Software für Reisemanagement & Reisekostenabrechnung
Mobilexpense ermöglicht Mitarbeitenden, Travel Managern und dem Finanzteam die effiziente Verwaltung von Geschäftsreisen.
Reduzieren Sie manuelle Dateneingaben um bis zu 95 % – für weniger Aufwand und weniger Fehler.
Geschäftsreisende erfassen ihre Reisekosten und Spesen direkt unterwegs.
Kilometer- und Tagespauschalen gemäß BMF-Vorgaben digital erfassen – einfach und zuverlässig.
.png?width=1122&height=950&name=%5BSolution%5D%20Travel_Bottom%20visual%20(DE).png)
Über 3.000 Unternehmen vertrauen uns ihr Spesenmanagement an

.png?width=1000&height=1000&name=Leica%20logo%20(2).png)
So unterstützt Mobilexpense Ihr Travel Management
Für reibungslose Prozesse: Kombinieren Sie Ihr Reisemanagement mit intelligenter Reisekostensoftware

Automatisierte Genehmigungen
Spesenabrechnungen automatisieren, Unternehmensrichtlinien durchsetzen und Ausgaben in Echtzeit überblicken.

Einhaltung von Reiserichtlinien
Jede Ausgabe folgt Ihrer Reiserichtlinie und dem Steuerrecht. Unzulässige Ausgaben werden frühzeitig erkannt und gestoppt.

Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld)
Steuerkonforme Berechnung nach europäischen Vorgaben – ohne manuelle Zwischenschritte.
KI-gestützter Belegscanner
Declaree-App: die mobile Lösung für schnelle und digitale Belegerfassung
Individuell anpassbare Richtlinienkontrolle in Echtzeit
Erkennen Sie regelwidrige Ausgaben schon vor dem Einreichen – basierend auf Ihren benutzerdefinierten Feldern.
Tagespauschalen, Fahrten und Belege in einem mobilen Workflow
Mit der OCR-Technologie von Declaree erfassen Mitarbeitende ihre Reisekosten und Spesen schnell und fehlerfrei.
Compliance direkt in Ihre Prozesse integriert
Entwickelt mit Fokus auf regionale Steuer-, Audit- und HR-Anforderungen – GoBD-konform und rechtssicher konfigurierbar.

Von Insellösungen zur intelligenten Plattform
Reduzieren Sie Abstimmungsprozesse – gewinnen Sie Entscheidungsstärke
Ob ERP, Buchhaltung, HR oder Reisedienstleister – unsere smarten Integrationen halten alles im Gleichklang.
Das erwartet Sie:
Verbinden Sie bestehende Tools mit minimalem IT-Aufwand – ganz ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts.
Synchronisieren Sie Ausgaben, Budgets und Mitarbeitendendaten automatisch über alle Systeme hinweg.
Sparen Sie Zeit bei Routineaufgaben und erhalten Sie mehr Überblick über Ihre Ausgaben.
Für den europaweiten Einsatz entwickelt
Standardisieren Sie Genehmigungsprozesse, Reiserichtlinien und Erstattungsregeln über Ländergrenzen hinweg.
Ob mehrere Gesellschaften, regionale Vorschriften oder länderspezifische Steuern – mit Mobilexpense steuern Sie alles über ein Dashboard.
Regionale und lokale Compliance für internationale Geschäftsreisen.
Multi-Entity-Setup mit gemeinsamen Prozessen und Workflows.
Grenzübergreifendes Reporting und Audit-Vorbereitung.
Skalierbare Infrastruktur, die mit Ihrem Unternehmen wächst.
.png?width=800&height=633&name=%5BSolution%5D%20Travel_Partners%20(DE).png)
Clever bezahlen im Geschäftsalltag – mit den Firmenkreditkarten von Mobilexpense

Volle Kontrolle über Unternehmensausgaben
Legen Sie Ausgabenlimits pro Transaktion oder Zeitraum fest.
Geben Sie anbietergebundene Karten für Kampagnen oder Events aus.
Karten jederzeit sperren oder verwalten – mit nur einem Klick.
Kompatibel mit Apple Pay und mobilen Wallets.
Richtlinien automatisch durchsetzen und mit Declaree verknüpfen.
Ausgabenmanagement, das überzeugt?
Zahlen sagen mehr als Worte.
Make expenses invisible
""Mit Mobilexpense haben wir bei Reiseausgaben von 9 Mio. € Einsparungen in Höhe von 1 Mio. € erzielt. 25 % davon sind auf die vereinfachte Verwaltung zurückzuführen, der Rest auf die Ausgabenverwaltung"."
Michel Weber
Manager für Shared Services Centres und Transaktionsprozesse, Recticel

