Travel management en declaratiebeheer | Mobilexpense MXP

Enterprise

Travel management dat automatiseert én meegroeit

Mobilexpense MXP brengt zakenreizen en uitgaven samen voor medewerkers, travel managers en Finance. Van het moment dat een reis wordt geboekt tot het moment van vergoeding. 
Neem contact op
Mobilexpense Hero Top of fold

Zó helpt Mobilexpense MXP travel managers 

Vorm het perfecte paar: koppel jullie zakelijke reisplatform aan de beste onkostenoplossing.

Koppel met jullie boekingstool: Of je nu werkt met een directe TMC-integratie of een API, Mobilexpense MXP ontvangt bevestigde boekingsgegevens en maakt automatisch een reisaanvraag aan en zet de bijbehorende declaratie alvast klaar.

Geautomatiseerde goedkeuringsprocessen: Goedkeuringen vóór de reis kunnen via de workflows van Mobilexpense MXP lopen, maar ook via jullie gekoppelde TMC of boekingstool. Kies wat past bij jullie organisatie.

Reisbeleid toepassen: Controleer automatisch iedere declaratie op beleids- en belastingregels. Uitgaven die hierbuiten vallen, worden gemarkeerd.

WA_MXP(Receipt scan)
“Het grootste voordeel is dat we nu één centraal overzicht hebben van onze wereldwijde reisuitgaven.”
Leica (5)
Michael Mullen

Director Global Indirect Sourcing, Leica Microsystems

Michael Mullen

Leg uitgaven vast, zodra ze worden gemaakt

AI-bonnenscanner
AI in travel management | Mobilexpense MXP

AI-bonnenscanner

De AI van Mobilexpense MXP leest gegevens van bonnetjes direct uit en koppelt ze aan de juiste uitgavencategorie. Zo hoeven medewerkers dat niet handmatig in te voeren.

Per diems en travel management | Mobilexpense MXP

Kilometers, per diems en bonnetjes in één proces

Trips, allowances, and receipts can be bundled into a single report, ready for approval when the trip ends.

Compliance in jullie proces
Compliance en travel management | Mobilexpense MXP

Compliance in jullie proces

Mobilexpense MXP houdt rekening met regionale belasting-, audit- en HR-regels en biedt configuraties die aansluiten op de lokale regelgeving.

Breng al jullie systemen samen 

Besteed minder tijd aan het overtypen van gegevens en meer tijd aan besluitvorming. Of het nu gaat om jullie ERP-, boekhoud-, HR-systeem of reisplatform: slimme integraties zorgen dat alles in sync is:

  • Koppel systemen met minimale inzet van IT en zonder de dagelijkse werkwijze te verstoren.

  • Synchroniseer automatisch uitgaven, budgetten en medewerkersgegevens tussen systemen.

  • Bespaar tijd op handmatig werk en krijg beter inzicht.

Integrations

Ontworpen voor grote, internationale organisaties

Mobilexpense MXP ondersteunt organisaties met meerdere entiteiten in 100+ landen. Door goedkeuringsprocessen, reisbeleid en vergoedingsregels wereldwijd te standaardiseren én rekening te houden met lokale wet- en regelgeving.
  • Lokale en regionale compliance voor internationale reizen.

  • Meerdere entiteiten met gedeelde workflows.

  • Rapportages over landsgrenzen heen en altijd voorbereid op audits.

  • Schaalbare infrastructuur die meegroeit met jullie organisatie.
 Bekijk het compliance centre
Per diems_Trip destination

Geliefd én aanbevolen door Mobilexpense MXP-klanten

“Een zeer gebruiksvriendelijke tool om reizen te boeken, zoals vluchten en hotels, en om declaraties in te dienen.”
Geverifieerde gebruiker
Directeur
“Uitgaven snel en eenvoudig beheren, met technologie die goed aansluit op lokale regelgeving.”
Geverifieerde gebruiker
Manager Strategie
“Een gebruiksvriendelijke en snelle tool voor het categoriseren van uitgaven, die goed werkt binnen verschillende afdelingen en bedrijfsplannen.”
Geverifieerde gebruiker
Business Development Associate
Wereldwijde compliance wordt een stuk makkelijker
Panasonic industry logo (100x100)

“Een groot voordeel is dat MXP iedere stap in het proces ondersteunt, van zakenreizen tot uitgavenbeheer. Het platform is bovendien flexibel en beweegt makkelijk mee met onze veranderende behoeften.”

