Verpflegungsmehraufwand in transparente Prozesse verwandeln

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerfreie Pauschale zur Erstattung von Verpflegungskosten während beruflich bedingter Auswärtstätigkeiten. Er ersetzt keine konkreten Belege, sondern gilt pauschal – abhängig von Abwesenheitsdauer und Reiseziel. Die Sätze werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht und gelten deutschland- sowie weltweit. 

Für 2025 gelten folgende BMF-Pauschalen für Reisen innerhalb Deutschlands:

• 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit oder an An- und Abreisetagen mehrtägiger Reisen

• 28 € bei mindestens 24 Stunden Abwesenheit

• Keine Pauschale bei Abwesenheiten unter 8 Stunden

Beispiel:
Ein Mitarbeiter ist von Montag, 8:00 Uhr bis Mittwoch, 18:00 Uhr auf einer Geschäftsreise:

• Montag (Anreisetag): 14 €

• Dienstag (voller Tag): 28 €

• Mittwoch (Abreisetag): 14 €
  → Gesamterstattungsbetrag: 56 €

Die sogenannte 3-Monatsfrist (oder 3-Monatsregel) besagt:
Verpflegungspauschalen sind nur dann steuerfrei, wenn sich der Mitarbeitende nicht länger als drei Monate ununterbrochen an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte aufhält.
Wird dieser Zeitraum überschritten, sind weitere Pauschalen steuerpflichtig – es sei denn, zwischen zwei Einsätzen an derselben Stelle liegen mindestens 28 Tage. Mobilexpense erkennt solche Fälle automatisch und vermeidet fehlerhafte Abrechnungen.

• Die Abwesenheit dauert mehr als 8 Stunden am Tag oder

• Es handelt sich um einen An- oder Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise (auch wenn < 8 Stunden)

• Die Reise dient ausschließlich betrieblichen Zwecken

• Die Reise findet außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte statt

• Gewohnheitsmäßiger Arbeit an einem anderen Ort

• Abwesenheit unter 8 Stunden (außer bei An- und Abreise)

• Privatreisen

• Tagesreise: Ein Mitarbeitender fährt morgens um 9 Uhr zu einem Kundentermin und kehrt um 18:30 Uhr zurück. → Anspruch auf 14 € Pauschale (mehr als 8 Stunden Abwesenheit)

• Mehrtägige Dienstreise mit Übernachtung: Zwei volle Tage mit Hotelübernachtung. → Anspruch auf 28 € pro Tag, ggf. abzüglich gestellter Mahlzeiten (z. B. Hotel-Frühstück)

• Anreise am Vorabend einer Messe: Dienstag 17 Uhr Anreise, Mittwoch Messebesuch, Mittwochabend Rückreise. → 14 € für Dienstag + 14 € für Mittwoch (An- und Abreisetag)

• Externer Workshop außerhalb des Arbeitsorts: Auch wenn der Workshop am selben Tag stattfindet und über 8 Stunden dauert, besteht Anspruch auf die Pauschale

Wenn während einer Dienstreise Mahlzeiten kostenfrei zur Verfügung gestellt werden – z. B. ein Hotel-Frühstück oder ein Mittagessen im Rahmen eines Kundentermins –, muss die Pauschale laut BMF-Vorgabe entsprechend gekürzt werden.

Die Kürzungen gelten pauschal auf die große Verpflegungspauschale von 28 €, auch wenn an dem betreffenden Tag nur 14 € zustehen würden:

• Frühstück: –20 % = –5,60 €

• Mittagessen: –40 % = –11,20 €

• Abendessen: –40 % = –11,20 €

Beispiel mit Übernachtung und Kürzungen:

Ein Mitarbeitender ist dienstlich zwei volle Tage unterwegs – von Montag 7:00 Uhr bis Mittwoch 20:00 Uhr. Er übernachtet zweimal im Hotel (inkl. Frühstück) und nimmt am Dienstag ein Abendessen mit dem Kunden ein, das vom Unternehmen übernommen wird. Weitere Mahlzeiten bezahlt er selbst.

Montag (Anreisetag, >8 Std.):
14 € Pauschale
→ –5,60 € Kürzung für Hotel-Frühstück am Dienstag (wird am Folgetag übernachtet)
→ Erstattet: 14 €

Dienstag (voller Kalendertag, >24 Std.):
28 € Pauschale
→ –11,20 € Kürzung für Abendessen
→ Erstattet: 16,80 €

Mittwoch (Abreisetag, >8 Std.):
14 € Pauschale
→ –5,60 € Kürzung für Hotel-Frühstück
→ Erstattet: 8,40 €

Gesamt-Erstattung: 39,20 €

Mobilexpense berücksichtigt alle Regelungen automatisch: Die BMF-Pauschalen, die prozentualen Kürzungen für gestellte Mahlzeiten und die tägliche Erfassung von Reisezeiten – alles revisionssicher und GoBD-konform. So sparen Sie manuellen Aufwand und vermeiden fehlerhafte Abrechnungen.

Wie automatisiert Mobilexpense die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands?

Mobilexpense automatisiert die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands vollständig – basierend auf den aktuellen BMF-Vorgaben, den Reisedaten der Mitarbeitenden und den geltenden Pauschalen im In- und Ausland.

Die Software erkennt automatisch:

• Abwesenheitsdauer
• Reisedauer und -ziel
• gestellte Mahlzeiten (z. B. Hotel-Frühstück, Geschäftsessen)
• relevante Kürzungen

• die korrekten Pauschalen für jeden Tag (14 €/28 €/14 €)
• die nötigen prozentualen Kürzungen nach BMF-Vorgaben (20 % Frühstück, 40 % Mittagessen)
• den finalen Erstattungsbetrag – ohne Belege einreichen zu müssen

• falsche Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten,
• verpasste Fristen oder veraltete BMF-Sätze,
• fehlerhafte oder unvollständige Angaben bei der Abrechnung,
• und damit Probleme bei Betriebsprüfungen oder der steuerlichen Anerkennung.

• Datum und Uhrzeit der Abreise und Rückkehr
• Reiseziel und Reisezweck
• Informationen zu gestellten Mahlzeiten (z. B. Hotel-Frühstück, Geschäftsessen)
• Eventuell vorhandene Nachweise wie Hotelrechnungen oder Veranstaltungseinladungen

• Die Abwesenheitsdauer beträgt mindestens 8 Stunden bzw. betrifft einen An- oder Abreisetag einer mehrtägigen Reise

• Es handelt sich um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

• Die BMF-Pauschalen werden nicht überschritten

• Die Dreimonatsfrist (3-Monatsregel) wird eingehalten – bei längeren Aufenthalten am selben Einsatzort werden die Pauschalen steuerpflichtig

• Eventuelle Mahlzeiten (z. B. Hotel-Frühstück) werden korrekt gekürzt