Control Automation voor declaraties | Mobilexpense MXP

Enterprise

Nooit meer iedere uitgave controleren. Vertrouw op je systeem. 

Pas jullie beleid automatisch toe op iedere entiteit, ieder land en iedere uitgave.

Neem contact op
Control Automation

Check uitzonderingen

De meeste uitgaven voldoen aan de regels. Control Automation haalt de uitzonderingen eruit, zodat Finance alleen dáárnaar hoeft te kijken.

Vertrouw het beleid

Iedere uitgave wordt automatisch gecontroleerd op jullie beleid. Zo worden de juiste regels toegepast voor iedere entiteit, afdeling en land.

Klaar voor audits

Iedere goedkeuring, uitzondering en beslissing op basis van jullie beleid wordt vastgelegd. Zo bouw je een complete audit trail op.

Iedere keer dezelfde regels voor elke uitgave

Stel controles in die passen bij jullie organisatie en zet ze consequent in bij iedere uitgave.

  • Stem beleid af op entiteit, team, afdeling, project of uitgavencategorie.
  • Pas lokale belastingregels toe vanuit één centraal beleidskader.
  • Pas controles aan wanneer jullie organisatie verandert, zonder processen opnieuw in te richten.
Control Automation voor organisaties | Mobilexpense MXP

Tot 90% minder handmatig controleren

Iedere uitgave wordt automatisch gecontroleerd, dus het checken van elke declaratie is niet meer nodig.

  • Verwerk uitgaven sneller, doordat AI iedere controle direct uitvoert.
  • Pas jullie beleid consequent toe op iedere entiteit, zonder dat er gaten vallen.
  • Laat je team alleen nog kijken naar uitzonderingen met een hoger risico.

Onze AI scant direct iedere uitgave en past jullie regels steeds op dezelfde manier toe.

Control Automation voor uitgavenbeheer | Mobilexpense MXP

De grip die je als organisatie nodig hebt, zónder concessies

Rule-based

Stel jullie beleid één keer in. Uitgaven die voldoen, worden automatisch gecontroleerd zonder extra review.

Rule-based

Pre-emptive

Signaleer problemen vóór betaling van de vergoeding. Medewerkers krijgen al een melding bij indienen, dat scheelt heen-en-weer mailen.

Pre-emptive

Transparent

Iedere automatische beslissing wordt vastgelegd en is audit-ready.

Transparent

Customisable

Van meerdere entiteiten tot lokale compliance-regels: richt controles in op de manier waarop jullie organisatie werkt.

Customisable

Wat als controllers niet meer alles hoeven te checken?

Handmatige controle
Control Automation in Mobilexpense MXP
Rol van controllers
Controllers checken iedere uitgave regel voor regel, koppelen bonnetjes, controleren of alles binnen het beleid valt en lopen complete rapporten na.
AI controleert 100% van de uitgaven, koppelt bonnetjes en past jullie beleid toe. Controllers hoeven alleen nog in te grijpen als dat nodig is.
Beleid toepassen
Medewerkers moeten de regels onthouden en controllers moeten afwijkingen zelf vinden.
Jullie beleid staat in het systeem en wordt automatisch toegepast op iedere uitgave.
Tijd kwijt aan controle
Veel handmatig controlewerk voor Finance en managers.
Nauwelijks handmatig werk. De meeste controles gebeuren automatisch.
Kans op fouten en fraude
Groter door menselijke fouten en controles die pas achteraf plaatsvinden.
Kleiner door realtime controles en signalering van afwijkingen.
Ervaring van medewerkers
Frustrerend. Vragen over uitgaven komen vaak pas achteraf, nadat de declaratie al is ingediend.
Duidelijk en eerlijk. Medewerkers zien vooraf wat wel en niet binnen de regels valt.

In 3 simpele stappen klaar voor audits

Sara dient declaratie in

De declaratie komt bij haar manager. Het systeem scant deze met de nauwkeurige AI-bonnenscanner en haalt automatisch alle relevante gegevens uit het bonnetje.

Sara dient declaratie in

Control Automation checkt alles

AI controleert automatisch het bonnetje, past jullie beleid toe via gedetailleerde regels en signaleert afwijkingen of mogelijke risico’s.

Control Automation checkt alles

Controllers bekijken uitzonderingen

In plaats van ieder rapport te controleren, bekijken controllers alleen de gemarkeerd uitzonderingen.

Controllers bekijken uitzonderingen
Control Automation door AI | Mobilexpense MXP

Aanbevolen door Mobilexpense MXP-klanten

“De automatiseringsmogelijkheden van Mobilexpense MXP maken het een uitstekende keuze voor uitgavenbeheer.”
Geverifieerde gebruiker
Accountant
“Het is eenvoudig in gebruik, categorieën selecteren gaat makkelijk en je ziet duidelijk wat de status van een declaratie is.”
Geverifieerde gebruiker
Business Development Associate
“Mobilexpense MXP is heel eenvoudig te gebruiken. Je voert de gegevens in, uploadt ze en kunt daarna direct een declaratie aanmaken en indienen.”
Geverifieerde gebruiker
Directeur Audit

Waar grote organisaties resultaat boeken

MXP numbers - 100

Landen wereldwijd ondersteund

Interne gegevens van Mobilexpense

MXP numbers - 5800

Succesvolle projecten en implementaties

Interne gegevens van Mobilexpense

MXP numbers = 10%

van de ingediende declaraties wordt nog handmatig gecontroleerd.