Zeitersparnis
Durch automatisierte Belegerfassung und Dateneingabe wird Ausgabenmanagement effizient statt mühsam.
Zufriedene Kunden
Digitale Abläufe schaffen Freiräume – für bessere Entscheidungen und wichtigere Aufgaben.
App-Downloads
Digitale Reisekostenabrechnung per Foto – schnell, einfach, mobil mit OCR-Technologie.
Weltweite Reisekosten einfach und digital verwalten
Hanspeter Wittwer
Ehemaliger Global Travel Manager bei Autoneum
„Dank der Integration mit Systemen wie Egencia und AirPlus ermöglicht Mobilexpense einen nahtlosen Ablauf von der Buchung bis zur Erstattung.“

Paul Staal
Vorstandsmitglied bei Conbit
„Mobilexpense-Kreditkarten machen das Reisen rund um die Welt wesentlich einfacher – und haben unsere Effizienz um 80 % erhöht.“
.png?width=1080&height=1080&name=Leica%20(5).png)
Michael Mullen
Director Global Indirect Sourcing bei Leica Microsystems
„Der größte Vorteil besteht in einer konsolidierten Übersicht über unsere globalen Reiseausgaben.“
Ja – Mobilexpense kann folgende Reisedaten automatisch erfassen und importieren:
-
Flugbuchungen
-
Hotelreservierungen
-
Mietwagenbuchungen
-
Bahntickets (je nach Einrichtung)
So funktioniert es:
Es gibt mehrere gängige Methoden für den automatischen Import:
Integration mit Reisedienstleistern
Mobilexpense lässt sich in das Travel-Management-System (TMS) Ihres Unternehmens oder die Buchungsplattform Ihres Reisebüros (TMC) integrieren. Sobald Mitarbeitende Reisen über genehmigte Kanäle buchen, werden die Daten automatisch mit dem Spesenbericht synchronisiert.
E-Mail-Erkennung (Parsing)
Rechnungen aus Buchungs-E-Mails (z. B. von Booking.com oder Airlines), die an eine bestimmte Adresse gesendet werden (oder im Posteingang des Nutzers landen), werden automatisch ausgelesen und als Entwurf in Mobilexpense angelegt.
APIs und direkte Datenfeeds
Für Unternehmenskunden kann Mobilexpense Reiseinformationen auch über APIs empfangen – z. B. von Anbietern wie Amadeus, Cytric, Concur Travel oder Egencia.
Mitarbeitende werden in der Regel über einen sicheren Zugang zu externen, vorab genehmigten Reiseplattformen weitergeleitet – z. B. Egencia, TravelPerk oder Cytric. Die Weiterleitung erfolgt über:
-
einen SSO-Link (Single Sign-on) oder integrierten Buchungsbutton,
-
das Intranet oder das Travel-Portal des Unternehmens,
-
eine angebundene Integration im Mobilexpense Marktplatz.
Nach der Buchung werden alle Reisedaten automatisch in Mobilexpense übernommen – für eine schnelle Rückerstattung, Finanzberichterstattung oder die Erfassung von CO₂-Emissionen.
Mobilexpense dient derzeit nicht als eigenständiges Reisebuchungstool. Stattdessen wird es nahtlos mit zertifizierten Reiseanbietern oder Travel Management Companies (TMCs) integriert, um den Buchungsprozess zu vereinfachen.
Können Reisepläne und Reiseverlauf automatisch mit dem Reisekostenbericht synchronisiert werden?
Ja – bei Integration mit unterstützten Geschäftsreiseplattformen ermöglicht Mobilexpense die automatische Synchronisierung von Reiseplänen mit dem jeweiligen Reisekostenbericht der Nutzer:innen.
Das bedeutet konkret:
-
Flüge, Hotels, Mietwagen und weitere gebuchte Leistungen werden automatisch in Ausgabenentwürfe umgewandelt
-
Reisededaten wie Datum, Zielort, Kosten und Anbieter werden automatisch vorausgefüllt
-
Kostenstellen, Projektnummern oder Richtlinieninformationen können – je nach Konfiguration – direkt übernommen werden
Hinweis: Die Verfügbarkeit dieser Funktion hängt vom integrierten Geschäftsreiseanbieter ab.
Geschäftsreisemanagement (Corporate Travel Management, CTM) bezeichnet die Planung, Buchung und Steuerung von Geschäftsreisen für Mitarbeitende – basierend auf definierten Reiserichtlinien und unterstützt durch spezialisierte Tools und Dienstleister. Ziel ist es, Geschäftsreisen effizient, kostentransparent und regelkonform zu gestalten.
In Kombination mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Mobilexpense wird das Geschäftsreisemanagement zu einem durchgängigen System, das den gesamten Reise- und Spesenprozess – von der Buchung bis zur Erstattung – automatisiert und vereinfacht.
In Kombination mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Mobilexpense entsteht ein durchgängiger Prozess – von der Reisebuchung bis zur Erstattung. So funktioniert die Integration im Detail:
1. Automatischer Import des Reiseverlaufs
Sobald eine Reise über ein genehmigtes Buchungstool erfolgt:
- Fließen die Buchungsdaten per API oder Datenfeed direkt in Mobilexpense
- Reisedaten wie Datum, Betrag und Anbieter werden automatisch vorausgefüllt
- Optional werden auch Mehrwertsteuer, CO₂-Daten und Kostenstellen übernommen
2. Automatisch vorausgefüllte Spesenberichte
- Reisebezogene Ausgaben erscheinen als Entwurfsposten im Spesenbericht
- Mitarbeitende fügen nur noch Belege hinzu (sofern erforderlich), nehmen kleine Anpassungen vor und reichen den Bericht ein
- Manuelle Eingaben entfallen
3. Compliance & Genehmigungs-Workflows
- Buchungen sind bereits bei der Planung richtlinienkonform
- Ausnahmen werden erkannt – sowohl bei der Reisebuchung als auch bei der Einreichung des Spesenberichts
- Manager und Finanzteam behalten den gesamten Ausgabenzyklus im Blick
4. Kostenkontrolle & Nachhaltigkeit
- Vorabgenehmigungen ermöglichen die Kostenkontrolle vor Reiseantritt
- Nachhaltigkeitsdaten wie CO₂-Emissionen werden für ESG-Reports erfasst
- Stornierungen und ungenutzte Buchungen lassen sich leichter nachvollziehen und abrechnen
Der Mobilexpense-Blog
/Listing%20Images/The%20Netherlands%20Home%20Working%20Allowance%20In%202023%20%E2%80%93%20listing.png?width=1920&height=1111&name=The%20Netherlands%20Home%20Working%20Allowance%20In%202023%20%E2%80%93%20listing.png)
So optimieren Sie die Auslagenerstattung für Ihre Mitarbeitenden
Nahezu jedes Unternehmen führt routinemäßig eine Auslagenerstattung für Mitarbeite…

