoer.