Kilometerregistratie app voor het mkb| Mobilexpense Declaree

Automatisch zakelijke kilometers registreren

Leg ritten in slechts een paar seconden vast. Google Maps berekent automatisch de afstand en past direct de juiste kilometervergoeding toe

Demo aanvragen
<p data-local-id="8ec11b4f00c8" data-prosemirror-content-type="node" data-prosemirror-node-name="paragraph" data-prosemirror-node-block="true" data-pm-slice="1 1 [&quot;table&quot;,{&quot;displayMode&quot;:null,&quot;isNumberColumnEnabled&quot;:false,&quot;layout&quot;:&quot;center&quot;,&quot;localId&quot;:&quot;3c6cb0ede6f8&quot;,&quot;width&quot;:916,&quot;__autoSize&quot;:false},&quot;tableRow&quot;,{&quot;localId&quot;:&quot;e3c18687-d66b-43d0-a563-0b3ae33b1ce8&quot;},&quot;tableCell&quot;,{&quot;colspan&quot;:1,&quot;rowspan&quot;:1,&quot;colwidth&quot;:[188],&quot;background&quot;:null,&quot;localId&quot;:&quot;720f408c-cef7-45aa-80f7-7184f23d3eca&quot;}]">Bekijk hoe het werkt</p>
WA (Mileage calculation) AF

3.000+ bedrijven beheren hun zakelijke uitgaven met Mobilexpense Declaree

Van zakelijke rit naar kilometervergoeding in drie stappen

Leg de rit vast

Na een klantbezoek opent Thomas de Mobilexpense Declaree-app en vult zijn vertrek- en eindadres in.

App berekent afstand

De route, het aantal kilometers en de juiste kilometervergoeding worden automatisch berekend. Thomas hoeft zelf niets uit te rekenen of op te zoeken.

Ontvang vergoeding

Zijn manager krijgt een melding en kan de rit meteen controleren en goedkeuren. Zo hoeft Thomas niet lang op zijn kilometervergoeding te wachten.

Gebruiksvriendelijke app voor onderweg

1-2

Foto van het bonnetje en klaar

Onze slimme bonnenscanner leest de gegevens uit, koppelt ze aan de juiste uitgave en slaat alles automatisch op.

Foto van het bonnetje en klaar
2-2

Automatische meldingen

Bepaal zelf wie welke ritten en declaraties goedkeurt. De juiste persoon krijgt direct een melding zodra er iets klaarstaat.

Automatische meldingen
3-2

Voldoe aan regelgeving

Eén systeem om ritten en declaraties te controleren aan de hand van regelgeving en jullie uitgavenregels.

Voldoe aan regelgeving
Kilometerregistratie app voor mkb | Mobilexpense Declaree

Elke rit nauwkeurig vastgelegd

Met Mobilexpense Declaree kunnen medewerkers:

  • Hun vertrekpunt en eindadres kiezen via Google Maps.
  • De exacte afstand automatisch laten berekenen.
  • Het doel van de rit en het bijbehorende project toevoegen.
  • Zakelijke kilometers indienen via de app of computer.
<p data-local-id="8ec11b4f00c8" data-prosemirror-content-type="node" data-prosemirror-node-name="paragraph" data-prosemirror-node-block="true" data-pm-slice="1 1 [&quot;table&quot;,{&quot;displayMode&quot;:null,&quot;isNumberColumnEnabled&quot;:false,&quot;layout&quot;:&quot;center&quot;,&quot;localId&quot;:&quot;3c6cb0ede6f8&quot;,&quot;width&quot;:916,&quot;__autoSize&quot;:false},&quot;tableRow&quot;,{&quot;localId&quot;:&quot;e3c18687-d66b-43d0-a563-0b3ae33b1ce8&quot;},&quot;tableCell&quot;,{&quot;colspan&quot;:1,&quot;rowspan&quot;:1,&quot;colwidth&quot;:[188],&quot;background&quot;:null,&quot;localId&quot;:&quot;720f408c-cef7-45aa-80f7-7184f23d3eca&quot;}]">Bekijk hoe het werkt</p>
Rittenregistratie zakelijke kilometers | Mobilexpense Declaree

 Kilometerregistratie: automatiseer wat jou steeds tijd kost

Handmatig proces
Mobilexpense kilometerregistratie
Afstand berekenen
Medewerker schat zelf de afstand in
Automatisch berekend op basis van vertrek- en eindadres.
Kilometervergoeding toepassen
Tarief handmatig invoeren
Automatisch het juiste tarief per voertuig en regio
Controleren op afspraken
Handmatig en afspraken zijn vaak onduidelijk
Automatische controle met een melding bij afwijkingen
Indienen en goedkeuren
Traag en niet altijd op dezelfde manier
Direct indienen en goedkeuren vanaf ieder apparaat
Overzicht per rit
Gegevens ontbreken of zijn onvolledig
Een complete digitale historie van iedere rit

NIEUW

Wat levert geautomatiseerd uitgavenbeheer je op?

Zie hoeveel tijd, geld en handmatige adminstratie je kunt besparen.

Met onze interactieve ROI-calculator krijg je binnen een paar klikken een persoonlijke inschatting. Ontdek hoeveel je bespaart wanneer je routes niet meer handmatig hoeft te controleren en automatisch de juiste kilometervergoedingen toepast (inclusief besparingen rondom het hele proces van zakelijke uitgaven).

Berekenen je ROI
Besparing automatische kilometerregistratie | Mobilexpense Declaree

Dit levert automatische kilometerregistratie je op

Kilometers op basis van de échte route

Geen geschatte afstanden of ruim afgeronde kilometerdeclaraties. Mobilexpense Declaree berekent de gereden afstand automatisch via GPS of het vertrek- en eindadres.

