Ja – Mobilexpense kann folgende Reisedaten automatisch erfassen und importieren:

• Flugbuchungen

• Hotelreservierungen

• Mietwagenbuchungen

• Bahntickets (je nach Einrichtung)

So funktioniert es:

Es gibt mehrere gängige Methoden für den automatischen Import:

Integration mit Reisedienstleistern
Mobilexpense lässt sich in das Travel-Management-System (TMS) Ihres Unternehmens oder die Buchungsplattform Ihres Reisebüros (TMC) integrieren. Sobald Mitarbeitende Reisen über genehmigte Kanäle buchen, werden die Daten automatisch mit dem Spesenbericht synchronisiert.

E-Mail-Erkennung (Parsing)
Rechnungen aus Buchungs-E-Mails (z. B. von Booking.com oder Airlines), die an eine bestimmte Adresse gesendet werden (oder im Posteingang des Nutzers landen), werden automatisch ausgelesen und als Entwurf in Mobilexpense angelegt.

APIs und direkte Datenfeeds
Für Unternehmenskunden kann Mobilexpense Reiseinformationen auch über APIs empfangen – z. B. von Anbietern wie Amadeus, Cytric, Concur Travel oder Egencia.

Mitarbeitende werden in der Regel über einen sicheren Zugang zu externen, vorab genehmigten Reiseplattformen weitergeleitet – z. B. Egencia, TravelPerk oder Cytric. Die Weiterleitung erfolgt über:

• einen SSO-Link (Single Sign-on) oder integrierten Buchungsbutton,

• das Intranet oder das Travel-Portal des Unternehmens,

• eine angebundene Integration im Mobilexpense Marktplatz.

Nach der Buchung werden alle Reisedaten automatisch in Mobilexpense übernommen – für eine schnelle Rückerstattung, Finanzberichterstattung oder die Erfassung von CO₂-Emissionen.

Mobilexpense dient derzeit nicht als eigenständiges Reisebuchungstool. Stattdessen wird es nahtlos mit zertifizierten Reiseanbietern oder Travel Management Companies (TMCs) integriert, um den Buchungsprozess zu vereinfachen.

In Kombination mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Mobilexpense entsteht ein durchgängiger Prozess – von der Reisebuchung bis zur Erstattung. So funktioniert die Integration im Detail:

1. Automatischer Import des Reiseverlaufs

Sobald eine Reise über ein genehmigtes Buchungstool erfolgt:

• Fließen die Buchungsdaten per API oder Datenfeed direkt in Mobilexpense
• Reisedaten wie Datum, Betrag und Anbieter werden automatisch vorausgefüllt
• Optional werden auch Mehrwertsteuer, CO₂-Daten und Kostenstellen übernommen

2. Automatisch vorausgefüllte Spesenberichte

• Reisebezogene Ausgaben erscheinen als Entwurfsposten im Spesenbericht
• Mitarbeitende fügen nur noch Belege hinzu (sofern erforderlich), nehmen kleine Anpassungen vor und reichen den Bericht ein
• Manuelle Eingaben entfallen

3. Compliance & Genehmigungs-Workflows

• Buchungen sind bereits bei der Planung richtlinienkonform
• Ausnahmen werden erkannt – sowohl bei der Reisebuchung als auch bei der Einreichung des Spesenberichts
• Manager und Finanzteam behalten den gesamten Ausgabenzyklus im Blick

4. Kostenkontrolle & Nachhaltigkeit

• Vorabgenehmigungen ermöglichen die Kostenkontrolle vor Reiseantritt
• Nachhaltigkeitsdaten wie CO₂-Emissionen werden für ESG-Reports erfasst
• Stornierungen und ungenutzte Buchungen lassen sich leichter nachvollziehen und abrechnen

Ja – bei Integration mit unterstützten Geschäftsreiseplattformen ermöglicht Mobilexpense die automatische Synchronisierung von Reiseplänen mit dem jeweiligen Reisekostenbericht der Nutzer:innen.

Das bedeutet konkret:

• Flüge, Hotels, Mietwagen und weitere gebuchte Leistungen werden automatisch in Ausgabenentwürfe umgewandelt

• Reisededaten wie Datum, Zielort, Kosten und Anbieter werden automatisch vorausgefüllt

• Kostenstellen, Projektnummern oder Richtlinieninformationen können – je nach Konfiguration – direkt übernommen werden

Hinweis: Die Verfügbarkeit dieser Funktion hängt vom integrierten Geschäftsreiseanbieter ab.

Geschäftsreisemanagement (Corporate Travel Management, CTM) bezeichnet die Planung, Buchung und Steuerung von Geschäftsreisen für Mitarbeitende – basierend auf definierten Reiserichtlinien und unterstützt durch spezialisierte Tools und Dienstleister. Ziel ist es, Geschäftsreisen effizient, kostentransparent und regelkonform zu gestalten.

In Kombination mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Mobilexpense wird das Geschäftsreisemanagement zu einem durchgängigen System, das den gesamten Reise- und Spesenprozess – von der Buchung bis zur Erstattung – automatisiert und vereinfacht.