Kilometererfassung | Präzise Erstattungen | Spesenmanagement

Fahrten digital erfassen, Kilometer automatisch berechnen

Erfassen Sie Fahrten direkt in der App. Entfernungen werden über Google Maps berechnet, die passenden Kilometerpauschalen automatisch berücksichtigt.
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So funktioniert's
Kilometererfassung mit Mobilexpense

Über 3.000 Unternehmen in Europa setzen auf digitales Spesenmanagement

Von der Geschäftsfahrt zur Erstattung in drei Schritten

Fahrt erfassen

Thomas besucht einen Kunden in Antwerpen und erfasst seine Strecke in wenigen Sekunden per App.

Einreichen per App

Er öffnet die App und fügt die Fahrt hinzu. Die Kilometerpauschalen werden automatisch berechnet.

Erstattung erhalten

Vorgesetzte und Finanzteam werden automatisch benachrichtigt und können die Erstattung schnell freigeben.

Declaree - der KI-gestützte Belegscanner der Ausgabenmanagement-App

Reisekosten und Spesen einfach per App verwalten

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Belege digital erfassen

Unser Declaree by Mobilexpense KI-Belegscanner liest alle Daten aus und verarbeitet jede Ausgabe automatisch.
Belege digital erfassen
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Freigaben ohne Verzögerungen

Legen Sie individuelle Freigabeworkflows fest, benachrichtigen Sie Verantwortliche automatisch und beschleunigen Sie Genehmigungen.
Freigaben ohne Verzögerungen
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Richtlinien automatisch einhalten

Ein zentrales System unterstützt die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sowie steuerlichen und gesetzlichen Vorgaben.
Richtlinien automatisch einhalten

Kilometergenaue Abrechnungen

Mit Mobilexpense erfassen Ihre Mitarbeitenden Dienstfahrten präzise und effizient:

  • Start- und Zielort bequem per Google Maps auswählen.
  • Entfernung automatisch exakt berechnen lassen.
  • Fahrtgrund und Projektinformationen hinzufügen.
  • Fahrtkosten ganz einfach per Smartphone oder Desktop einreichen.
So funktioniert's
Kilometerpauschale berechnen mit Google Maps Integration

Manuelle Prozesse bremsen – wir automatisieren sie

Manueller Prozess
Kilometererfassung mit Mobilexpense
Streckenermittlung
Schätzwerte der Nutzenden
Automatisierte Erfassung auf Basis von Standortdaten
Kilometersatz-Anwendung
Manuelle Eingabe
Automatisch angewendet
Richtliniendurchsetzung
Papierbasiert / unklar
Regelbasiert mit automatischen Hinweisen
Einreichung & Freigabe
Verzögert, unzuverlässig
In Echtzeit – von jedem Gerät aus
Prüfverlauf (Audit Trail)
Fehlend oder unvollständig
Vollständige digitale Dokumentation jeder Fahrt

Konkrete Vorteile für Ihr Unternehmen

Echte Strecken, echte Zahlen

Die automatische Erfassung per GPS oder Adresseingabe verhindert Schätzungen und überhöhte Kilometerangaben.

Echte Strecken, echte Zahlen

Entlastung für das Finanzteam

Manuelle Prüfungen kosten Zeit. Declaree automatisiert den Prozess – für mehr Fokus auf Analysen, Budgets und Strategie.
Entlastung für das Finanzteam

Reiserichtlinien automatisch durchgesetzt

Steuerfreie Pauschalen und interne Vorgaben werden automatisch angewendet – rechtssicher.
Reiserichtlinien automatisch durchgesetzt

Keine Wartezeiten bei Fahrtkosten

Mitarbeitende reichen Fahrten unterwegs ein, Sie haben sie sofort zur Prüfung, Freigabe und Auszahlung parat.
Keine Wartezeiten bei Fahrtkosten

Konform mit lokalen Vorgaben

Declaree berücksichtigt die gesetzlichen Vorgaben des BMF, einschließlich der aktuellen Kilometerpauschale von 0,30 €/km.
Konform mit lokalen Vorgaben

Revisionssichere Verarbeitung

Jede Fahrt wird mit Streckendaten, Zeitstempeln und Nutzerdetails dokumentiert – jederzeit prüfbar.
Revisionssichere Verarbeitung
Demo

Buchen Sie eine Demo mit Mobilexpense

  • Eine Live-Demo, die sich an den Abläufen und Freigabeprozessen Ihres Unternehmens orientiert.

  • Expertenrat zur Integration Ihrer ERP-, HR- und Kartensysteme für reibungslose Prozesse.

  • Effizienz ab dem ersten Tag – sparen Sie Zeit, automatisieren Sie Richtlinien und skalieren Sie mühelos.

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Kann Mobilexpense Entfernungen automatisch berechnen?

Ja. Mobilexpense ist mit Google Maps integriert, sodass Mitarbeitende einfach Start- und Zielpunkt eingeben können.