Reisekosten- und Spesenabrechnung GoBD-konform digitalisieren
Einleitung: Warum GoBD-Compliance im Ausgabenmanagement unverzichtbar ist Die Verw…
/Listing%20Images/Reisekostenrichtlinie%20erstellen%20so%20gehts%20listing.png?width=1920&height=1111&name=Reisekostenrichtlinie%20erstellen%20so%20gehts%20listing.png)
Reisekostenrichtlinie erstellen: so geht's
Verfügt Ihr Unternehmen über eine Reisekostenrichtlinie? Ist Ihr Expense Managemen…
Optimieren Sie Ihr Geschäftsreisemanagement – gemeinsam mit unseren Expert:innen
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um Ihre Herausforderungen im Geschäftsreisemanagement zu besprechen, unsere integrierten Reiselösungen kennenzulernen oder Antworten auf Ihre Fragen zu erhalten.
.png?width=800&height=680&name=Mega%20Menu%20visual%203%20(DE).png)

Der EMS-Handbuch
Dieses Handbuch soll große Unternehmen bei der Auswahl der richtigen Spesenmanagementlösung für ihre Bedürfnisse unterstützen und enthält praktische Fragen, um die perfekte Lösung zu finden.
Keep exploring

3 Step checklist to reduce business costs
Aaliquet rhoncus quam. Etiam eget dui in enim feugiat ultrices. Donec consequat tempor odio.

Updated VAT, Mileage and Allowance Rates for 2023
Aaliquet rhoncus quam. Etiam eget dui in enim feugiat ultrices. Donec consequat tempor odio.

Improve Expense Report Control With Automation
Aaliquet rhoncus quam. Etiam eget dui in enim feugiat ultrices. Donec consequat tempor odio.