Ausgabenmanagement in Europa | Compliance | Mobilexpense

Europa

Grenzüberschreitende Spesenprozesse

Die Verwaltung von Ausgaben über Ländergrenzen hinweg kann komplex sein.

Als in Europa verwurzeltes Unternehmen erfüllen wir die Anforderungen der DSGVO und passen uns den lokalen Vorschriften jedes Landes an – wie ein verlässlicher Partner für multinationale Unternehmen. So gelingt der reibungslose Übergang zwischen verschiedenen regulatorischen Rahmenbedingungen bei maximaler Datensicherheit.

Spesenmanagement - Alles in einem

Volle Kontrolle über alle Ihre Tools an einem Ort

DSGVO- und GoBD-konform

Wir sind DSGVO-konform, erfüllen die GoBD-Anforderungen und betreiben unsere Rechenzentren ausschließlich in Europa.

Persönlicher Support

Alle unsere Kunden profitieren von kostenlosem, persönlichem Support und individueller Beratung.

Mehrere Geschäftseinheiten

Wechseln Sie zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten und verwalten Sie diese basierend auf definierten Rollen.

Finanzverantwortliche in ganz Europa entlasten

Mobilexpense ist Ihre zentrale Lösung für digitales Ausgabenmanagement in Europa.

Unsere mobile App ersetzt veraltete, papierbasierte Prozesse vollständig und stellt gleichzeitig sicher, dass alle Ausgaben internationalen Standards entsprechen.

  • Digitales, papierloses Ausgabenmanagement in mehreren europäischen Ländern
  • Mobile App mit klar definierten Prozessen und internationaler Regelkonformität
  • Grundlage für höhere Produktivität und effizientere Abläufe im Finanzteam
Produkt entdecken
Mitarbeitende scannen einen Beleg mit dem Smartphone, während das digitale Ausgabenmanagement Belegdaten wie Datum, Händlername, Betrag und Kategorie automatisch erfasst.

Volle Kontrolle über Ihre Ausgaben – europaweit

Behalten Sie Ihre Ausgaben jederzeit im Blick, unabhängig davon, in welchem EU-Land Ihr Unternehmen tätig ist.

  • Nahtlose Anbindung von Firmenkreditkarten, die in mehreren EU-Ländern eingesetzt werden
  • Echtzeit-Benachrichtigungen zu jeder Ausgabe, auch bei Zahlungen im Ausland
  • Zentrale Kontrolle über Ausgabenprozesse, unabhängig von Ländergrenzen
Mehr über Kreditkarten erfahren
Zahlung mit einer Firmenkreditkarte am Terminal, kombiniert mit einer Übersicht zur Kartenverwaltung in der Ausgabenmanagement-Software, inklusive Kartenlimits und Unterstützung gängiger Karten ohne Fremdwährungsaufschlag.

Entwickelt mit Finanzteams – für mehr Effizienz und Kontrolle

95% (100 x 50 px)

Zeitersparnis bei Ausgaben

Lucien Bike Erfolgsgeschichte

Zeitersparnis bei Ausgaben
80% (100 x 50 px)

Effizienzgewinn mit Mobilexpense-Karten

Conbit Erfolgsgeschichte

Effizienzgewinn mit Mobilexpense-Karten
100% (100 x 50 px)

Transparenz über alle Ausgaben

Interne Datenauswertungen

Funktionen im Überblick

Automatisierte Fahrtkostenabrechnung

Berechnen und erfassen Sie gesetzliche Kilometerpauschalen mit unserer Google Maps-Integration und fügen Sie sie direkt zu Ihrer Spesenabrechnung hinzu.
Automatisierte Fahrtkostenabrechnung

Verpflegungspauschalen

Berechnen und erfassen Sie gesetzliche Verpflegungspauschalen – wahlweise nach steuerrechtlichen Vorgaben oder unternehmensspezifischen Richtlinien.
Verpflegungspauschalen

Regeln & Workflows

Erstellen Sie individuelle Genehmigungs- und Kontrollprozesse und verwalten Sie komplexe Freigabe- und Eskalationsworkflows.
Regeln & Workflows

Spesenrichtlinien

Legen Sie individuelle Regeln und Ausgabenlimits pro Kategorie und Mitarbeitendengruppe fest.
Spesenrichtlinien

Mehrsprachiger Support

Verfügbar in 7 Sprachen: Deutsch, Englisch, Niederländisch, Französisch, Italienisch, Spanisch und Portugiesisch.
Mehrsprachiger Support

Single Sign-On (SSO)

Nutzen Sie Microsoft Azure oder ADFS SSO, um die Mitarbeitenden-Authentifizierung und das Berechtigungsmanagement zu vereinfachen.
Single Sign-On (SSO)

