Ausgabenmanagement-Software für volle Transparenz und Kontrolle
Automatisieren Sie bis zu 95 % Ihrer Finanzprozesse – für schnellere Abläufe
Digital statt Papier: Vereinfachen Sie die Spesenabrechnung für Ihre Mitarbeitenden.
Belege fotografieren, Tagespauschalen erfassen und Ausgaben unterwegs einreichen.
Automatische Warnhinweise bei fehlerhaften Angaben oder Richtlinienverstößen.
Integrieren Sie Ihre bestehenden ERP- und HR-Systeme.
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Belege einfach per App scannen oder als Foto hochladen
Mit der intuitiven Reisekosten-App von Mobilexpense scannen Sie Ihre Belege ganz einfach unterwegs oder laden ein Foto hoch – ob per Smartphone oder am Laptop. Die digitale Belegerfassung mit KI-gestützter Texterkennung (OCR) füllt die relevanten Felder für Sie automatisch aus. Sobald alle Angaben korrekt sind, fügen Sie die Ausgabe Ihrem Bericht hinzu.
Ausgaben freigeben
Legen Sie individuelle Freigabe-Workflows fest und definieren Sie, wer welche Ausgabenberichte prüfen darf. Sobald ein Bericht abgeschlossen und eingereicht ist, erhalten die zuständigen Personen automatisch eine Benachrichtigung zur Überprüfung. Anschließend können sie die Ausgaben genehmigen oder ablehnen.
Abweichungen automatisch erkennen
Verstöße gegen Richtlinien werden bereits beim Einreichen markiert. Ausgabenberichte mit regelwidrigen Angaben erhalten ein Warnsymbol, noch bevor sie zur Freigabe gelangen. So erkennen Genehmigende auf einen Blick, ob eine Ausgabe den Unternehmensrichtlinien entspricht.
Erstattungen schneller abwickeln
Wenn Ihr ERP- und Lohnabrechnungs-System nahtlos integriert ist, lassen sich Daten und Workflows automatisch synchronisieren.
Mitarbeitende werden sofort benachrichtigt, wenn ein Ausgabenbericht abgelehnt wurde – so vermeiden Sie unnötiges Hin und Her.
Mehrwertsteuer einfach zurückfordern
Mobilexpense liefert alle Buchhaltungsdaten, um nationale und internationale Mehrwertsteuererstattungen effizient umzusetzen. Die Mehrwertsteuer wird entweder von Mitarbeitenden ausgewählt oder durch die Buchhaltung ergänzt.
Eine integrierte Datenbank enthält alle gültigen Mehrwertsteuersätze – nach Kategorie und Land..
Datenbasiert entscheiden – klar, schnell und fundiert
Erhalten Sie automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei übermäßigen Ausgaben.
Erkennen Sie Top-Ausgebende, Ausgabentrends und Unregelmäßigkeiten über interaktive Karten und visuelle Hinweise – regionsübergreifend.
Nutzen Sie saisonale Daten zur Optimierung Ihrer Budgetplanung und Prognosen.
Ausgabenmanagement und Freigabe-Workflows
Behalten Sie den Überblick und gestalten Sie Freigaben nach Ihren Anforderungen.
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Kilometererfassung und Tagespauschalen
Reisekosten unterwegs erfassen – mit automatischer Berechnung von Kilometerkosten und Pauschalen.
Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld)
Erfasst automatisch alle relevanten Pauschalen gemäß EU-weiten Steuervorgaben.
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Reporting & Datenanalyse
Ausgaben analysieren, Budgets überwachen und fundierte Entscheidungen treffen – in Echtzeit.
Richtlinieneinhaltung und Unternehmensregeln
Verstöße gegen interne Richtlinien automatisch erkennen, bevor Kosten entstehen.
Firmenkreditkarten
Bestehende Karten integrieren oder unsere verwenden – mit detaillierter Ausgabenkontrolle.
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Finanzteams
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HR- und Travel-Manager
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Rechtsabteilung & IT
Paul Staal
Vorstandsmitglied von Conbit
„Mobilexpense vereinfacht den Alltag spürbar – Verwaltungsaufgaben sind heute deutlich angenehmer als früher, als sie noch reine Belastung waren.“
Marc Eckes
Vorstand Unternehmensentwicklung, Käfer AG
„Wir haben Mobilexpense als schnell und flexibel erlebt. Wir sind ein komplexer Kunde. Mobilexpense hat flexibel auf uns reagiert und uns geholfen!"
Gerald Evers
CFO von Lucien Bikes
„Mit der Kartenintegration sparen wir jetzt mindestens 90 bis 95 % des Aufwands im Vergleich zu unserem alten Papier- und Excel-Prozess.“
Ausgaben im Griff zu behalten und Rückerstattungen reibungslos abzuwickeln, ist zentral für jedes Unternehmen. Es geht nicht nur um Kosten, sondern auch um zufriedene Mitarbeitende. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie beides erfolgreich meistern.
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Automatisiertes Ausgabenmanagement – so einfach, als würde es sich selbst erledigen
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