Die Entfernung wird automatisch berechnet und die Strecke direkt dokumentiert. Kilometer und Fahrtrouten werden für jede Geschäftsfahrt automatisch erfasst und gespeichert.

Ist die Kilometererfassung mit Mobilexpense steuerkonform?

Ja. Declaree by Mobilexpense erfüllt die Vorgaben des Bundesfinanzministeriums (BMF) und ist GoBD-konform.
Alle Fahrten werden mit Zeitstempeln, Nutzerinformationen und Streckendaten revisionssicher dokumentiert.
Dadurch sind sie jederzeit prüfungssicher und entsprechen den steuerlichen Anforderungen in Deutschland.

Welche Kilometerpauschale gilt in Deutschland für Dienstfahrten – und worin liegt der Unterschied zur Pendlerpauschale?

Für dienstlich veranlasste Fahrten mit dem privaten Pkw gilt in Deutschland die Kilometerpauschale von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer.
Diese Pauschale kann vom Unternehmen steuerfrei erstattet oder in der Steuererklärung als Werbungskosten angesetzt werden.

Die Pendlerpauschale (auch Entfernungspauschale genannt) gilt dagegen nur für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Sie wird pro Entfernungskilometer (einfacher Weg) berechnet – nicht pro tatsächlich gefahrenem Kilometer.

Mit der Mobilexpense App wird die Kilometerpauschale für Dienstfahrten automatisch korrekt angewendet, entsprechend den aktuellen BMF-Vorgaben.

Lassen sich unterschiedliche Kilometerpauschalen für Mitarbeitende oder Fahrzeugtypen festlegen?

Ja. Mit Mobilexpense können individuelle Kilometerpauschalen für verschiedene Rollen, Abteilungen, Fahrzeugtypen oder Verkehrsmittel hinterlegt werden.

So lassen sich beispielsweise unterschiedliche Sätze für Pkw, Fahrräder oder andere Verkehrsmittel definieren. Auch individuelle Unternehmensrichtlinien sowie steuerfreie und steuerpflichtige Modelle können flexibel abgebildet werden.

Wie integriert sich die Kilometererfassung in die Buchhaltung oder Lohnabrechnung?

Alle erfassten Kilometerdaten werden automatisch in die Buchhaltungs-, HR- oder Lohnabrechnungssysteme exportiert.
Dank nahtloser Integration in ERP- und Finanzsysteme können Fahrtkostenabrechnungen ohne manuellen Aufwand verarbeitet werden.
Das reduziert Fehler, spart Zeit und sorgt für eine einheitliche Datenbasis im gesamten Unternehmen.

Warum ist eine digitale Kilometererfassung effizienter?

Digitale Kilometererfassung spart Zeit, reduziert Fehler und vermeidet Papierbelege.
Mitarbeitende erfassen ihre Fahrten direkt in der App, das Finanzteam erhält alle Daten in Echtzeit. Durch automatisierte Berechnung, Richtlinienprüfung und Integration in bestehende Systeme wird die gesamte Fahrtkostenabrechnung schneller und transparenter.

Wie spart Mobilexpense Zeit bei der Kilometererfassung?

Die Mobilexpense App automatisiert jeden Schritt der Kilometererfassung – von der Streckenberechnung über die Pauschalenanwendung bis hin zur Datenübertragung an die Buchhaltung.
Manuelle Eingaben, Schätzungen und Papierbelege entfallen vollständig.
So können Mitarbeitende ihre Fahrten in Sekunden erfassen, während das Finanzteam sofort auf vollständige und korrekte Daten zugreifen kann.

Stellt Mobilexpense die erforderliche Dokumentation für Betriebsprüfungen bereit?

Ja. Jede erfasste Geschäftsfahrt enthält alle relevanten Informationen für eine nachvollziehbare Dokumentation:

  • Datum und Zweck der Fahrt
  • Die gefahrene Strecke
  • Erfasste Kilometer
  • Google-Maps-Screenshots (optional)
  • Zeitstempel und Freigabehistorie

Alle Angaben werden digital dokumentiert und revisionssicher gespeichert. So sind die erforderlichen Nachweise jederzeit verfügbar und Prüfungen können effizient vorbereitet werden.

Eignet sich das CO₂-Tracking von Mobilexpense für Compliance- und Berichtspflichten?

Ja. Die Funktion unterstützt Unternehmen dabei, Emissionsdaten aus Geschäftsreisen zentral zu erfassen und auszuwerten.

Reisebedingte CO₂-Emissionen werden automatisch erfasst und an einem Ort zusammengeführt. So erhalten Unternehmen eine verlässliche Datengrundlage für interne Auswertungen, Nachhaltigkeitsberichte und zukünftige Berichtspflichten.

Durch die zentrale Erfassung von Emissionsdaten reduzieren Sie manuellen Aufwand und schaffen mehr Transparenz über die Umweltauswirkungen Ihrer Geschäftsreisen.