Ausgabenmanagement für Industrie & Fertigung | Mobilexpense

Lösungen

Ausgabenmanagement für alle Standorte, Teams und Projekte

Sehen Sie Ausgaben in Werken, Projekten und auf Geschäftsreisen in Echtzeit. Mit klaren Zuständigkeiten und weniger Verwaltungsaufwand.

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Das Pulse-Dashboard mit Dateneinblicken in das unternehmensweite Ausgabeverhalten

Ausgaben in Echtzeit im Blick

Wenn Ausgabendaten Finance zu spät erreichen, fehlt die Chance, rechtzeitig zu handeln. Echtzeit-Einblicke helfen, ungewöhnliche Kosten, fehlende Angaben und Budgetüberschreitungen frühzeitig zu erkennen, statt erst zum Monatsende darauf zu reagieren. 

Ausgaben gezielt zuordnen

Erfassen Sie Ausgaben nach Werk, Projekt, Team oder Kostenstelle. So ist jederzeit klar, wofür Ausgaben anfallen und wer dafür verantwortlich ist.

Mitarbeiterausgaben vollständig abbilden

Führen Sie Kartenzahlungen, Kilometer- und Verpflegungspauschalen und privat verauslagte Geschäftsausgaben zusammen.
Weniger Aufwand im Werk

Weniger Aufwand im Werk

Mitarbeitende erfassen Belege und reichen Ausgaben mobil oder am Desktop ein. Im Werk, beim Lieferanten oder unterwegs zwischen Standorten.

Ausgaben kontrollieren, Prüfaufwand reduzieren

Automatische Richtlinienprüfungen und Freigaben entlasten Finance auch bei steigendem Transaktionsvolumen.

  • Probleme früh erkennen: Ausgaben außerhalb der Richtlinie werden bereits bei der Einreichung erkannt. Mitarbeitende können fehlende Angaben ergänzen oder Ausgaben direkt begründen.

  • Nur prüfen, was auffällt: Richtlinienkonforme Ausgaben durchlaufen den normalen Freigabeprozess. Finance konzentriert sich auf Transaktionen, die von den Vorgaben abweichen.

  • Kontrollen passend zu Ihren Prozessen: Legen Sie Freigabeprozesse, Pflichtangaben und Ausgabenregeln passend zu Ihren Teams fest, ohne jeden Einkauf zur Aufgabe für Finance zu machen.
Richtlinienverstoß wird automatisch angezeigt
fraba

FRABA, Hersteller von Sensorlösungen mit mehr als 220 Mitarbeitenden in Europa, Asien und Amerika, verwaltet je Gesellschaft unterschiedliche Richtlinien, Kilometer- und Verpflegungspauschalen. Für jede Gesellschaft gelten zweistufige Freigaben, Abweichungen werden direkt erkannt. Mehr als 37 % der Mitarbeitenden nutzen die mobile App, insbesondere reisende Consultants in den USA und China.

FRABA & Mobilexpense: Ausgabenmanagement-Compliance auf drei Kontinenten

FRABA, Hersteller von Sensorlösungen mit mehr als 220 Mitarbeitenden in Europa, Asien und Amerika, verwaltet je Gesellschaft unterschiedliche Richtlinien, Kilometer- und Verpflegungspauschalen. Für jede Gesellschaft gelten zweistufige Freigaben, Abweichungen werden direkt erkannt. Mehr als 37 % der Mitarbeitenden nutzen die mobile App, insbesondere reisende Consultants in den USA und China.

Lokale Vorgaben, zentrale Kontrolle

 

WA MXP_Compliance Regional & local rules – 1

Vereinheitlichen Sie Ausgabenprozesse über alle Standorte und berücksichtigen Sie lokale Pauschalen, Freigaben und Finanzsysteme.

  • Lokale Richtlinien berücksichtigen: Wenden Sie je Standort die geltenden Kilometer- und Verpflegungspauschalen sowie Freigabeanforderungen an.

  • Bestehende Systeme anbinden: Verbinden Sie Ausgabendaten mit Ihren ERP-, Buchhaltungs-, HR-, Lohnabrechnungs- und Kartensystemen. So gelangen die Daten ohne zusätzliche manuelle Schritte in Ihre Finanzprozesse.

  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit für Finance: Freigaben, Belege und Entscheidungen bleiben direkt mit der jeweiligen Transaktion verknüpft. So kann Finance jeden Vorgang nachvollziehen, ohne Informationen bei verschiedenen Teams zusammensuchen zu müssen.
„Jetzt sehe ich genau, wer wie viel ausgibt.“
Ronald Juli

Leiter Finanz- und Rechnungswesen, MEG

Ronald Juli

Reisekosten dort erfassen, wo sie entstehen

 

Wenn Mitarbeitende zwischen Werken, Lieferanten und Kunden unterwegs sind, entstehen Fahrtkosten, Pauschalen und Belege. Ein digitaler Reisekostenprozess ordnet Ausgaben dem richtigen Projekt, Team oder Standort zu.