Mobile- & Desktop-Apps

Unsere Lösungen sind sowohl auf dem Desktop als auch mobil verfügbar – für iOS und Android.
Mobile- & Desktop-Apps

Buchhaltungs- und ERP-Anbindung

Automatischer Export von Buchhaltungsdaten und nahtlose Datenübertragung aus Ihrem ERP- oder Gehaltsabrechnungssystem.
Buchhaltungs- und ERP-Anbindung

Datenexport

Exportieren Sie Ihre Ausgabendaten in jedes beliebige System – über angepasste .xls-, .csv-, .pdf- oder .ubl-Dateien.
Datenexport

Entdecken Sie aktuelle Insights und Leitfäden für modernes Ausgabenmanagement

Leitfaden: Die richtige Software für Ihr Ausgabenmanagement finden

Die Wahl der richtigen Ausgabenmanagement-Software muss nicht kompliziert sein. Dieses E-Book bietet Ihnen eine klare, praxisnahe Anleitung, mit der Sie den Auswahlprozess sicher meistern. Lernen Sie, Anbieter richtig zu bewerten, die entscheidenden Funktionen zu erkennen und die Lösung zu finden, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

E-Book herunterladen

Von Bankkarten zu smarten Firmenkreditkarten: Was CFOs wissen müssen

Dieses E-Book erklärt die wichtigsten Themen rund um Firmenkreditkarten und Geschäftsausgaben. Es zeigt Ihnen, wie sich alltägliche Hürden mithilfe smarter Prozesse und transparenter Workflows in klare Vorteile verwandeln lassen.

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Compliance im Ausgabenmanagement

Dieser Leitfaden unterstützt Sie dabei, bevorstehende Compliance-Änderungen frühzeitig zu verstehen und gezielt darauf zu reagieren. Erfahren Sie, wie sich E-Rechnungspflichten und Nachhaltigkeitsberichterstattung verändern – und welche Auswirkungen dies auf Ihre Finanzabläufe und Ihr Ausgabenmanagement hat.

E-Book herunterladen

Einsteigerleitfaden für Ausgabenmanagement mit maximaler Effizienz

Neu im Ausgabenmanagement oder unsicher, wo Sie anfangen sollen? Dieser Leitfaden erklärt die wichtigsten Grundlagen – von klaren Richtlinien über automatisierte Abläufe bis hin zu effizienter Ausgabenerfassung. Sie erfahren, wie Sie ein strukturiertes, rechtskonformes System aufbauen, das Zeit spart, Fehler reduziert und Ihrem Finanzteam volle Kontrolle gibt.

E-Book herunterladen

Erfolgsgeschichten aus der Praxis – erzählt von unseren Kunden

Lucien Bike-Logo, Erfolgsgeschichte mit Mobilexpense

„Dank der Kartenintegration haben wir mindestens 90 bis 95 % weniger Aufwand.“

Gerald Evers, CFO

„Dank der Kartenintegration haben wir mindestens 90 bis 95 % weniger Aufwand.“
SpendLab-Logo, Erfolgsgeschichte mit Mobilexpense

„Ich importiere Ausgabenberichte heute in Minuten – früher hat das Stunden gedauert.“

Betty Bajec, HR- und Lohnabrechnungsadministratorin

„Ich importiere Ausgabenberichte heute in Minuten – früher hat das Stunden gedauert.“
Raiffeisen IMPULS Leasing Logo zur Erfolgsgeschichte mit Mobilexpense

„Die App ist sehr leicht zu verstehen. Sie ist wirklich gut.“

Benjamin Zajonskowski, Project Manager bei RIL

„Die App ist sehr leicht zu verstehen. Sie ist wirklich gut.“

Die Kraft der Konnektivität

Verbinden Sie Mobilexpense mit Ihren bestehenden HR-, ERP- und Buchhaltungssystemen

So entsteht eine zentrale, durchgängige Finanzlandschaft für Ihr Unternehmen in der EU. Prozesse werden vereinfacht, Daten sicher ausgetauscht und nationale Compliance-Anforderungen zuverlässig eingehalten.

  • Nahtlose Integration in bestehende HR- und Finanzsysteme für länderübergreifende Prozesse
  • Vereinfachte Abläufe und erhöhte Sicherheit in allen EU-Ländern
  • Einheitliche Finanzprozesse mit verlässlicher Einhaltung nationaler Vorschriften
Integrationen entdecken
Declaree Integration ERP, HR, Travel

Nutzen Sie Einfachheit und Geschwindigkeit

Mobilexpense bietet eine einzigartige Mischung aus Geschwindigkeit und einfacher Implementierung. Unser Customer Success-Team führt Sie durch jeden Schritt, von der Verwaltung der Einstellungen bis zur Definition von Datenexportoptionen, über alle Ihre EU-Aktivitäten hinweg.

