Luftansa City Airlines Mobilexpense Kunde

Mitarbeiterin erfasst Spesen digital per Smartphone, während das Ausgabenmanagement auf dem Laptop angezeigt wird.

EU-weite Compliance in über 70 Ländern

Automatische Berücksichtigung von GoBD, DSGVO, steuerlichen Vorgaben und digitaler Archivierung in ganz Europa.

Mitarbeiter erfasst eine geschäftliche Ausgabe per Smartphone während einer Dienstfahrt, dargestellt im Kontext von mobilem Ausgabenmanagement.

Effiziente Funktionen zur Vorsteuererstattung

Erfassung, Kategorisierung und vereinfachte Rückforderung erstattungsfähiger Vorsteuer, auch bei grenzüberschreitenden Ausgaben.

Mehrsprachig und mehrwährungsfähig

Unterstützt lokale Sprachen, Währungen, Kilometerpauschalen und Verpflegungsmehraufwände.

Finanzverantwortliche in ganz Europa entlasten

Schnelle Einführung bei überschaubarem Implementierungsaufwand.

Unser Customer-Success-Team begleitet Sie durch die gesamte Einführung, von der Konfiguration bis zu Datenexporten, über alle Unternehmensbereiche hinweg.
Einfach umzusetzen und schnell unternehmensweit ausrollbar.
Effizientere Abläufe und bessere Kontrolle über Ausgaben, auch länderübergreifend.

Mitarbeiterin erfasst eine Geschäftsreise am Laptop, während Tagespauschalen und Verpflegungsmehraufwand automatisch im Ausgabenmanagement-System hinterlegt sind.

Zeitersparnis bei Ausgaben

Lucien Bike Erfolgsgeschichte

Effizienzgewinn mit Mobilexpense-Karten

Conbit Erfolgsgeschichte

Transparenz über alle Ausgaben

Interne Datenauswertungen

Nahtlose Integration mit führenden Systemen

Alle Daten zentral verwalten

Buchhaltungsdaten lassen sich automatisch exportieren und Informationen aus ERP- oder Lohnabrechnungssystemen importieren. Mobilexpense verbindet sich mit gängigen Systemen, die in Europa weit verbreitet sind.

Integration mit SAP, Oracle, DATEV und weiteren lokalen Systemen
Synchronisation mit HR-Plattformen für konsistente Mitarbeiterdaten
Individuelle Exportformate für lokale Buchhaltung und behördliche Meldungen

Belege erfassen ohne manuelle Eingabe

Unser Declaree by Mobilexpense KI-Belegscanner liest alle Daten aus und verarbeitet jede Ausgabe automatisch.

Genehmigende erhalten sofort Benachrichtigungen

Automatisieren Sie Freigaben nach Ihren Vorgaben. Weisen Sie Genehmigende zu, definieren Sie Workflows und informieren Sie Führungskräfte in Echtzeit.

Immer compliant – ganz automatisch

Ein System, das sicherstellt, dass Sie jederzeit konform mit internen Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben bleiben.

Firmenkreditkarten einfach integrieren

Ressourcen gezielt einsetzen. Europäische Vorgaben zuverlässig einhalten.

Integration von Firmenkreditkarten, die europaweit genutzt werden
Echtzeit-Benachrichtigungen zu jeder Transaktion, auch im Ausland
Volle Kontrolle über Ausgaben, unabhängig von Ländern oder Standorten

Mehr über Kreditkarten erfahren

Zahlung mit einer Firmenkreditkarte am Terminal, kombiniert mit einer Übersicht zur Kartenverwaltung in der Ausgabenmanagement-Software, inklusive Kartenlimits und Unterstützung gängiger Karten ohne Fremdwährungsaufschlag.

Mehrsprachige Nutzung

Verfügbar in 7 Sprachen:
Englisch, Deutsch, Niederländisch, Französisch, Schwedisch, Spanisch und weiteren.

Länderspezifische Spesenregeln

Tagespauschalen automatisch berechnen und anwenden – nach gesetzlichen oder unternehmensinternen Sätzen.