Testimonial van Panasonic Industry Europe

Wereldwijde compliance wordt een stuk makkelijker 
Panasonic industry logo (100x100)

“Nu hoeft nog maar 10% van de ingediende declaraties handmatig gecontroleerd te worden.”

Michael Kronthaler, manager General Corporate Services, Panasonic Industry Europe

“Nu hoeft nog maar 10% van de ingediende declaraties handmatig gecontroleerd te worden.”
proximus_color

“Medewerkers die veel reizen en hun supportcollega's werken nu een stuk efficiënter.”

Henrik Ahtela, Manager Finance Systems & Processes, Proximus

“Medewerkers die veel reizen en hun supportcollega's werken nu een stuk efficiënter.”
knauf_color

“Het team staat altijd klaar om te helpen. Ze denken proactief mee over oplossingen voor onze uitdagingen, en dat waarderen we enorm. MXP is eenvoudig te gebruiken voor iedereen.”

Günter Müller, Global Process Management, Knauf

“Het team staat altijd klaar om te helpen. Ze denken proactief mee over oplossingen voor onze uitdagingen, en dat waarderen we enorm. MXP is eenvoudig te gebruiken voor iedereen.”
NEEM CONTACT OP

Wat hebben júllie nodig voor uitgavenbeheer?

Uitgaven beheren over meerdere entiteiten, systemen en landen kan complex zijn. Laten we kijken hoe jullie het nu hebben ingericht en hoe we kunnen helpen.

  • Bespreek jullie huidige inrichting, uitdagingen en wensen.

  • Ontdek hoe Mobilexpense MXP aansluit op jullie bestaande (financiële) systemen.

  • Krijg advies over de implementatie, het toepassen van jullie beleid en internationaal opschalen.

Veelgestelde vragen

Wat is Control Automation en wat doet het?

Control Automation is een slimme auditlaag binnen het declaratieproces van Mobilexpense MXP. Het bestaat uit:

  • AI-bonnenscanner: De AI van Mobilexpense MXP vergelijkt ieder bonnetje met de ingediende declaratie, controleert welke gegevens overeenkomen en signaleert automatisch afwijkingen. Controllers zien zo direct waar ze naar moeten kijken.

  • Controle- en auditregels: Een volledig configureerbare set regels controleert iedere uitgave op jullie bedrijfsbeleid en signaleert dubbele declaraties, overschreden limieten en andere afwijkingen.

  • Slimme steekproeven: Een risicogestuurde auditlaag controleert gemarkeerde declaraties en voert daarnaast steekproeven uit op de rest. Zo kan je team efficiënt controleren zonder belangrijke uitgaven over het hoofd te zien.

Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers het declaratiebeleid ook echt volgen?

Je stelt eerst jullie beleidsregels in. MXP past deze vervolgens automatisch toe op het moment dat een medewerker een declaratie indient.

Wanneer een medewerker declaratieregels handmatig moet controleren, kost dat veel tijd en kunnen er fouten ontstaan. Met Control Automation kun je de tijd die nodig is voor handmatige controles met wel 50%* verminderen.

Onze AI controleert 100% van de uitgaven en past jullie ingestelde regels iedere keer op dezelfde manier toe.

*Het percentage dat automatisch kan worden gecontroleerd, hangt af van de inrichting van het systeem en processen.

Hoe zorgt Control Automation voor minder handmatig werk?

Bij handmatige checks moeten controllers iedere uitgave nalopen, bonnetjes koppelen en controleren of alles aan de regels voldoet, ook wanneer het grootste deel gewoon klopt. Naarmate het aantal declaraties groeit, kost dat steeds meer tijd en wordt het proces moeilijker schaalbaar.

Control Automation neemt een groot deel van dat werk over.

AI controleert 100% van de uitgaven, koppelt bonnetjes en past jullie beleidsregels automatisch toe op iedere declaratie. Controllers hoeven daardoor alleen nog in actie te komen wanneer iets afwijkt.

Hoe helpt Control Automation om risico’s te verkleinen?

Control Automation signaleert mogelijke risico’s vóórdat een vergoeding wordt uitbetaald.

Dankzij ingebouwde controles worden afwijkende declaraties eerder gesignaleerd, waardoor je het risico op fraude verkleint en iedere uitgave volgens dezelfde regels wordt gecontroleerd.

Hoe blijven we compliant met lokale belasting- en wettelijke regels in verschillende landen?

Mobilexpense houdt lokale belastingregels, dagvergoedingstarieven (per diems) en wettelijke vereisten actueel. Zo kunnen internationale teams declaraties indienen die aansluiten op de lokale regels en is er minder heen-en-weer mailen nodig om fouten achteraf te herstellen.

Hoe maakt Mobilexpense MXP het makkelijker voor medewerkers om zich aan de regels te houden?

Control Automation is volledig geïntegreerd in het declaratieproces.

Medewerkers hoeven niet tussen systemen te wisselen en Finance hoeft geen gegevens te exporteren. De controles vinden realtime plaats binnen het goedkeuringsproces. Met beleidsregels, steekproeven en automatische signaleringen worden afwijkingen direct zichtbaar en ziet Finance precies waar menselijke controle nodig is.