Michael Kronthaler, manager General Corporate Services

“Een groot voordeel is dat MXP iedere stap in het proces ondersteunt, van zakenreizen tot uitgavenbeheer. Het platform is bovendien flexibel en beweegt makkelijk mee met onze veranderende behoeften.”
Tennet logo

“Doordat Mobilexpense MXP kan koppelen met systemen zoals Egencia en AirPlus, verloopt het hele reis- en declaratieproces soepel, van boeking tot vergoeding.”

Erik Schriemer, Specialist Support Services

“Doordat Mobilexpense MXP kan koppelen met systemen zoals Egencia en AirPlus, verloopt het hele reis- en declaratieproces soepel, van boeking tot vergoeding.”
knauf_color

“Het team staat altijd klaar om te helpen. Ze denken proactief mee over oplossingen voor onze uitdagingen, en dat waarderen we enorm. Mobilexpense MXP is eenvoudig te gebruiken voor iedereen.”

Günter Müller, Global Process Management, Knauf

“Het team staat altijd klaar om te helpen. Ze denken proactief mee over oplossingen voor onze uitdagingen, en dat waarderen we enorm. Mobilexpense MXP is eenvoudig te gebruiken voor iedereen.”
NEEM CONTACT OP

Wat hebben júllie nodig voor uitgavenbeheer? 

Uitgaven beheren over meerdere entiteiten, systemen en landen kan complex zijn. Laten we kijken hoe jullie het nu hebben ingericht en hoe we kunnen helpen. 

  • Bespreek jullie huidige inrichting, uitdagingen en wensen.

  • Ontdek hoe Mobilexpense MXP aansluit op jullie bestaande (financiële) systemen.

  • Krijg advies over de implementatie, het toepassen van jullie beleid en internationaal opschalen

Veelgestelde vragen

Kunnen reisgegevens, zoals vlucht-, hotel- en huurautoboekingen, automatisch worden geïmporteerd in Mobilexpense MXP?

Ja. Mobilexpense kan verschillende reisgegevens automatisch ophalen en importeren, waaronder:

  • Vluchtboekingen

  • Hotelreserveringen

  • Huurautoboekingen

  • Treintickets (afhankelijk van de set-up)

Hoe werkt dat?

Dit kan op verschillende manieren:

  1. Integratie met jullie reisplatform: Mobilexpense kan worden gekoppeld met de boekingstool of Travel Management Company (TMC) van jullie organisatie. Wanneer medewerkers hun reis via de afgesproken kanalen boeken, dan worden de gegevens automatisch gekoppeld aan hun declaratie.

  2. Gegevens uit e-mails halen: E-mails met reisfacturen of boekingsbevestigingen, bijvoorbeeld van Booking.com of een luchtvaartmaatschappij, kunnen automatisch worden uitgelezen wanneer ze naar een specifiek e-mailadres of de inbox van de gebruiker worden gestuurd. Op basis daarvan kan een conceptdeclaratie worden aangemaakt.

  3. API’s en directe datakoppelingen: Voor grote organisaties kan Mobilexpense reisgegevens via API’s ontvangen van aanbieders zoals Amadeus, Cytric, Concur Travel en Egencia.

Hoe werkt het boeken van zakenreizen met Mobilexpense MXP?

Medewerkers worden doorgaans doorgestuurd naar externe reisplatforms die door de organisatie zijn goedgekeurd, zoals Egencia, TravelPerk, of Cytric) Dat kan bijvoorbeeld via:

  • Een SSO-link of geïntegreerde boekingsknop.

  • Het intranet of reisportaal van de organisatie.

  • Een gekoppelde integratie via de Mobilexpense Marketplace.

Zodra de reis is geboekt, worden de gegevens automatisch naar Mobilexpense MXP gestuurd voor declaraties, rapportages of het bijhouden van CO₂-uitstoot.

Kunnen medewerkers hun reizen rechtstreeks boeken in Mobilexpense MXP?

Nee. Mobilexpense MXP functioneert op dit moment niet als reisboekingsplatform op zich.

In plaats daarvan koppelt het met goedgekeurde reisaanbieders en Travel Management Companies (TMC’s), zodat het boekings- en declaratieproces wel goed op elkaar aansluit.

Hoe integreert travel management met een oplossing voor uitgavenbeheer?