0 % Fremdwährungsaufschlag bei Firmenkreditkarten

Ihr Team zahlt weltweit mit Mobilexpense Firmenkarten – ohne zusätzliche Fremdwährungsaufschläge.

Persönliches Onboarding und Support

Individueller Support bei der Einführung und Nutzung. Optional mit Microsoft Azure oder ADFS Single Sign-on für eine einfache Benutzer- und Rechteverwaltung.

Nahtloser Datenexport

Exportieren Sie Spesendaten in Ihre bestehenden Systeme – z. B. als XLS-, CSV-, PDF- oder UBL-Dateien.

Mehrere Unternehmenseinheiten

Zwischen mehreren Spesen-Entitäten wechseln und diese rollenbasiert verwalten.
Einfach einzuführen und schnell unternehmensweit auszurollen.

Arthur Mantel

Michael Langedijk

Marie Esser

Ja. Mobilexpense unterstützt Unternehmen, die in mehreren europäischen Ländern tätig sind und ihre Ausgabenprozesse einheitlich steuern möchten, ohne auf lokale Besonderheiten zu verzichten.

Finanzteams können Workflows und Freigaben standardisieren und behalten gleichzeitig den Überblick über alle Länder. Mitarbeitende profitieren von einer einheitlichen, intuitiven Nutzererfahrung – unabhängig vom Standort. So wird skalierbares und regelkonformes Ausgabenmanagement in ganz Europa möglich.

Compliance ist fester Bestandteil des Ausgabenprozesses und speziell auf die Anforderungen europäischer Unternehmen ausgelegt. Mobilexpense unterstützt unter anderem durch:

DSGVO-konforme Prozesse
Strukturierte Berichte und transparente Auswertungen
Revisionssichere, digitale Prüfpfade

Diese Funktionen helfen Finanzteams, Compliance-Risiken zu reduzieren und Ausgaben auch bei länderübergreifender Nutzung sicher zu steuern.

Ja. Mitarbeitende können ihre Ausgaben über die Mobilexpense App erfassen – mobil und am Desktop.

Belege lassen sich direkt per Smartphone scannen, Ausgaben in Echtzeit einreichen und manuelle Nacharbeiten deutlich reduzieren. Der mobile Ansatz verbessert die Datenqualität und beschleunigt die Abrechnung für europäische Teams.

Ja. Die Lösung wurde gezielt für mittelständische Unternehmen in Europa entwickelt.

Sie bietet Finanzteams die notwendige Struktur und Kontrolle, bleibt für Mitarbeitende aber einfach in der Anwendung. So kann das Ausgabenmanagement mit dem Unternehmen mitwachsen, ohne Prozesse unnötig zu verkomplizieren.

Ja. Mobilexpense lässt sich in eine Vielzahl von in Europa eingesetzten Systemen integrieren, darunter ERP-, HR-, Lohnabrechnungs- und Buchhaltungslösungen.

So fließen Ausgabendaten nahtlos in bestehende Finanzprozesse ein. Das erleichtert die Auswertung, reduziert manuelle Abstimmungen und sorgt für konsistente Daten über alle Systeme hinweg.

Ja. Mobilexpense eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen in Europa, die wachsen oder neue Märkte erschließen.

Auch bei Expansion bleiben Ausgabenprozesse konsistent, die Transparenz über länderübergreifende Ausgaben steigt und der administrative Aufwand sinkt. Das macht Mobilexpense zu einer passenden Lösung für Unternehmen, die effizient und kontrolliert in Europa skalieren möchten.

Ja. Mobilexpense ermöglicht es Unternehmen, das Ausgabenmanagement über mehrere europäische Einheiten hinweg zu vereinheitlichen und zentral zu steuern.

Finanzteams können unter anderem festlegen:

Einheitliche Workflows
Klare Freigabestrukturen
Vergleichbare Berichtsstandards

So lassen sich Ausgaben länderübergreifend vergleichen, während der Prozess für Mitarbeitende vor Ort einfach und verständlich bleibt.

Frequently asked questions

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