1. Digitale Belegerfassung

Mitarbeitende erfassen ihre Ausgaben digital über eine mobile App oder die Web-Plattform. Belege können per Foto-Upload, E-Mail-Weiterleitung oder über die Synchronisierung mit der Firmenkarte eingereicht werden. Eine KI-gestützte OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) erkennt automatisch Beträge, Daten und Händlerangaben – eine zentrale Grundlage für eine digitale Reisekostenabrechnung.

2. Richtlinienprüfung und Kategorisierung

Das System vergleicht die Ausgaben mit den hinterlegten Unternehmensrichtlinien – etwa Budgets, erlaubte Kategorien oder Limits – und markiert Abweichungen.
Zugleich wird die Ausgabe automatisch kategorisiert und Projekten, Kostenstellen oder Abteilungen zugeordnet – ein wichtiger Baustein für eine strukturierte Ausgabenverwaltung.

3. Einreichung des Ausgabenberichts

Mitarbeitende reichen ihre Spesenberichte direkt über die Plattform ein.
In vielen Systemen kann die Einreichung auch automatisch erfolgen – auf Basis definierter Schwellenwerte oder Regeln.

4. Genehmigungsworkflow

Ausgaben werden je nach Betrag, Kategorie oder Rolle der Mitarbeitenden an die zuständige Führungskraft oder das Finanzteam weitergeleitet.
Unregelmäßigkeiten oder Richtlinienverstöße werden automatisch hervorgehoben – für eine sichere und regelkonforme Reisekostenabrechnung.

5. Rückerstattung oder Abgleich

Nach der Freigabe erfolgt entweder die direkte Rückerstattung an Mitarbeitende oder der Abgleich mit Firmenkartentransaktionen. Durch die Integration mit Lohnabrechnungs- oder Buchhaltungssystemen wird der Prozess deutlich vereinfacht.

6. Reporting und Analyse

Alle Ausgaben werden automatisch erfasst und stehen in Echtzeit zur Auswertung bereit.
Finanzteams erhalten damit fundierte Grundlagen für Budgetplanung, Forecasting und Compliance-Prüfungen – und behalten über die Ausgabenverwaltung den vollständigen Überblick.

Automatisiertes Spesenmanagement bezeichnet einen digitalen Prozess, bei dem Ausgaben mit minimalem manuellen Aufwand erfasst, verwaltet, eingereicht, genehmigt und erstattet werden.

Zum Einsatz kommt dabei eine Software, die in der Regel mit Buchhaltungssystemen integriert ist und Funktionen wie automatisierte Spesenabrechnung, Genehmigungsworkflows und Rückerstattung unterstützt.

Zentral ist dabei der Einsatz einer Spesen App oder Reisekosten Software, mit der Belege direkt unterwegs erfasst werden können – etwa per Foto, E-Mail oder über die Firmenkreditkarte.
Die digitale Spesenabrechnung wird dabei durch KI-gestützte Tools (z. B. OCR) unterstützt, die Daten wie Betrag, Datum und Händler automatisch erkennen und zuordnen.

Moderne Spesenmanagement-Tools prüfen die Ausgaben automatisch auf Richtlinieneinhaltung und kategorisieren sie für eine regelkonforme, schnelle Reisekostenabrechnung. So wird Ihre Spesenverwaltung nicht nur transparenter, sondern auch effizienter.

Weitere Begriffe finden Sie in unserem Glossar

Ja. Mobilexpense lässt sich nahtlos mit einer Vielzahl von Buchhaltungs-, ERP- und HR-Systemen integrieren, darunter DATEV, SAP, Microsoft Dynamics 365, Diamant Software und Personio.

Durch die automatisierte Übertragung von Ausgaben-, Stamm- und Buchhaltungsdaten reduzieren Sie manuellen Aufwand, beschleunigen Abstimmungsprozesse und verbessern die Datenqualität. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass Ausgaben korrekt in Ihren Finanzsystemen erfasst werden.

Dank flexibler Schnittstellen, individueller Workflows und API-basierter Integrationen passt sich Mobilexpense an Ihre bestehende Systemlandschaft an. So vermeiden Sie doppelte Dateneingaben, reduzieren Fehlerquellen und sorgen für einen reibungslosen Datenfluss zwischen Spesenmanagement, Buchhaltung und Personalwesen.

Mobilexpense wurde speziell für die Anforderungen europäischer Unternehmen entwickelt und eignet sich besonders für Unternehmen mit komplexen Strukturen, mehreren Standorten und länderspezifischen Compliance-Anforderungen.

Im Gegensatz zu vielen internationalen Anbietern unterstützt Mobilexpense europäische Anforderungen wie Umsatzsteuerregelungen, Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschalen sowie lokale Compliance-Vorgaben von Beginn an. Zudem profitieren Unternehmen von Integrationen mit Systemen wie DATEV, Personio, SAP, Microsoft Dynamics 365 und weiteren in Europa etablierten Lösungen.

Im Vergleich zu kartenzentrierten Anbietern bietet Mobilexpense maximale Flexibilität. Unternehmen können Mobilexpense Firmenkarten nutzen oder bestehende Firmenkreditkarten und Bankverbindungen weiterverwenden. So erhalten Finanzteams vollständige Transparenz und Kontrolle über alle Ausgaben, ohne ihre bestehende Finanzinfrastruktur verändern zu müssen.

Ja. Mobilexpense bietet Ihnen die Flexibilität, bestehende Firmenkreditkarten weiterzuverwenden oder Mobilexpense Firmenkarten einzusetzen.

