Warum Excel im Finanzteam ausgedient hat
Excel-Tabellen sind nicht dafür gemacht, Geschäftsausgaben zu verwalten.
Sie wirken vertraut – doch wenn es um Geschwindigkeit, Transparenz und Compliance geht, stößt Excel schnell an seine Grenzen.
Und wenn Sie derzeit noch Papierbelege jonglieren, manuelle Freigaben koordinieren und sich mit komplizierten Abstimmungen herumschlagen – Sie sind nicht allein.
Laut einer von Mobilexpense durchgeführten Umfrage nutzen 30 % der Mitarbeitenden noch immer veraltete, fehleranfällige Prozesse für ihre Spesen- und Reisekostenabrechnungen.
Täglich wechseln Finanzverantwortliche in ganz Europa von anderen Anbietern zu Declaree by Mobilexpense.
Warum entscheiden sich moderne Finanzteams für Declaree?
Intelligenteres, sichereres und regelkonformes Ausgabenmanagement
Immer mehr Finanzteams setzen auf das cloudbasierte Ausgabenmanagement von Declaree – darunter sowohl schnell wachsende kleine und mittlere Unternehmen (KMU) als auch Konzerne.
Der Grund für ihre Entscheidung: Declaree ist genau auf die Anforderungen realer Geschäftsausgaben zugeschnitten.
1. Jede Woche Stunden sparen – dank automatisierter Spesenerfassung
Wie automatisiert Declaree die Spesenerfassung und spart Zeit?
Tausende Kund:innen berichten uns: Manuelle Eingaben sind langsam, fehleranfällig und teuer. Vom Einsammeln der Belege bis zum Hochladen in veraltete Systeme – all das kostet wertvolle Zeit, die Ihr Team sinnvoller einsetzen könnte.
Mit Declaree wird der Prozess deutlich einfacher: Mitarbeitende fotografieren Belege mit dem Smartphone, reichen Ausgaben in Sekunden ein – und Finanzverantwortliche erhalten einen klaren Überblick in Echtzeit.
2. Mehr Kontrolle und Echtzeit-Transparenz – bei jedem Euro, Kilometer oder Geschäftsessen
Wie behalten Finanzteams mit Declaree Ausgaben in Echtzeit im Blick?
Warten bis zum Monatsende, um Ausreißer bei Ausgaben oder Verstöße gegen Richtlinien zu erkennen? Das gehört der Vergangenheit an.
Declaree bietet Ihnen volle Transparenz über Geschäftsausgaben – in allen Abteilungen, Projekten oder Regionen. Mit individuellen Freigabeprozessen und automatischer Richtlinienprüfung bleiben Sie compliant – ganz ohne Mikromanagement.
Diese Kontrolle ist entscheidend: für einen gesunden Cashflow, präzisere Finanzdaten und langfristig fundierte Entscheidungen.
3. Automatisierte Compliance – skalierbar für jedes Unternehmen
Wie hilft Declaree bei der Einhaltung nationaler und internationaler Vorschriften?
Ob Umsatzsteuerregelungen in Deutschland oder Kilometerpauschalen in Frankreich – Sie benötigen klare, nachvollziehbare Aufzeichnungen ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Declaree wurde speziell für Finanzteams entwickelt – mit Blick auf internationale Vorschriften und regulatorische Anforderungen. Die Lösung unterstützt unter anderem:
- Kilometerpauschalen
- Tagespauschalen
- Digitale Belegarchivierung
Declaree ist GoBD-konform, DSGVO-konform und ISO/IEC 27001-zertifiziert – mit sicherem, EU-basiertem Hosting.
So bleibt Ihr Unternehmen jederzeit audit-ready und Ihre Daten sind in allen Märkten bestmöglich geschützt.
4. Kein Systemwechsel nötig – nahtlose Integration in Ihre bestehende Finanzsoftware
Wie integriert sich Declaree in Buchhaltungs- und ERP-Systeme?
Unverbundene Tools führen zu Verzögerungen, doppelten Eingaben und Lücken in Ihren Finanzdaten.
Declaree lässt sich reibungslos mit Ihrer bestehenden Softwarelandschaft verbinden – darunter SAP, Xero, Oracle, Workday, NetSuite und viele weitere.
Die Ausgabendaten fließen direkt in Ihr Buchhaltungs- oder Lohnabrechnungssystem. Das bedeutet:
- Weniger Fehler
- Bessere Berichte
- Schnellere Rückerstattungen
5. 25 Jahre europäische Expertise im Ausgabenmanagement
Was steckt hinter Declaree und Mobilexpense?
