Digitales Ausgabenmanagement für moderne Finanzteams

1. Digitale Belegerfassung

Mitarbeitende erfassen ihre Ausgaben digital über eine mobile App oder die Web-Plattform. Belege können per Foto-Upload, E-Mail-Weiterleitung oder über die Synchronisierung mit der Firmenkarte eingereicht werden. Eine KI-gestützte OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) erkennt automatisch Beträge, Daten und Händlerangaben – eine zentrale Grundlage für eine digitale Reisekostenabrechnung.

2. Richtlinienprüfung und Kategorisierung

Das System vergleicht die Ausgaben mit den hinterlegten Unternehmensrichtlinien – etwa Budgets, erlaubte Kategorien oder Limits – und markiert Abweichungen.
Zugleich wird die Ausgabe automatisch kategorisiert und Projekten, Kostenstellen oder Abteilungen zugeordnet – ein wichtiger Baustein für eine strukturierte Ausgabenverwaltung.

3. Einreichung des Ausgabenberichts

Mitarbeitende reichen ihre Spesenberichte direkt über die Plattform ein.
In vielen Systemen kann die Einreichung auch automatisch erfolgen – auf Basis definierter Schwellenwerte oder Regeln.

4. Genehmigungsworkflow

Ausgaben werden je nach Betrag, Kategorie oder Rolle der Mitarbeitenden an die zuständige Führungskraft oder das Finanzteam weitergeleitet.
Unregelmäßigkeiten oder Richtlinienverstöße werden automatisch hervorgehoben – für eine sichere und regelkonforme Reisekostenabrechnung.

5. Rückerstattung oder Abgleich

Nach der Freigabe erfolgt entweder die direkte Rückerstattung an Mitarbeitende oder der Abgleich mit Firmenkartentransaktionen. Durch die Integration mit Lohnabrechnungs- oder Buchhaltungssystemen wird der Prozess deutlich vereinfacht.

6. Reporting und Analyse

Alle Ausgaben werden automatisch erfasst und stehen in Echtzeit zur Auswertung bereit.
Finanzteams erhalten damit fundierte Grundlagen für Budgetplanung, Forecasting und Compliance-Prüfungen – und behalten über die Ausgabenverwaltung den vollständigen Überblick.

Automatisiertes Ausgabenmanagement bezeichnet einen digitalen Prozess, bei dem Ausgaben mit minimalem manuellen Aufwand erfasst, verwaltet, eingereicht, genehmigt und erstattet werden.

Zum Einsatz kommt dabei eine Software, die in der Regel mit Buchhaltungssystemen integriert ist und Funktionen wie automatisierte Spesenabrechnung, Genehmigungsworkflows und Rückerstattung unterstützt.

Zentral ist dabei der Einsatz einer Spesen App oder Reisekosten Software, mit der Belege direkt unterwegs erfasst werden können – etwa per Foto, E-Mail oder über die Firmenkreditkarte.
Die digitale Spesenabrechnung wird dabei durch KI-gestützte Tools (z. B. OCR) unterstützt, die Daten wie Betrag, Datum und Händler automatisch erkennen und zuordnen.

Moderne Ausgabenmanagement-Tools prüfen die Ausgaben automatisch auf Richtlinieneinhaltung und kategorisieren sie für eine regelkonforme, schnelle Reisekostenabrechnung. So wird Ihre Spesenverwaltung nicht nur transparenter, sondern auch effizienter.

Weitere Begriffe finden Sie in unserem Glossar

Ja – Mobilexpense lässt sich nahtlos mit einer Vielzahl von Buchhaltungs- und ERP-Systemen integrieren, darunter DATEV, SAP und Microsoft Dynamics 365. Diese Integrationen automatisieren die Übertragung von Ausgabendaten, vereinfachen den Abgleich und verbessern die Compliance, da alle Ausgaben korrekt im Finanzsystem abgebildet werden.

Dank individuell anpassbarer Workflows sowie API- oder dateibasierten Schnittstellen passt sich Mobilexpense flexibel Ihrer bestehenden Systemlandschaft an – so reduzieren Sie manuellen Aufwand und minimieren Fehlerquellen.
Ob DATEV-Schnittstelle, SAP-Export oder Integration in Microsoft Dynamics – Mobilexpense sorgt dafür, dass Ihre Spesen- und Reisekostendaten zuverlässig in Ihre Buchhaltung überführt werden.

Mit über 20 Jahren Erfahrung wissen wir: Kein Unternehmen verwaltet Ausgaben wie das andere. Deshalb ist Mobilexpense kein starres All-in-One-Tool, sondern eine flexible, modulare Plattform, die sich an Ihre individuellen Prozesse, Freigabestrukturen und Compliance-Anforderungen anpasst.

Anders als viele andere Anbieter zwingen wir Ihnen keine Firmenkarte auf.
Ob Sie unsere Karte nutzen, Ihre bestehenden Karten behalten oder beides kombinieren möchten – die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Automatisierte Spesenabrechnung und Freigabeprozesse

• Echtzeit-Einblick in Ausgaben und Budgets der Mitarbeitenden

• Integrierte Compliance-Funktionen für Steuer- und Prüfanforderungen

• Einfache Anbindung an ERP-, Lohn- und HR-Systeme

• Volle Freiheit bei der Wahl Ihrer Zahlungsmittel und Firmenkarten

Unser Ziel ist es, Ihren Ausgabenprozess zu vereinfachen – nicht, Sie in starre Abläufe zu zwingen.

Ja – Datensicherheit hat bei uns höchste Priorität.

Mobilexpense erfüllt strengste internationale Sicherheitsstandards und ist nach ISO 27001:2013, ISAE 3402 Typ II und PCI DSS zertifiziert. Darüber hinaus sind wir TISAX-geprüft und vollständig DSGVO-konform.

Das bedeutet: 

• Ihre Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert
• Zugriffe sind rollenbasiert und kontrolliert
• Regelmäßige Audits und Penetrationstests sorgen für kontinuierliche Sicherheit
• Unsere Infrastruktur entspricht den Anforderungen an IT-Sicherheit in regulierten Branchen wie Automotive, Finanzdienstleistung und öffentlicher Verwaltung

Mit Mobilexpense wissen Sie Ihre Daten jederzeit in guten Händen – sicher, nachvollziehbar und gesetzeskonform.

Moderne Ausgabenmanagement-Lösungen setzen auf KI-gestützte OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um Daten aus Belegen in Sekundenschnelle automatisiert zu erfassen.

Mitarbeitende fotografieren ihren Beleg einfach mit der mobilen App. Die digitale Belegerfassung liest anschließend automatisch Informationen wie Betrag, Datum und Händler aus – das reduziert manuelle Eingaben und spart wertvolle Zeit.

Die erfassten Belege werden zudem revisionssicher archiviert – gemäß den Anforderungen der GoBD, sodass sie jederzeit auditierbar und gesetzeskonform verfügbar sind.