Automatisch declaratiebeleid mkb | Mobilexpense Declaree

Je declaratiebeleid automatisch toegepast

Iedere declaratie wordt automatisch gecheckt op het naleven van jullie beleid. Zo hoef je niets meer handmatig te controleren en loopt het declaratieproces soepel door.

Demo aanvragen
<p data-local-id="8ec11b4f00c8" data-prosemirror-content-type="node" data-prosemirror-node-name="paragraph" data-prosemirror-node-block="true" data-pm-slice="1 1 [&quot;table&quot;,{&quot;displayMode&quot;:null,&quot;isNumberColumnEnabled&quot;:false,&quot;layout&quot;:&quot;center&quot;,&quot;localId&quot;:&quot;3c6cb0ede6f8&quot;,&quot;width&quot;:916,&quot;__autoSize&quot;:false},&quot;tableRow&quot;,{&quot;localId&quot;:&quot;e3c18687-d66b-43d0-a563-0b3ae33b1ce8&quot;},&quot;tableCell&quot;,{&quot;colspan&quot;:1,&quot;rowspan&quot;:1,&quot;colwidth&quot;:[188],&quot;background&quot;:null,&quot;localId&quot;:&quot;720f408c-cef7-45aa-80f7-7184f23d3eca&quot;}]">Bekijk hoe het werkt</p>
Declaratiebeleid automatisch toepassen | Mobilexpense Declaree

Nooit meer handmatig gedoe in het declaratieproces

Automatiseer alle taken die je handmatig moet doen en het declaratieproces iedere keer weer vertragen.

Ontbrekende bonnetjes

Nooit meer achter medewerkers aan mailen voor bonnetjes of half ingevulde declaraties. Automatische herinneringen doen dat voor je.
 

Goedkeuringen die blijven liggen

Laat declaraties automatisch naar de juiste persoon gaan en stuur direct een herinnering wanneer een aanvraag blijft liggen.

Steeds dezelfde saaie checks

Laat Mobilexpense Declaree iedere declaratie automatisch langs jullie beleidsregels leggen. Zo hoef je alleen nog te kijken naar uitgaven die afwijken.

Een soepel declaratieproces 

Pas regels, goedkeuringen en verplichte gegevens automatisch toe op iedere declaratie.
  • Zie al tijdens het indienen wanneer er iets niet klopt.
  • Iedere declaratie wordt automatisch doorgestuurd naar de juiste persoon.
  • Ontvang alleen nog maar complete declaraties.
  • Pas alle regels en goedkeuringen aan jullie declaratiebeleid aan.
Geautomatiseerd declaratieproces | Mobilexpense Declaree

Altijd de juiste onkostenvergoeding

Bereken kilometervergoedingen, per diems en andere onkostenvergoedingen altijd op dezelfde manier
  • Actuele tarieven voor kilometers en per diems.
  • Vergoedingen worden automatisch berekend.
  • De juiste regels per bestemming.

Geen giswerk meer bij onkostenvergoedingen. Goedgekeurde tarieven en lokale regels worden automatisch toegepast.

Automatische naleven onkostenbeleid | Mobilexpense Declaree

Zó wordt jullie declaratiebeleid automatisch toegepast

Mobilexpense Declaree sluit soepel aan op de manier waarop jullie zakelijke uitgaven verwerken

Zelf regels aanpassen

Pas declaratieregels en alle stappen rondom goedkeuring eenvoudig aan, aan jullie organisatie en werkwijze.

Zelf regels aanpassen

Een melding bij afwijkingen

Mobilexpense Declaree signaleert en markeert alle uitgaven die afwijken van afspraken en beleidsregels.

Een melding bij afwijkingen

Automatisch naar de juiste persoon

Stuur iedere declaratie op basis van jullie beleidsregels en organisatiestructuur direct door naar degene die deze moet goedkeuren.

Automatisch naar de juiste persoon

Complete declaraties

Verplicht de invoering van bonnetjes en andere relevante gegevens, zodat je nooit meer achteraf ontbrekende informatie hoeft op te vragen.