Mobilexpense Firmenkarten
Nutzen Sie virtuelle oder physische Visa-Firmenkarten, die vollständig in die Mobilexpense Plattform integriert sind. Transaktionen werden automatisch erfasst und mit Ausgaben verknüpft.

Bestehende Firmenkreditkarten anbinden
Verbinden Sie vorhandene Visa- oder Mastercard-Firmenkreditkarten mit Mobilexpense. Transaktionen werden automatisch importiert, sodass Sie Ausgaben erfassen, Belege zuordnen und Kreditkartenabrechnungen effizient abstimmen können.

Dadurch erhalten Sie vollständige Transparenz über alle Ausgaben, ohne Ihre bestehende Banken- oder Karteninfrastruktur ändern zu müssen.

Seit über 20 Jahren unterstützt Mobilexpense Unternehmen dabei, Ausgabenprozesse effizienter zu gestalten. Dabei wissen wir: Kein Unternehmen arbeitet gleich. Deshalb setzen wir nicht auf eine starre All-in-One-Lösung, sondern auf eine flexible Plattform, die sich an Ihre Prozesse, Freigabestrukturen und Compliance-Anforderungen anpasst.

Im Gegensatz zu vielen Anbietern sind Sie bei Mobilexpense nicht an eine bestimmte Firmenkarte gebunden. Nutzen Sie Mobilexpense Firmenkarten, Ihre bestehenden Firmenkreditkarten oder eine Kombination aus beidem – ganz nach den Anforderungen Ihres Unternehmens.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Automatisierte Spesenabrechnungen und Freigabeworkflows
• Transparenz über Ausgaben und Budgets in Echtzeit
• Unterstützung von GoBD-Anforderungen sowie steuerlichen und regulatorischen Vorgaben
• Integrationen mit DATEV, SAP, Microsoft Dynamics 365, Diamant Software, Personio und weiteren Systemen
• Maximale Flexibilität bei Firmenkarten, Zahlungsmethoden und bestehenden Finanzprozessen

Unser Ziel ist es, Ihr Spesenmanagement zu vereinfachen und nicht, Sie an eine bestimmte Arbeitsweise oder Infrastruktur zu binden.

Ja. Sicherheit, Datenschutz und Compliance haben bei Mobilexpense höchste Priorität. Wir sind nach ISO 27001:2013, ISAE 3402 Type II, PCI DSS und TISAX zertifiziert und unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO sowie der GoBD-Anforderungen.

Ihre Daten werden in Deutschland gehostet und nach höchsten Sicherheitsstandards geschützt. Durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen sorgen wir dafür, dass sensible Finanz-, Ausgaben- und Personaldaten jederzeit sicher verarbeitet und gespeichert werden.

Zu unseren Sicherheits- und Compliance-Standards gehören:

• ISO 27001:2013-, ISAE 3402 Type II-, PCI DSS- und TISAX-Zertifizierung
• DSGVO-konforme Datenverarbeitung und GoBD-konforme Dokumentation
• Serverstandort Deutschland für höchste Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit
• Regelmäßige Sicherheitsprüfungen und kontrollierte Zugriffsrechte
• Schutz sensibler Finanz- und Personaldaten nach anerkannten Industriestandards

So können Sie Ihr Spesenmanagement sicher, transparent und regelkonform digitalisieren.

Moderne Systeme nutzen KI-gestützte Belegscanner, um Daten aus Belegen automatisch auszulesen. Mitarbeitende fotografieren den Beleg einfach mit der App, und die Software ergänzt die Ausgabenabrechnung automatisch. Dadurch wird der manuelle Erfassungsaufwand deutlich reduziert.

Ja. Mobilexpense unterstützt die Erfassung von Kilometerpauschalen und Verpflegungsmehraufwand.

Für Dienstfahrten können Mitarbeitende gefahrene Strecken erfassen und zur Erstattung einreichen. Unternehmen können individuelle Pauschalen und Verkehrsmittel hinterlegen.

Auch der Verpflegungsmehraufwand wird unterstützt. Die aktuellen BMF-Pauschalen sind im System hinterlegt und werden automatisch berücksichtigt. Wurden Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder im Rahmen der Reise bereitgestellt, werden die gesetzlich vorgeschriebenen Kürzungen automatisch angewendet. Dadurch wird die Reisekostenabrechnung vereinfacht und Fehler werden reduziert.

Geht ein Beleg verloren und liegt kein Kaufnachweis mehr vor, kann die Ausgabe je nach Unternehmensrichtlinie dennoch eingereicht werden. Mobilexpense unterstützt hierfür die Verwendung eines Eigenbelegs.

Für die steuerliche Anerkennung und den Vorsteuerabzug verlangen die Finanzbehörden in der Regel jedoch einen ordnungsgemäßen Beleg. Ein Eigenbeleg kann daher einen fehlenden Originalbeleg dokumentieren, berechtigt aber normalerweise nicht zum Vorsteuerabzug.

Die Preise von Mobilexpense umfassen Funktionen für das Spesenmanagement in Europa, darunter Unterstützung lokaler Compliance-Anforderungen, DSGVO-konforme Datenverarbeitung, mobile und webbasierte Anwendungen, automatisierte Regeln und Workflows, die Nutzung in mehreren Sprachen sowie individuelle Ausgabenrichtlinien und automatische Wechselkurse.

Je nach Paket können zudem Firmenkarten, Kilometerpauschalen und die Erstattung von Auslagen enthalten sein. Die Mindestanzahl beträgt 20 Nutzende.

Die Preisgestaltung richtet sich unter anderem nach dem Ausgabenvolumen, den benötigten Integrationen mit ERP-, Buchhaltungs- und HR-Systemen sowie den Anforderungen an Sicherheit und Compliance. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Preisseite.