  • Kilometer automatisch berechnen: Mitarbeitende erfassen ihre Route, Google Maps berechnet die Entfernung und die passende Kilometerpauschale wird automatisch angewendet.

  • Pauschalen passend zur Reise: Verpflegungspauschalen werden anhand von Reiseziel und Reisedaten automatisch berechnet. Auch Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten werden berücksichtigt.

  • Belege unterwegs erfassen: Mitarbeitende scannen Belege direkt unterwegs und reichen sie digital ein. Das reduziert fehlende Belege und unterstützt eine GoBD-konforme Belegverarbeitung.
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Die Vertriebsteams der MEG sind an 60 Lagerstandorten in Deutschland im Einsatz. Früher legten Mitarbeitende Geschäftsausgaben privat aus und schickten Belege zur manuellen Bearbeitung an die Zentrale. Mit Mobilexpense Karten und digitalem Ausgabenmanagement reduzierte MEG den Verwaltungsaufwand um bis zu 70 % und gewann mehr Transparenz über die Ausgaben an allen Standorten.

60 Standorte, keine Papierbelege mehr

Die Vertriebsteams der MEG sind an 60 Lagerstandorten in Deutschland im Einsatz. Früher legten Mitarbeitende Geschäftsausgaben privat aus und schickten Belege zur manuellen Bearbeitung an die Zentrale. Mit Mobilexpense Karten und digitalem Ausgabenmanagement reduzierte MEG den Verwaltungsaufwand um bis zu 70 % und gewann mehr Transparenz über die Ausgaben an allen Standorten.
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  • Eine Live-Demo, die sich an den Abläufen und Freigabeprozessen Ihres Unternehmens orientiert.

  • Expertenrat zur Integration Ihrer ERP-, HR- und Kartensysteme für reibungslose Prozesse.

  • Effizienz ab dem ersten Tag – sparen Sie Zeit, automatisieren Sie Richtlinien und skalieren Sie mühelos.

Häufig gestellte Fragen - FAQ

Wie unterstützt Mobilexpense Fertigungs- und Industrieunternehmen?

Mobilexpense hilft Finance-Teams, Mitarbeiterausgaben, Kartenzahlungen, Freigaben und Erstattungen über Werke, Projektstandorte und reisende Teams hinweg zu verwalten. Ausgaben lassen sich Projekten, Teams und Kostenstellen zuordnen. Automatische Richtlinienprüfungen und Freigabeprozesse reduzieren dabei den manuellen Aufwand.

Kann Mobilexpense Ausgaben über mehrere Standorte und Teams hinweg verwalten?
Ja. Ausgabenrichtlinien, Freigabeprozesse und Pflichtangaben lassen sich individuell für verschiedene Teams und Standorte konfigurieren. So behält Finance auch bei dezentralen Strukturen den Überblick über das gesamte Spesenmanagement.
Können Mitarbeitende im Außendienst Ausgaben direkt einreichen?

Ja. Mitarbeitende können Belege im Außendienst, im Werk oder auf Geschäftsreisen mobil erfassen und Ausgaben direkt einreichen. Auch Kilometer- und Verpflegungspauschalen lassen sich im Rahmen der Reisekostenabrechnung erfassen.

Unterstützt Mobilexpense Firmenkreditkarten, Kilometer- und Verpflegungspauschalen?

Ja. Mobilexpense unterstützt Firmenkreditkarten, Kilometer- und Verpflegungspauschalen sowie privat verauslagte Geschäftsausgaben. Kartentransaktionen sind in Echtzeit sichtbar, Entfernungen werden mit Google Maps berechnet und lokale oder unternehmensspezifische Pauschalen automatisch angewendet.

Wie automatisiert Mobilexpense die Ausgabenkontrolle?

Ausgabenrichtlinien und Freigabeprozesse werden direkt in den Ausgabenprozess integriert. Abweichungen von der Richtlinie werden bereits bei der Einreichung erkannt, sodass sich Finance auf Ausnahmen konzentrieren kann, statt jede Transaktion manuell zu prüfen.

Können für verschiedene Standorte unterschiedliche Ausgabenrichtlinien und Pauschalen gelten?

Ja. Für einzelne Standorte oder Mitarbeitergruppen lassen sich eigene Ausgabenrichtlinien, Freigabeprozesse sowie Kilometer- und Verpflegungspauschalen festlegen. FRABA nutzt beispielsweise unterschiedliche lokale Richtlinien und Pauschalen für seine Gesellschaften auf drei Kontinenten.

Lässt sich Mobilexpense in bestehende ERP- und Finanzsysteme integrieren?

Ja. Mobilexpense lässt sich mit ERP-, Buchhaltungs-, HR-, Lohnabrechnungs- und Kartensystemen verbinden. So fließen Ausgabendaten direkt in Ihre bestehenden Finanzprozesse, ohne die Systeme zu ersetzen, mit denen Ihre Teams bereits arbeiten.