Declaree wurde in Rotterdam gegründet und ist Teil der Mobilexpense Group – einem Unternehmen mit über 25 Jahren Erfahrung darin, komplexe Ausgabenprozesse in europäischen Unternehmen zu vereinfachen, zu digitalisieren und effizient zu steuern.
Seit 2024 gehört Mobilexpense zur Visma-Gruppe – einem führenden Anbieter geschäftskritischer Softwarelösungen in Europa.
Mehr zur Übernahme durch Visma erfahren Sie hier.
6. Die App, die Ausgabenmanagement endlich einfach macht
Welche Funktionen bietet die Declaree-App für unterwegs?
Der letzte Geschäftsessen-Beleg landet zusammengefaltet im Geldbeutel, zwischen Tankquittung und Parkticket – und wird erst Wochen später wiedergefunden? So sieht Ausgabenmanagement längst nicht mehr aus.
Mit der benutzerfreundlichen Belegscanner-App von Declaree kann Ihr Team unterwegs ganz einfach:
- Spesen und Auslagen erfassen
- Kilometerstände dokumentieren
- Pauschalen angeben
Declaree ist für die mobile Nutzung konzipiert, mehrsprachig verfügbar und wird von Mitarbeitenden aktiv genutzt.
Das Ergebnis: zufriedenere Mitarbeitende, weniger Verzögerungen – und kaum Nachfragen.
„Die App ist intuitiv und effizient – ich bin rundum zufrieden.“
„Die App ist intuitiv und effizient – ich bin rundum zufrieden.“ - Zitat
7. Mit Struktur wachsen – Prozesse international skalieren, ohne Kontrolle zu verlieren
Wie unterstützt Declaree Unternehmen beim internationalen Wachstum mit klaren Prozessen?
Wächst Ihr Unternehmen oder verwalten Sie mehrere Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern? Das bedeutet nicht, dass Sie jedes Mal bei null anfangen müssen.
Declaree hilft Ihnen dabei, skalierbare Strukturen zu schaffen – mit:
- Standardisierten Reiserichtlinien
- Einheitlichen Budgets
- Klar definierten Freigabeprozessen für all Ihre Standorte
Dabei bleibt die lokale Compliance jederzeit gewährleistet. So gelingt ein einheitliches, rechtskonformes Ausgabenmanagement – ohne unnötige Komplexität.
8. Flexibel bleiben: Eigene Firmenkarten nutzen oder auf Mobilexpense Karten umsteigen
Wie behalten Sie mit Declaree die volle Kontrolle über Ausgaben – unabhängig von Ihrer Firmenkarte?
Noch nicht bereit, den Kartenanbieter zu wechseln? Kein Problem. Mit Declaree behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Geschäftsausgaben – ganz gleich, welche Firmenkreditkarte Sie verwenden.
Dank nahtloser Anbindung Ihrer bestehenden Karten erhalten Sie in Echtzeit:
- Übersicht über alle Transaktionen
- Automatischen Belegabgleich
- Durchsetzung individueller Ausgaberichtlinien
So vermeiden Sie Überraschungen am Monatsende, ohne dass sich für Ihr Team beim Bezahlen etwas ändert.
Noch mehr Kontrolle gewünscht?
Mit den Mobilexpense Firmenkreditkarten behalten Sie den Überblick: Weisen Sie bestimmten Mitarbeitenden, Teams oder externen Partnern Karten zu – und steuern Sie alle Einstellungen zentral über die Plattform.
Legen Sie individuelle:
- individuelle Limits
- erlaubte Kategorien
- und Echtzeit-Tracking-Optionen
Alles zentral gesteuert – direkt aus Ihrer Declaree-Anwendung heraus.
„Geschäftsreisen rund um den Globus werden damit deutlich einfacher. Durch den Einsatz der Mobilexpense-Firmenkreditkarten konnten wir unsere Effizienz um 80 % steigern.“
9. Echtzeitdaten für präzisere Budgetentscheidungen nutzen
Wie hilft Declaree dabei, präzisere Budgets auf Basis aktueller Ausgaben zu erstellen?
Budgets sind nur dann hilfreich, wenn Sie wissen, wie sie tatsächlich genutzt werden – und zwar in Echtzeit.
Declaree unterstützt Finanzverantwortliche und Geschäftsleitungen dabei, realistische und belastbare Budgets zu erstellen. Grundlage dafür sind Live-Daten aus laufenden Ausgaben statt veralteter Monatsberichte oder Annahmen.
Dank integrierter Ausgabenerfassung und Echtzeit-Kategorisierung können Sie Forecasts sofort anpassen – basierend auf tatsächlichem Verhalten und nicht auf Vermutungen.