Kilometers op basis van de échte route

Minder uitzoekwerk

Je hoeft routes, afstanden en tarieven niet meer één voor één te controleren. Dat scheelt tijd en voorkomt eindeloze correctierondes.

Minder uitzoekwerk

Jullie afspraken automatisch toegepast

Mobilexpense Declaree controleert automatisch iedere rit op jullie beleidsregels voor reizen en de geldende belastingvrije kilometervergoeding.


Jullie afspraken automatisch toegepast

Declaraties staan meteen klaar

Medewerkers dienen hun zakelijke kilometers onderweg in. De rit staat direct klaar om te controleren, goed te keuren en uit te betalen.


Declaraties staan meteen klaar

Volgens de lokale regels

Mobilexpense Declaree past de lokale wet- en regelgeving voor kilometervergoedingen toe, zoals € 0,23 per kilometer in Nederland.

Volgens de lokale regels

Iedere rit van A-Z vastgelegd

Routegegevens, tijdstippen en gegevens van de medewerker worden automatisch opgeslagen. Zo staat alles netjes klaar wanneer je iets moet controleren of onderbouwen.

Iedere rit van A-Z vastgelegd
Demo

Ontvang een product demonstratie op maat

  • Een op maat gemaakt productoverzicht gebaseerd op de workflows en goedkeuringsinstellingen van je bedrijf.

  • Krijg deskundige begeleiding bij de integratie van uw ERP-, HR- en kaartsystemen voor een naadloze stroom.

  • Lever impact vanaf de eerste dag - bespaar tijd, dwing beleid automatisch af en schaal naadloos.

Veelgestelde vragen

Kan Mobilexpense Declaree afstanden automatisch berekenen?

Ja. Een medewerker vult het vertrek- en eindadres in, waarna Google Maps automatisch de route en het aantal kilometers berekent.

De rit wordt meteen opgeslagen. Dus geen routes meer opzoeken of kilometers handmatig uitrekenen.

Wat gebeurt er als iemand op dezelfde dag thuiswerkt en reist?

Werkt iemand thuis én reist diegene diezelfde dag ook naar kantoor? Dan kan volgens de Nederlandse belastingregels maar één onbelaste vergoeding worden toegepast: de thuiswerkvergoeding of de vergoeding voor woon-werkverkeer.

Mobilexpense Declaree helpt jullie om deze afspraken automatisch toe te passen en geeft een melding wanneer een combinatie niet klopt.

Kunnen we verschillende kilometervergoedingen instellen?

Ja. Je kunt verschillende tarieven instellen per medewerker, functie, afdeling, vervoermiddel of regio.

Zo pas je bijvoorbeeld een ander tarief toe voor een auto dan voor een fiets. Ook kun je onderscheid maken tussen het belastingvrije deel en een eventuele aanvullende vergoeding.

Welke gegevens legt Mobilexpense Declaree vast voor een belastingcontrole?

Bij iedere rit kun je onder andere de volgende informatie vastleggen:

  • De datum en het doel van de rit.
  • De gereden route.
  • Het aantal kilometers.
  • Een afbeelding van de route via Google Maps (wanneer deze functie is ingeschakeld).
  • Het moment van indienen en de volledige goedkeuringshistorie.

Zo hoef je bij een controle niet in losse mails, documenten en declaraties terug te zoeken wat er precies is gebeurd.

Kan ik CO₂-gegevens gebruiken voor rapportages?

Ja. Mobilexpense Declaree brengt de CO₂-uitstoot van zakelijke reizen op één plek samen en helpt je om de gegevens voor mobiliteits- en duurzaamheidsrapportages voor te bereiden.

Je ziet hoeveel CO₂ zakelijke reizen uitstoten en kunt terugvinden waarop de berekening is gebaseerd. Welke gegevens je precies moet rapporteren, hangt af van de regels die voor jullie organisatie gelden.

Lees hier meer over CO₂-registratie.

Werkt Mobilexpense Declaree ook voor thuiswerkers en hybride medewerkers?

Ja. Medewerkers kunnen zakelijke kilometers en andere uitgaven indienen via hun telefoon of computer, waar ze ook werken.

Mobilexpense Declaree kan bovendien worden gekoppeld aan jullie HR-systeem. Zo sluiten declaraties, werkdagen en de afspraken rond thuiswerken beter op elkaar aan.

Is Mobilexpense Declaree geschikt voor kleine en middelgrote bedrijven?

Ja. Mobilexpense Declaree groeit mee met jullie organisatie.

Je kunt eenvoudig beginnen met kilometerregistratie en declaraties. Wanneer de organisatie groeit, voeg je uitgebreidere uitgavenregels, goedkeuringsprocessen, internationale tarieven en koppelingen toe als dat nodig is.

Welke uitgaven kunnen medewerkers in één declaratie combineren?

Medewerkers kunnen zakelijke kilometers samen indienen met andere reiskosten, zoals treinkaartjes, parkeerkosten en maaltijden.

Zo staat alles rond één klantbezoek of zakenreis in dezelfde declaratie. Je hoeft dus niet vijf losse aanvragen bij elkaar te zoeken.

Hoe gaat Mobilexpense Declaree om met btw op reiskosten?

Over een kilometervergoeding zelf kan geen btw worden afgetrokken.

Bij andere reiskosten hangt de btw-aftrek af van het soort uitgave, de situatie en het beschikbare betalingsbewijs. Medewerkers kunnen bonnetjes en facturen direct toevoegen, zodat je alle informatie bij elkaar heeft om te beoordelen welke btw kan worden teruggevraagd.