Moeiteloos kilometers bijhouden | Nauwkeurige vergoedingen | Onkostenbeheer

Moeiteloos kilometers bijhouden | Nauwkeurige vergoedingen | Onkostenbeheer

Spar internationaal

Fastned

werknemer die kosten vergoed krijgt

Accuraat vergoedingen en kosten beheren

Krijg realtime inzicht in je kilometerregistratie en stel goedkeuringsworkflows op maat in.

Maak geschikte auditklare rapporten

Vereenvoudig de rapportage, verminder fouten en verhoog productiviteit met auditklare rapporten.

werknemer die een onkostendeclaratie doet

Bespaar tijd en verbeter efficiëntie

Automatiseer handmatige taken, zodat finance meer tijd heeft voor strategisch werk.

Altijd nauwkeurige kilometerrapporten

Met Declaree houden medewerkers nauwkeurig hun kilometerregistratie bij:

Start‑ en eindlocatie selecteren met Google Maps.
Automatisch de exacte afstand berekenen.
Projectdetails en -doelen per rit registreren.
Kilometerdeclaraties indienen via mobiel of desktop.

Kilometers bijhouden met google maps integratie

Handmatig proces

Mobilexpense kilometerregistratie

Afstand berekenen

Gebruiker schat afstand

Locatie-gebaseerde automatisering

Toepassing

Tarieven handmatig ingevoerd

Automatisch toegepast per voertuig en regio

Handhaving van beleid

Onzeker en onduidelijk beleid

Op regels gebaseerd met directe meldingen

Indiening en goedkeuring

Trage, inconsistente goedkeuring

Realtime vanaf elk apparaat

Geschiedenis audit

Incomplete audittrail

Volledig digitale audittrail per rit

Concrete routeberekening

Geautomatiseerde GPS‑ of adresgebaseerde tracking voorkomt schattingen en te hoge declaraties.

Financiële efficiëntie

Ontlast finance teams door handmatige controles te laten vervallen.

Automatische beleidshandhaving

Reisbeleid en onbelaste vergoedingspercentages worden automatisch toegepast.

Declaraties direct beschikbaar

Medewerkers dienen onderweg declaraties in die direct worden gecontroleerd, goedgekeurd en uitbetaald.

Voldoet aan lokale wetgeving

Declaree ondersteunt naleving van de Nederlandse wetten, zoals € 0,23/km reiskostenvergoeding.

Veilige verwerking

Elke rit wordt geregistreerd met routegegevens, tijdstempels en gebruikersdetails. Altijd auditklaar.

Klaar om een stap verder te gaan?

Voeg CO₂-tracking toe

Declaree helpt uw organisatie:

Reisgerelateerde emissies nauwkeurig te meten.
Zich voor te bereiden op toekomstige milieuwetgeving.
Reisgedrag af te stemmen op de duurzaamheidsstrategie.

Declaree ondersteunt naleving van de WPM-rapportagevereisten (Werkgerelateerde Persoonlijke Mobiliteit) in Nederland.

Ontdek CO₂ kilometerregistratie

vrouw die de CO2-uitstoot van bedrijven bijhoudt

Ja. Declaree berekent automatisch de kilometervergoeding op basis van het Nederlandse belastingvrije tarief (per 2025 is dit € 0,23 per kilometer) en zorgt voor correcte verwerking in je declaratiesysteem.

Ja. Declaree maakt gebruik van Google Maps. Medewerkers voeren simpelweg een vertrek- en eindpunt in, waarna de afstand automatisch wordt berekend. De route en kilometers worden per rit gelogd.

Declaree voorkomt dubbele vergoedingen door ervoor te zorgen dat er per dag slechts één vergoeding wordt geclaimd: óf een thuiswerkvergoeding óf een reis-/kilometervergoeding. Dit sluit aan bij de Nederlandse regelgeving.

Ja. Declaree biedt flexibele instellingen voor kilometervergoedingen op basis van functie, afdeling, type vervoermiddel (auto, fiets, OV) of andere criteria. Zowel belastingvrije als belaste vergoedingen worden ondersteund.

Ja. Elke rit in Declaree bevat:

De datum en het doel van de reis.
De gereden route.
Het aantal kilometers.
Tijdstempels en goedkeuringshistorie.

Je bent dus altijd auditklaar.

Ja. Declaree is beschikbaar als mobiele én desktop-app en integreert met HR-systemen. Hierdoor sluit het systeem naadloos aan op roosters van medewerkers: perfect voor hybride werkvormen.

Absoluut. Declaree is schaalbaar voor zowel het mkb als multinationals. Met flexibele beleidstoepassing, automatisering en volledige controle voor finance teams is Declaree geschikt voor zowel lokale als internationale declaraties.

Medewerkers kunnen kilometers combineren met OV-kosten, parkeerkosten, maaltijden of andere reisuitgaven in één rapport. Dit maakt goedkeuring en terugbetaling overzichtelijker en sneller.

Ja. Medewerkers kunnen in Declaree een nauwkeurige rittenadministratie bijhouden van zakelijk versus privégebruik. Zo toon je eenvoudig aan dat je onder de 500 km privégebruik per jaar blijft en voorkom je bijtelling.

Kilometervergoedingen zelf zijn niet btw-aftrekbaar, maar Declaree biedt de mogelijkheid om bonnen van brandstof, tol of onderhoud toe te voegen, zodat je daar wél btw op kunt terugvorderen.