10. Für Mitarbeitende gemacht – für das Finanzteam gedacht
Wie vereint Declaree Nutzerfreundlichkeit mit den Anforderungen des Finanzteams?
Viele Ausgabenmanagement-Tools setzen auf Benutzerfreundlichkeit – und lassen dabei ausgerechnet das Finanzteam außen vor. Was dort zählt, sind Kontrolle, Datenqualität und eine nachvollziehbare Dokumentation.
Declaree schafft den Spagat:
-
Mitarbeitende profitieren von einer modernen, intuitiven Oberfläche, mit der sie Ausgaben in Sekunden erfassen.Fin
-
Finanzteams erhalten leistungsstarke Funktionen, um Ausgaben zu steuern, Richtlinien durchzusetzen, Compliance zu überwachen und revisionssichere Nachweise zu gewährleisten.
So entsteht ein System, das beiden Seiten gerecht wird – und Prozesse effizient und transparent macht.
| Mitarbeitende | Finanzteam |
| Einfache App | Richtlinienprüfung |
| Mobil nutzbar | Automatisierte Compliance |
| OCR & Belegscan | Audit-Trail & Reporting |
„Mobilexpense hat sich in den letzten zehn Jahren als eines der besten Tools erwiesen, mit denen ich gearbeitet habe.“
11. Risiken im Ausgabenprozess frühzeitig erkennen und vermeiden
Wie schützt Declaree Ihr Unternehmen vor Fehlern und unvorhergesehenen Ausgabenrisiken?
Verzögerte Spesenberichte, menschliche Fehler bei der Dateneingabe oder fehlende Richtlinienkontrollen – die Risiken herkömmlicher Systeme sind nicht zu unterschätzen.
Declaree automatisiert zentrale Prozesse, reduziert Fehlerquellen und erkennt Verstöße gegen Richtlinien automatisch. Gleichzeitig sorgt die Plattform für die nötige Transparenz, damit Finanzverantwortliche rechtzeitig reagieren können.
Das Ergebnis: weniger böse Überraschungen, mehr Handlungssicherheit – und Entscheidungen, die auf verlässlichen Echtzeitdaten basieren.
12. Agil wie ein KMU, stark wie ein Konzern – eine Lösung für nachhaltiges Wachstum
Wie passt sich Declaree an die Bedürfnisse wachsender Unternehmen an – ohne Kompromisse bei Kontrolle und Compliance?
Declaree vereint die Einfachheit und Geschwindigkeit, die kleinere Unternehmen brauchen, mit der strukturellen Tiefe und Kontrolle, auf die große Organisationen angewiesen sind.
Egal ob Sie ein kleines Reisekostenbudget verwalten oder Ihre Prozesse über mehrere europäische Märkte hinweg steuern – Declaree wächst mit Ihnen. Die Plattform sorgt dafür, dass:
- Ihre Finanzdaten sauber bleiben
- Ihr Team effizient arbeiten kann
- Ihre Prozesse langfristig skalierbar sind
Heute vertrauen Tausende Finanzteams in ganz Europa auf Declaree – darunter öffentliche Institutionen, europaweit tätige Beratungsunternehmen und regulierte Branchen, in denen Kontrolle und Compliance unverzichtbar sind.
Alle Geschäftsausgaben auf einer Plattform – Reisen, Pauschalen und Firmenkarten
Wie vereint Declaree alle Arten von Mitarbeiterausgaben in einer zentralen Lösung?
Ob Bahntickets, Spesenpauschalen oder Firmenkreditkarten – Declaree bündelt sämtliche Geschäftsausgaben in einer einzigen cloudbasierten Plattform.
Das Ergebnis: weniger Tools, schnellere Genehmigungen und eine einheitliche Datenbasis für Ihr Finanzteam.
Mit der integrierten Verwaltungslösung erkennen Sie Trends frühzeitig, stellen Datenkonsistenz sicher und identifizieren reale Einsparpotenziale – ohne Medienbrüche oder doppelte Prozesse.
Warum sich Declaree für Finanzverantwortliche besonders lohnt
Declaree ist mehr als nur eine Spesenlösung – es ist ein strategisches Tool für CFOs, Finanzdirektor:innen und Controlling-Teams, die ihre Prozesse modernisieren möchten.
Mit Declaree können Sie:
- Risiken minimieren
- Ausgaben in Echtzeit überwachen
- Die Effizienz und Zusammenarbeit Ihres Teams verbessern
Die Lösung ist auf langfristige Skalierbarkeit und Kontrolle ausgelegt. Sie bietet alles, was Sie benötigen, um einen rechtskonformen, effizienten und zukunftsfähigen Ausgabenprozess aufzubauen.
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