1. Reisgegevens automatisch importeren

Zodra een medewerker via een goedgekeurd reisplatform boekt:

  • Worden boekingsgegevens via een API of datakoppeling naar Mobilexpense gestuurd;

  • Kunnen gegevens zoals datum, bedrag en leverancier alvast worden ingevuld;

  • Kunnen ook btw, CO₂-gegevens en kostenplaatsen automatisch worden toegevoegd, afhankelijk van de inrichting.

2. Declaraties alvast voorbereiden

  • Reisgerelateerde uitgaven worden als conceptregels klaargezet.

  • Medewerkers hoeven dan alleen nog bonnetjes toe te voegen, eventuele gegevens aan te vullen en de declaratie in te dienen.

  • De gegevens van de reis hoeven dus niet opnieuw te worden ingevoerd.

3. Compliance en goedkeuringen

  • Boekingen worden vanaf het begin gecontroleerd op jullie reisbeleid.

  • Afwijkingen worden zowel tijdens het boeken als bij het indienen van de declaratie gesignaleerd.

  • Managers en financiële teams houden zo zicht op het volledige proces, van boeking tot vergoeding.

4. Kosten beheersen en verduurzamen

  • Finance kan uitgaven al vóór de reis inzichtelijk maken, bijvoorbeeld via goedkeuring vooraf.

  • Daarnaast kunnen duurzaamheidsdata, zoals CO₂-uitstoot, worden vastgelegd voor ESG-rapportages.

  • Ongebruikte boekingen of annuleringen zijn makkelijker administratief af te handelen.

Kunnen reisroutes automatisch worden gekoppeld aan declaraties?

Ja. Wanneer Mobilexpense MXP is gekoppeld aan een ondersteund reisplatform, kunnen reisgegevens automatisch in de declaratie van de medewerker terechtkomen.

Dat betekent bijvoorbeeld dat:

  • Vluchten, hotels, huurauto’s en andere boekingen automatisch als conceptuitgaven kunnen worden aangemaakt;
  • Gegevens zoals datums, bestemmingen, kosten en leveranciers alvast worden ingevuld;
  • Uitgaven automatisch gekoppeld kunnen worden aan kostenplaatsen, projectcodes of beleidsregels, als die zijn ingesteld.

Let op: welke gegevens precies kunnen worden gesynchroniseerd, hangt af van het reisplatform waarmee jullie koppelen.

Wat is corporate travel management?

Corporate travel management (CTM) is het plannen, boeken en beheren van zakenreizen voor medewerkers.

Daarbij werken organisaties met vaste regels, systemen en reisaanbieders om zakenreizen efficiënt te organiseren, kosten onder controle te houden en aan het reisbeleid en relevante regelgeving te voldoen.

Wanneer travel management wordt gekoppeld aan een oplossing voor uitgavenbeheer zoals Mobilexpense MXP, kunnen het reis- en declaratieproces van boeking tot vergoeding worden geautomatiseerd.

Hoe werkt een reisaanvraag in Mobilexpense MXP?

Goedkeuring in Mobilexpense MXP

De medewerker maakt een reisaanvraag aan in Mobilexpense MXP. Deze doorloopt vervolgens het goedkeuringsproces dat voor jullie organisatie is ingesteld. Die workflows kunnen worden afgestemd op jullie organisatiestructuur, entiteiten en reisbeleid.

Na goedkeuring wordt de aanvraag doorgestuurd naar de gekoppelde Travel Management Company (TMC) of online boekingstool. Zodra de boeking is bevestigd, worden de gegevens teruggestuurd naar Mobilexpense MXP. De reisaanvraag wordt bijgewerkt en de bijbehorende declaratie kan automatisch worden klaargezet.

Goedkeuring via jullie TMC of boekingstool

Vindt de goedkeuring vóór de reis plaats in jullie TMC of online boekingstool? Dan worden de aanvraag, goedkeuring en boeking daar afgehandeld.

Zodra de boeking is goedgekeurd of bevestigd, stuurt het reisplatform de gegevens via een directe integratie of API naar Mobilexpense MXP.

Mobilexpense MXP maakt vervolgens automatisch de reisaanvraag aan en kan, afhankelijk van de inrichting, ook direct de bijbehorende declaratie voor de medewerker klaarzetten.

Tijdens en na de reis

Ongeacht waar de goedkeuring plaatsvindt, kunnen medewerkers tijdens hun reis bonnetjes en andere uitgaven vastleggen in de mobiele app van Mobilexpense MXP. Na afloop kunnen ze de complete declaratie via de webapplicatie of mobiele app indienen voor goedkeuring.