Finden Sie heraus, wie Mobilexpense Ihre Finanzgeschäfte steigern kann.

  • Entdecken Sie die einfache Implementierung in mehreren EU-Ländern.
  • Verbessern Sie die betriebliche Effizienz und gewinnen Sie die Kontrolle über die Ausgaben , EU-weit.
  • Entdecken Sie das transformative Potenzial von Mobilexpense für Ihren kontinentalen Betrieb.
Übersicht über Ausgaben in der Ausgabenmanagement-Software auf einem Desktop-Bildschirm, mit Anbindung an ERP- und HR-Systeme wie SAP zur Vereinfachung von Finanzprozessen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist Mobilexpense für das Ausgabenmanagement in mehreren europäischen Ländern geeignet?

Ja. Mobilexpense unterstützt Unternehmen, die in mehreren europäischen Ländern tätig sind und ihre Ausgabenprozesse einheitlich steuern möchten, ohne auf lokale Besonderheiten zu verzichten.

Finanzteams können Workflows und Freigaben standardisieren und behalten gleichzeitig den Überblick über alle Länder. Mitarbeitende profitieren von einer einheitlichen, intuitiven Nutzererfahrung – unabhängig vom Standort. So wird skalierbares und regelkonformes Ausgabenmanagement in ganz Europa möglich.

Wie unterstützt Mobilexpense die Einhaltung von Compliance-Anforderungen in Europa?

Compliance ist fester Bestandteil des Ausgabenprozesses und speziell auf die Anforderungen europäischer Unternehmen ausgelegt. Mobilexpense unterstützt unter anderem durch:

  • DSGVO-konforme Prozesse
  • Strukturierte Berichte und transparente Auswertungen
  • Revisionssichere, digitale Prüfpfade

Diese Funktionen helfen Finanzteams, Compliance-Risiken zu reduzieren und Ausgaben auch bei länderübergreifender Nutzung sicher zu steuern.

Gibt es eine mobile App zur Einreichung von Ausgaben in Europa?

Ja. Mitarbeitende können ihre Ausgaben über die Mobilexpense App erfassen – mobil und am Desktop.

Belege lassen sich direkt per Smartphone scannen, Ausgaben in Echtzeit einreichen und manuelle Nacharbeiten deutlich reduzieren. Der mobile Ansatz verbessert die Datenqualität und beschleunigt die Abrechnung für europäische Teams.

Lässt sich Mobilexpense in europäische Finanz- und Lohnabrechnungssysteme integrieren?

Ja. Mobilexpense lässt sich in eine Vielzahl von in Europa eingesetzten Systemen integrieren, darunter ERP-, HR-, Lohnabrechnungs- und Buchhaltungslösungen.

So fließen Ausgabendaten nahtlos in bestehende Finanzprozesse ein. Das erleichtert die Auswertung, reduziert manuelle Abstimmungen und sorgt für konsistente Daten über alle Systeme hinweg.

 

Ist Mobilexpense für wachsende europäische Unternehmen geeignet?

Ja. Mobilexpense eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen in Europa, die wachsen oder neue Märkte erschließen.

Auch bei Expansion bleiben Ausgabenprozesse konsistent, die Transparenz über länderübergreifende Ausgaben steigt und der administrative Aufwand sinkt. Das macht Mobilexpense zu einer passenden Lösung für Unternehmen, die effizient und kontrolliert in Europa skalieren möchten.

Können Ausgabenprozesse über mehrere europäische Gesellschaften hinweg standardisiert werden?

Ja. Mobilexpense ermöglicht es Unternehmen, das Ausgabenmanagement über mehrere europäische Einheiten hinweg zu vereinheitlichen und zentral zu steuern.

Finanzteams können unter anderem festlegen:

  • Einheitliche Workflows
  • Klare Freigabestrukturen
  • Vergleichbare Berichtsstandards

So lassen sich Ausgaben länderübergreifend vergleichen, während der Prozess für Mitarbeitende vor Ort einfach und verständlich bleibt.

Demo

Buchen Sie eine Demo mit Mobilexpense

  • Eine Live-Demo, die sich an den Abläufen und Freigabeprozessen Ihres Unternehmens orientiert.

  • Expertenrat zur Integration Ihrer ERP-, HR- und Kartensysteme für reibungslose Prozesse.

  • Effizienz ab dem ersten Tag – sparen Sie Zeit, automatisieren Sie Richtlinien und skalieren Sie mühelos.

Mobilexpense erhält eine 4,5-Sterne-Bewertung auf G2, Gartner, Capterra und OMR.

 

Frequently asked questions

Can our company use Mobilexpense for free?

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Does Mobilexpense integrate with my existing workflow?

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Are there additional fees?

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How are we charged for Mobilexpense?

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What is a virtual card?

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Is my data secure?

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