Rechtskonforme Spesenabrechnung – weltweit und automatisiert

Rechtskonforme Spesenabrechnung bedeutet, dass alle von Mitarbeitenden eingereichten Ausgabenberichte den internen Richtlinien des Unternehmens sowie geltenden steuerlichen und rechtlichen Vorgaben entsprechen – etwa den GoBD oder internationalen Finanzstandards. Eine solche Compliance ist entscheidend für die Finanzabteilung, da sie hilft, Betrug zu verhindern, die Buchhaltung korrekt und vollständig zu führen, Audits effizient vorzubereiten und Bußgelder durch Aufsichtsbehörden zu vermeiden.

Mobilexpense stellt von Anfang an sicher, dass Ihre Spesenprozesse rechtskonform ablaufen.
Unternehmensrichtlinien und lokale steuerliche Vorgaben sind direkt im System hinterlegt. Mitarbeitende können nur Ausgaben einreichen, die den Vorgaben entsprechen – das entlastet Ihr Finanzteam und reduziert Fehlerquellen deutlich.

Sie profitieren von:

• Automatischer Markierung nicht regelkonformer Ausgaben
• Echtzeit-Compliance bei Umsatzsteuer und regulatorischen Anforderungen
• Digitalen Belegen mit vollständigem Audit-Trail
• Integrierten Freigabeprozessen und Schnittstellen zur Buchhaltung
• CO₂-Tracking zur Unterstützung Ihrer ESG-Berichterstattung

Mit Mobilexpense wird die Einhaltung von Compliance-Vorgaben nicht zur Zusatzaufgabe – sie ist von Beginn an in das System integriert. Die Lösung sorgt für eine durchgängig rechtskonforme, revisionssichere und effiziente Spesenabrechnung, indem sie folgende Kernfunktionen abdeckt:

1. Integrierte Richtlinienprüfung
Unternehmensregeln wie erlaubte Ausgabenkategorien, Höchstbeträge, Pauschalen oder Genehmigungspflichten werden direkt im System abgebildet. Mitarbeitende können keine regelwidrigen Ausgaben einreichen, ohne dass sie automatisch markiert werden.

2. Digitale Belegerfassung und Dokumentation
Belege lassen sich bequem per App hochladen oder scannen. Eine KI-gestützte OCR-Technologie extrahiert automatisch relevante Informationen wie Datum, Betrag und Verwendungszweck, ordnet sie der passenden Transaktion zu und erstellt daraus einen vorausgefüllten Ausgabenentwurf. Pflichtfelder werden überprüft, sodass nichts vergessen wird.

3. Einhaltung lokaler und internationaler Vorschriften
Ob GoBD (Deutschland), Vorsteuervergütungsregeln (EU) oder IRS-Vorgaben (USA) – Mobilexpense unterstützt länderspezifische Formate, digitale Archivierungsstandards und gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Die Lösung ist zudem so konzipiert, dass sie jederzeit auditbereit ist.

4. Automatisierte Betrugserkennung
Die Plattform nutzt intelligente Prüfregeln, um potenzielle Compliance-Verstöße automatisch zu erkennen – etwa doppelte Belege, manipulierte Dokumente, nicht zulässige Ausgaben (z. B. Alkohol) oder unrealistische Kilometerangaben. So lassen sich Fehlerquellen und bewusster Missbrauch deutlich reduzieren.

5. Lückenloser Audit-Trail
Jede Ausgabe wird mit Zeitstempeln, Genehmigungen und Bearbeitungsschritten dokumentiert. So erhalten Sie einen vollständigen Audit-Trail – ganz ohne E-Mail-Chaos oder manuelle Excel-Listen.

6. Flexible Genehmigungsworkflows
Mit Mobilexpense lassen sich mehrstufige Genehmigungsprozesse individuell an die Struktur Ihres Unternehmens anpassen. Auffällige oder risikobehaftete Ausgaben werden automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet – ohne Verzögerung.

7. Echtzeit-Einblicke in die Compliance Ihrer Ausgaben
Dashboards und Berichte zeigen, wo Richtlinienverstöße auftreten, wie regelkonform einzelne Abteilungen oder Mitarbeitende handeln und wo zusätzlicher Steuerungsbedarf besteht.

8. Systemintegrationen
Mobilexpense lässt sich nahtlos mit Ihren HR-, Lohnabrechnungs-, Buchhaltungs- und ERP-Systemen verbinden. So bleiben Mitarbeitendendaten, Kostenstellen und Projektnummern konsistent – manuelle Fehler werden reduziert und die rechtskonforme Berichterstattung sichergestellt.

9. Transparente Richtlinien für Mitarbeitende
Anstatt langer PDF-Dokumente sind Ihre Unternehmensrichtlinien direkt im Workflow verankert. Mitarbeitende erhalten Hinweise und Warnungen, sobald etwas von den Vorgaben abweicht.

10. Nachhaltigkeit und CO₂-Tracking
Mobilexpense unterstützt Sie dabei, CO₂-Emissionen aus Geschäftsreisen zu erfassen, besonders emissionsintensive Strecken zu identifizieren und Umweltauswirkungen zu dokumentieren – ein wachsender Bestandteil von ESG- und Compliance-Strategien in Europa und weltweit.

Mobilexpense sorgt für die Einhaltung steuerlicher Vorgaben, indem es länderspezifische Umsatzsteuerregelungen automatisch anwendet. Steuerrelevante Daten werden direkt aus den Belegen extrahiert und geprüft, sodass jede eingereichte Ausgabe den lokalen Anforderungen entspricht – etwa den GoBD in Deutschland oder den IRS-Richtlinien in den USA.

Sie profitieren von:

• Präziser Erfassung der Vorsteuer für Rückerstattungen
• Echtzeit-Prüfung steuerlicher Angaben
• Revisionssicheren Aufzeichnungen für Audits
• Nahtlosen Exporten in ERP- und Buchhaltungssysteme

Ja, jede über Mobilexpense eingereichte Ausgabe wird automatisch vollständig dokumentiert. Der Audit-Trail umfasst:

• Zeitstempel für Einreichung, Genehmigung und Bearbeitung
• Nutzerinformationen, die exakt nachverfolgen, wer wann was getan hat
• Digital gespeicherte Belege und Anhänge, direkt dem Bericht zugeordnet
• Eine Versionierung aller vorgenommenen Änderungen

Das sorgt für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit – entscheidend für:

• Interne Kontrollprozesse
• Audit-Vorbereitung
• Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie GoBD, IRS oder SOX

Ja, mit Mobilexpense können Sie individuelle Berichte ganz nach Ihren Anforderungen erstellen. Die Lösung bietet:

• Erstellung benutzerdefinierter Reports nach Feldern wie Kostenstelle, Projekt, Abteilung, Mitarbeitende, Anbieter oder Zeitraum

• Filter- und Tagging-Funktionen, um z. B. Richtlinienverstöße oder nicht erstattungsfähige Umsatzsteuer gezielt hervorzuheben

• Exportmöglichkeiten in Formate wie Excel, PDF oder direkt in Ihr ERP- bzw. Buchhaltungssystem

• Geplante, automatisierte Reportings – z. B. für Compliance-Prüfungen, Budgetkontrollen oder interne Audits