Complete declaraties

Alles vanuit één overzicht

Bekijk declaraties, goedkeuringen en afwijkingen van het declaratiebeleid op één plek.

Alles vanuit één overzicht

Lokale tarieven en regels

Pas goedgekeurde tarieven, vergoedingen en lokale declaratieregels automatisch toe.

Lokale tarieven en regels

Van achteraf controleren naar vooraf goed geregeld

Handmatig controleren
Declaratiebeleid met Mobilexpense Declaree
Aanpak
Problemen vallen pas op, nadat het geld al is uitgegeven.
Uitgaven gebeuren volgens beleid en worden direct gecontroleerd.
Declaratieregels toepassen
Medewerkers moeten de regels onthouden en jij moet fouten eruit halen.
De regels staan in het systeem en worden automatisch toegepast.
Tijd kwijt aan controle
Veel handmatig werk voor jou en managers.
Alleen afwijkingen vragen nog om aandacht.
Kans op fouten en misbruik
Groter door menselijke fouten en controles achteraf.
Kleiner door directe signalering en automatische controles.
Voor medewerkers
Onduidelijk en frustrerend, omdat vragen vaak pas achteraf komen.
Duidelijk en eerlijk, omdat vooraf bekend is wat wel en niet mag.
Jouw rol
Achter bonnetjes aan zitten, fouten herstellen en steeds reminders voor goedkeuringen sturen.
Slimme uitgaven mogelijk maken en beter onderbouwde keuzes maken

NIEUW

Bereken wat een automatisch declaratieproces je oplevert

Zie hoeveel tijd, geld en frustratie je bespaart, omdat het declaratiebeleid wordt nageleefd.

Met onze interactieve ROI-calculator krijg je binnen een paar klikken een persoonlijke inschatting. Ontdek hoeveel je bespaart wanneer declaratieregels automatisch worden gecontroleerd, fouten eerder worden gesignaleerd en jij alleen nog maar afwijkingen hoeft na te kijken.

<p>Bereken je ROI</p>
ROI Calculator_Option 2

Tot 86% tijdsbesparing op het declaratieproces

 
Klanten geven aan dat ze tot 50% minder tijd kwijt zijn aan uitgavenbeheer en tot 86% minder tijd aan het verwerken van zakelijke kaarttransacties.
SpendLab logo MXP

“Ik importeer declaraties nu binnen een paar minuten. Vroeger was ik daar uren mee bezig.”

Betty Bajec, HR- en salarisadministrateur bij SpendLab

“Ik importeer declaraties nu binnen een paar minuten. Vroeger was ik daar uren mee bezig.”
RIL logo square as mobilexpense customer testimonial

“De app spreekt eigenlijk voor zich. Het werkt heel prettig.”

Benjamin Zajonskowski, Projectmanager bij RIL

“De app spreekt eigenlijk voor zich. Het werkt heel prettig.”
Kaaiman reizen logo (100x100) (1)

“Ik heb nog maar de helft van de tijd nodig om direct inzicht te krijgen in onze uitgaven.”

Anna, Travel consultant en officemanager bij Kaaiman Reizen

“Ik heb nog maar de helft van de tijd nodig om direct inzicht te krijgen in onze uitgaven.”

Een geautomatiseerd declaratiebeleid in 4 simpele stappen

Stel één keer alle beleidsregels, goedkeuringen en verplichte gegevens in. Daarna volgt iedere declaratie automatisch de juiste workflow.

Bepaal jullie declaratieregels

Registreer wat medewerkers moeten invullen, wie declaraties controleert en hoe uitgaven worden ingedeeld.

Vraag direct de juiste gegevens op

Maak bonnetjes, kostenplaatsen en projectcodes verplicht vóórdat iemand een declaratie kan indienen.

Automatiseer goedkeuringen

Stuur declaraties automatisch door naar de juiste persoon op basis van jullie beleidsregels en uitgavenlimieten.

Signaleer afwijkingen meteen

Doe een melding, geef een waarschuwing of blokkeer een uitgave zodra die buiten jullie afspraken valt.

