Automatisierte Einhaltung der Ausgabenrichtlinie

Eine Ausgabenrichtlinie (auch Spesenrichtlinie genannt) legt fest, welche Arten von Ausgaben Mitarbeitende geltend machen dürfen – und welche nicht. Sie definiert klare Regeln zu Tagespauschalen, Kilometerpauschalen, Übernachtungskosten, Verpflegung und weiteren geschäftsbezogenen Ausgaben.

Einheitliche Richtlinien helfen Unternehmen dabei, Kosten zu kontrollieren, regelwidrige Ausgaben zu vermeiden und die Compliance mit steuerlichen und rechtlichen Vorgaben sicherzustellen – sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene.

Ohne eine klare und durchgesetzte Ausgabenrichtlinie riskieren Unternehmen:

• Intransparente oder inkonsistente Spesenabrechnungen

• Fehler bei der Rückerstattung

• Probleme bei Audits oder Betriebsprüfungen

• Verlust von Vorsteuerabzugsmöglichkeiten

Mit Mobilexpense wird Ihre Ausgabenrichtlinie direkt im System abgebildet und automatisiert durchgesetzt. Das bedeutet: Mitarbeitende sehen beim Einreichen sofort, was erlaubt ist – und was nicht. Verstöße gegen die Richtlinie werden in Echtzeit erkannt und können direkt korrigiert werden. So sparen Sie Zeit, reduzieren Rückfragen und erhöhen die Richtlinientreue im gesamten Unternehmen.

Damit Ihre Ausgabenrichtlinie auch im Alltag eingehalten wird, braucht es mehr als nur ein PDF im Intranet. Der Schlüssel liegt in der klaren Definition von Regeln – und in der technischen Umsetzung durch ein automatisiertes Ausgabenmanagementsystem wie Mobilexpense.

Mit Mobilexpense legen Sie einmalig fest, welche Ausgaben zulässig sind – etwa in Bezug auf Tagessätze, Übernachtungskosten, Transportmittel, Grenzbeträge oder Ländervorgaben. Beim Einreichen von Spesen werden diese Regeln automatisch geprüft.

Ausgaben, die nicht zur unternehmensinternen Ausgabenrichtlinie passen, werden direkt im System gekennzeichnet oder blockiert. Mitarbeitende erhalten sofort Feedback und wissen direkt, welche Angaben zulässig sind – ganz ohne Rückfragen oder manuelle Korrekturschleifen.

Das sorgt für:

• Konsistente und regelkonforme Spesenabrechnungen

• Weniger Ablehnungen und Rückfragen

• Weniger Verwaltungsaufwand im Finanzteam

• Volle Transparenz und Compliance

• Schnellere Rückerstattungen

Mit einer integrierten und automatisierten Richtliniendurchsetzung (Policy Enforcement) steigt nicht nur die Richtlinientreue, sondern auch die Zufriedenheit aller Beteiligten.

Ja – mit Mobilexpense können Sie die Durchsetzung Ihrer Ausgabenrichtlinie vollständig automatisieren. Das System nutzt integrierte Kontrollmechanismen, die sich individuell anpassen lassen – je nach Team, Region, Rolle oder Kostenstelle.

Alle eingereichten Ausgaben werden beim Absenden automatisch geprüft. Dabei erkennt Mobilexpense Verstöße gegen die Ausgabenrichtlinie in Echtzeit – etwa Überschreitungen von Tagessätzen, fehlende Belege oder nicht erlaubte Ausgabenkategorien. Solche Ausgaben werden markiert oder blockiert, bevor sie zur Genehmigung weitergeleitet werden.

Das bedeutet für Sie:

• Weniger manuelle Prüfungen durch das Finanzteam

• Schnellere Freigaben

• Mehr Genauigkeit und Compliance

• Entlastung für Genehmigende und Mitarbeitende

Durch die automatisierte Richtliniendurchsetzung (Policy Enforcement) schaffen Sie eine effiziente, transparente und fehlerfreie Spesenverarbeitung – und behalten gleichzeitig die volle Kontrolle über alle Ausgabenprozesse.

Mit Mobilexpense behalten Sie Richtlinienverstöße und Ausgabentrends jederzeit im Blick. Das System zeigt visuelle Hinweise (z. B. ⚠️-Symbole), sobald Ausgaben gegen Ihre Ausgabenrichtlinie verstoßen – noch bevor diese zur Genehmigung eingereicht werden.

Mit Mobilexpense stellen Sie sicher, dass Ihre Ausgabenprozesse lückenlos konform mit lokalen Steuergesetzen und rechtlichen Vorgaben sind – unabhängig davon, in welchem Land Ihr Team tätig ist.

Unsere Lösung wird kontinuierlich mit aktuellen Mehrwertsteuerregelungen, Tagespauschalen (Verpflegungsmehraufwand) und landesspezifischen Reisekostenrichtlinien aktualisiert. So vermeiden Sie Fehler bei der Spesenabrechnung und gewährleisten die Compliance bei Geschäftsreisen.

Ihre Vorteile:

• Automatisierte Einhaltung länderspezifischer Regelungen – ohne manuelle Prüfaufwände.

• Rechtssichere Dokumentation für Finanzprüfung und interne Kontrolle.

• Weniger Rückfragen und Korrekturschleifen, da alle Daten bereits beim Einreichen validiert werden.

Mobilexpense macht es Mitarbeitenden leicht, Ausgaberichtlinien korrekt einzuhalten, ohne dass sie lange nach den Vorgaben suchen müssen.

Sowohl die Desktop- als auch die mobile App führen Nutzende Schritt für Schritt durch den Prozess – mit:

• KI-gestützter Belegerfassung für schnelle und fehlerfreie Dateneingabe,

• vordefinierten Regeln und Limits, die automatisch angewendet werden,

• klaren Warnhinweisen, wenn eine Ausgabe außerhalb der Richtlinie liegt,

• und intelligenten Vorschlägen, die konforme Ausgaben erleichtern.

Dadurch werden Fehler reduziert, Rückfragen vermieden und die Compliance mit der Ausgabenrichtlinie wird schon beim Einreichen sichergestellt. Mitarbeitende wissen genau, was erlaubt ist – und Finanzteams sparen sich manuelle Nachbearbeitung.

Mobilexpense unterstützt so eine regelkonforme, transparente und stressfreie Spesenabrechnung für alle Beteiligten.