Kilometererfassung für geschäftliche Fahrten

Mit Declaree by Mobilexpense wird die Kilometererfassung einfacher, steuerkonform und beschleunigt die Fahrtkostenabrechnung.

Kilometerdaten automatisch erfassen und die gesetzliche Kilometerpauschale korrekt anwenden.
Nahtlose Integration in Lohnbuchhaltung und Finanzsysteme.
Benutzerfreundliche App für unterwegs – ideal für Reisekosten, Spesen und Auslagen.

Kilometererfassung mit Mobilexpense

1,7 Mio. App-Nutzer:innen vertrauen auf unser Ausgabenmanagement

Alle Reisekosten im Blick – ganz ohne Papierkram

Entdecken Sie die wichtigsten Features für effizientes Ausgabenmanagement

Intuitive App für Mitarbeiterausgaben

Lernen Sie die Declaree-App kennen

Individuell anpassbare Richtliniendurchsetzung in Echtzeit
Ausgaben außerhalb der Reiserichtlinie werden vor dem Einreichen erkannt – basierend auf konfigurierbaren Feldern.

Fahrten, Pauschalen und Belege in einem digitalen Ablauf
Mitarbeitende erfassen Reisen, Tagespauschalen und Belege ganz einfach per App – jederzeit und überall.

Compliance nahtlos integriert
Entwickelt mit Blick auf regionale Steuer-, Prüf- und HR-Vorgaben – und bietet standardmäßig rechtskonforme Einstellungen für Ihre Anforderungen.

Kilometergenaue Abrechnungen

Mit Declaree erfassen Ihre Mitarbeitenden Dienstfahrten präzise und effizient:

Start- und Zielort bequem per Google Maps auswählen.
Entfernung automatisch exakt berechnen lassen.
Fahrtgrund und Projektinformationen hinzufügen.
Fahrtkosten ganz einfach per Smartphone oder Desktop einreichen.

Kilometerpauschale berechnen mit Google Maps Integration

Konkrete Vorteile für Ihr Unternehmen

Manuelle Prozesse bremsen – wir automatisieren sie

Sparen Sie Zeit durch automatisierte Abläufe bei der Kilometererfassung

Manueller Prozess
Kilometererfassung mit Mobilexpense
Streckenermittlung
Schätzwerte der Nutzenden
Automatisierte Erfassung auf Basis von Standortdaten
Kilometersatz-Anwendung
Manuelle Eingabe
Automatisch angewendet
Richtliniendurchsetzung
Papierbasiert / unklar
Regelbasiert mit automatischen Hinweisen
Einreichung & Freigabe
Verzögert, unzuverlässig
In Echtzeit – von jedem Gerät aus
Prüfverlauf (Audit Trail)
Fehlend oder unvollständig
Vollständige digitale Dokumentation jeder Fahrt

Rechtskonform in 70+ Ländern

[Product] MXP_Compliance

Frequently asked questions

Does Declaree support mileage reimbursement in line with Dutch tax rules?

Yes. Declaree automatically calculates mileage reimbursements based on the Dutch tax-free rate of €0.23/km, helping companies stay compliant with the Belastingdienst.

Can Declaree calculate distances automatically?

Yes. Declaree integrates with Google Maps, allowing employees to enter start and end points. The distance is calculated automatically, with routes and mileage logged for each trip.

What happens if an employee works from home and travels on the same day?

Declaree helps companies enforce policies by ensuring that only one allowance—either a home working allowance or a mileage/travel allowance—is claimed per day, as required by Dutch regulations.

Is it possible to set different reimbursement rates for different employees or vehicle types?

Yes. Declaree allows you to configure custom mileage rates based on roles, departments, transport modes (e.g., car, bike), or other criteria, supporting both tax-free and taxable setups.

Does Declaree provide the documentation required for tax audits?
Yes. Each mileage entry in Declaree includes:
  • The date and purpose of the trip
  • The route taken
  • Kilometres travelled
  • Google Maps screenshots (if enabled)
  • Timestamps and approval trails
This ensures your company is audit-ready at any time.
Does Declaree support digital workflows for remote or hybrid teams?

Yes. Declaree supports mobile-first use and can connect to HR systems to align expense claims with employee schedules—making it ideal for remote or hybrid workforces.

Can Declaree help avoid ‘bijtelling’ for company car users?

Yes. Declaree allows employees to maintain a detailed log of their business vs. private kilometres, helping prove that private use stays under 500 km/year, which is required to avoid ‘bijtelling’.

Is Declaree suitable for businesses of all sizes?

Absolutely. Declaree scales to suit SMEs and large enterprises, providing flexible policies, automation, and full visibility for finance teams handling local and cross-border expenses.

What kind of expenses can be combined in Declaree reports?

Employees can combine mileage with other travel expenses like public transport tickets, parking, or meals in a single expense report, simplifying approvals and reimbursements.

How does Declaree handle VAT on travel expenses?

While mileage reimbursements themselves are not VAT-deductible, Declaree lets users attach receipts for fuel, tolls, or maintenance—enabling VAT reclaim where applicable.

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