Demo

Ontvang een product demonstratie op maat

  • Een op maat gemaakt productoverzicht gebaseerd op de workflows en goedkeuringsinstellingen van je bedrijf.

  • Krijg deskundige begeleiding bij de integratie van uw ERP-, HR- en kaartsystemen voor een naadloze stroom.

  • Lever impact vanaf de eerste dag - bespaar tijd, dwing beleid automatisch af en schaal naadloos.

Veelgestelde vragen

Wat is een declaratiebeleid en waarom is het belangrijk?

Een declaratiebeleid beschrijft welke zakelijke kosten medewerkers wel en niet mogen declareren en aan welke voorwaarden een declaratie moet voldoen.

Duidelijke declaratieregels helpen je om zakelijke kosten te beheersen, onnodige uitgaven te voorkomen en afspraken consequent toe te passen.

Met Mobilexpense Declaree leg je het onkostenbeleid direct vast in je systeem. De regels worden daardoor automatisch meegenomen tijdens het indienen en controleren van iedere declaratie.

 

Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers het declaratiebeleid echt volgen?

Je legt eerst vast welke declaratieregels binnen jullie bedrijf gelden.

Mobilexpense Declaree controleert iedere declaratie vervolgens direct tijdens het indienen. Valt een uitgave buiten de afspraken, dan krijgt de medewerker meteen een melding of kan de declaratie worden geblokkeerd.

Zo weet een medewerker direct wat er niet klopt en kan diegene het aanpassen, voordat de declaratie bij jou belandt.

Kunnen we declaratieregels automatisch laten controleren?

Ja. Mobilexpense Declaree past jullie declaratiebeleid automatisch toe met ingebouwde controles en logica.

Je kunt verschillende regels instellen per team, functie, land of regio. Daardoor hoef je minder declaraties handmatig na te lopen en kunnen goedkeuringen sneller doorstromen in het proces.

Alleen uitgaven die afwijken of extra aandacht nodig hebben, komen nog bij jou terecht.

Kunnen we gegevens verplicht maken, voordat iemand een declaratie indient?

Ja. Je bepaalt zelf welke informatie een medewerker moet toevoegen voordat een declaratie kan worden ingediend.

Denk aan:

  • Een bonnetje of factuur.
  • Een projectcode.
  • Een kostenplaats.
  • Gegevens over zakelijke kilometers.
  • Een toelichting of ander bewijsstuk.

Zo ontvang je vanaf het begin een complete declaratie en hoef je achteraf niet steeds ontbrekende gegevens op te vragen. 

Hoe zien we welke declaratieregels vaak worden overtreden?

Mobilexpense Declaree geeft met duidelijke waarschuwingen aan (⚠️) waar en wanneer een declaratie afwijkt van jullie beleid.

Zo zie je bijvoorbeeld welke uitgavencategorieën, teams of beleidsregels regelmatig voor problemen zorgen. Deze inzichten helpen je om medewerkers beter te informeren en het declaratiebeleid aan te passen wanneer regels in de praktijk onduidelijk blijken.

Hoe maakt Mobilexpense Declaree het makkelijker voor medewerkers om de regels te volgen?

De app en desktopomgeving begeleiden medewerkers tijdens iedere stap van het declaratieproces.

De bonnenscanner leest gegevens automatisch uit en het systeem geeft duidelijke meldingen wanneer informatie ontbreekt of een uitgave buiten de afspraken valt.

Medewerkers hoeven het volledige declaratiebeleid dus niet uit hun hoofd te kennen. Ze zien tijdens het indienen direct wat nodig is.

Wat gebeurt er als een uitgave buiten het declaratiebeleid valt?

Mobilexpense Declaree signaleert de uitgave automatisch op basis van de regels die jullie hebben ingesteld.

De medewerker krijgt direct te zien wat er niet klopt en kan de declaratie aanpassen voordat deze wordt doorgestuurd. Je kunt bepaalde uitgaven ook blokkeren of apart laten controleren.

Zo hoef je minder fouten achteraf te herstellen en blijft het declaratieproces doorlopen.