Ja – Mobilexpense ermöglicht die automatische Erfassung und Übernahme von Reisedaten in Ihre Reisekostenabrechnung. Dazu gehören unter anderem:

• Flugbuchungen

• Hotelreservierungen

• Mietwagenbuchungen

• Zugtickets (je nach Setup)

Wie funktioniert die Übertragung in die Reisekostenabrechnung?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Reisedaten automatisch in den Reisekostenbericht übernommen werden:

1. Integration mit Ihrer Geschäftsreiseplattform bzw. Ihrem Travel-Management-System (TMS):
   Mobilexpense lässt sich in gängige Buchungstools oder Travel Management Companies (TMCs) integrieren. Wenn Mitarbeitende ihre Geschäftsreise über offizielle Kanäle buchen, werden die Reisedaten automatisch mit dem jeweiligen Reisekostenbericht synchronisiert.

2. Automatisches Auslesen von Buchungsbestätigungen (E-Mail Parsing):
   Bestätigungs-E-Mails von Fluggesellschaften, Hotels oder Portalen wie Booking.com können an eine definierte E-Mail-Adresse weitergeleitet oder automatisch aus dem Posteingang gelesen werden. Die enthaltenen Reisedaten werden dann direkt als Entwurfs-Ausgaben angelegt.

3. Direkte Datenfeeds und API-Anbindungen:
   Für größere Unternehmen und Konzerne kann Mobilexpense Reisedaten über APIs und direkte Schnittstellen von Anbietern wie Amadeus, Cytric, Concur Travel oder Egencia empfangen und automatisch verarbeiten.

Mobilexpense ist kein eigenständiges Buchungstool für Geschäftsreisen, sondern integriert sich nahtlos in die bestehenden Buchungsprozesse Ihres Unternehmens. Statt Reisen direkt über Mobilexpense zu buchen, werden Mitarbeitende an zertifizierte Reiseanbieter oder Travel-Management-Systeme (TMS) weitergeleitet.

So funktioniert die Reisebuchung mit Mobilexpense:

• Weiterleitung zu genehmigten Geschäftsreiseplattformen
  Mitarbeitende greifen über einen SSO-Link (Single Sign-on), einen Buchungsbutton oder über das Intranet/Reiserichtlinienportal auf vorab genehmigte Buchungstools wie Egencia, TravelPerk oder Cytric zu.

• Integration über den Mobilexpense Marketplace
  Über verbundene Integrationen im Mobilexpense Marketplace kann der Buchungsprozess mit dem Spesenmanagement-System verknüpft werden.

Was passiert nach der Buchung?

Sobald die Reise gebucht ist, werden die Reisedaten automatisch in Mobilexpense importiert und dort für die Reisekostenabrechnung und das Reporting weiterverarbeitet.

Ja, mit Mobilexpense können Sie Buchungen auf bevorzugte Anbieter und verhandelte Firmenraten beschränken.

Wichtig: Diese Einschränkungen werden nicht direkt in Mobilexpense, sondern über das integrierte Reisebuchungssystem (z. B. Egencia, Cytric oder TravelPerk) gesteuert. So stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende nur im Rahmen der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens buchen.

Können Reisepläne und Reiseverlauf automatisch mit dem Reisekostenbericht synchronisiert werden?

Ja – bei Integration mit unterstützten Geschäftsreiseplattformen ermöglicht Mobilexpense die automatische Synchronisierung von Reiseplänen mit dem jeweiligen Reisekostenbericht der Nutzer:innen.

Das bedeutet konkret:

• Flüge, Hotels, Mietwagen und weitere gebuchte Leistungen werden automatisch in Ausgabenentwürfe umgewandelt

• Reisededaten wie Datum, Zielort, Kosten und Anbieter werden automatisch vorausgefüllt

• Kostenstellen, Projektnummern oder Richtlinieninformationen können – je nach Konfiguration – direkt übernommen werden

Hinweis: Die Verfügbarkeit dieser Funktion hängt vom integrierten Geschäftsreiseanbieter ab.

Geschäftsreisemanagement (Corporate Travel Management, CTM) bezeichnet die Planung, Buchung und Steuerung von Geschäftsreisen für Mitarbeitende – basierend auf definierten Reiserichtlinien und unterstützt durch spezialisierte Tools und Dienstleister. Ziel ist es, Geschäftsreisen effizient, kostentransparent und regelkonform zu gestalten.

In Kombination mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Mobilexpense wird das Geschäftsreisemanagement zu einem durchgängigen System, das den gesamten Reise- und Spesenprozess – von der Buchung bis zur Erstattung – automatisiert und vereinfacht.

In Kombination mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Mobilexpense entsteht ein durchgängiger Prozess – von der Reisebuchung bis zur Erstattung. So funktioniert die Integration im Detail:

1. Automatischer Import des Reiseverlaufs

Sobald eine Reise über ein genehmigtes Buchungstool erfolgt:

• Fließen die Buchungsdaten per API oder Datenfeed direkt in Mobilexpense
• Reisedaten wie Datum, Betrag und Anbieter werden automatisch vorausgefüllt
• Optional werden auch Mehrwertsteuer, CO₂-Daten und Kostenstellen übernommen

2. Automatisch vorausgefüllte Spesenberichte

• Reisebezogene Ausgaben erscheinen als Entwurfsposten im Spesenbericht
• Mitarbeitende fügen nur noch Belege hinzu (sofern erforderlich), nehmen kleine Anpassungen vor und reichen den Bericht ein
• Manuelle Eingaben entfallen

3. Compliance & Genehmigungs-Workflows

• Buchungen sind bereits bei der Planung richtlinienkonform
• Ausnahmen werden erkannt – sowohl bei der Reisebuchung als auch bei der Einreichung des Spesenberichts
• Manager und Finanzteam behalten den gesamten Ausgabenzyklus im Blick

4. Kostenkontrolle & Nachhaltigkeit

• Vorabgenehmigungen ermöglichen die Kostenkontrolle vor Reiseantritt
• Nachhaltigkeitsdaten wie CO₂-Emissionen werden für ESG-Reports erfasst
• Stornierungen und ungenutzte Buchungen lassen sich leichter nachvollziehen und abrechnen