Reisemanagement, das automatisiert und mitwächst

Ja. Mobilexpense MXP kann verschiedene Reisedaten automatisch erfassen und importieren, darunter:

• Flugbuchungen
• Hotelreservierungen
• Mietwagenbuchungen
• Zugtickets (abhängig von der jeweiligen Einrichtung)

Wie funktioniert der automatische Import?

Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Integration mit Reisemanagement- und Buchungssystemen:
Mobilexpense MXP lässt sich an das Buchungssystem oder die TMC (Travel Management Company) Ihres Unternehmens anbinden. Buchen Mitarbeitende über die vorgesehenen Kanäle, werden die Reisedaten automatisch mit der zugehörigen Reisekostenabrechnung synchronisiert.

2. Automatische Verarbeitung von E-Mails:
Buchungsbestätigungen und Rechnungen, beispielsweise von Booking.com oder Fluggesellschaften, können automatisch aus E-Mails ausgelesen und als Entwurf in Mobilexpense MXP angelegt werden.

3. APIs und direkte Datenübertragung:
Mobilexpense MXP kann Reisedaten über APIs direkt von Anbietern wie Amadeus, Cytric, Concur Travel oder Egencia übernehmen. Dadurch fließen Buchungsdaten automatisch in den Reise- und Abrechnungsprozess ein.

Weiterleitung zu freigegebenen Reiseanbietern:

Mitarbeitende buchen ihre Geschäftsreisen über die vom Unternehmen freigegebenen externen Buchungsplattformen, beispielsweise Egencia, TravelPerk oder Cytric. Der Zugriff kann auf verschiedenen Wegen erfolgen:

• über Single Sign-on (SSO) oder einen integrierten Buchungsbutton
• über das Intranet oder das Reiseportal des Unternehmens
• über eine angebundene Integration im Mobilexpense Marketplace

Nach der Buchung werden die Reisedaten automatisch in Mobilexpense MXP übernommen und stehen dort für die Reisekostenabrechnung, das Reporting oder die CO₂-Erfassung zur Verfügung.

Mobilexpense MXP ist keine eigene Reisebuchungsplattform. Stattdessen lässt sich die Lösung mit freigegebenen Reiseanbietern und Travel Management Companies (TMCs) integrieren. Mitarbeitende buchen ihre Geschäftsreisen weiterhin über die gewohnten Buchungssysteme, während die relevanten Reisedaten automatisch in Mobilexpense MXP übernommen werden.

Durch die Integration des Reisemanagements mit einer Lösung wie Mobilexpense MXP entsteht ein durchgängiger Prozess von der Buchung bis zur Erstattung.

1. Reisedaten automatisch übernehmen
Sobald Mitarbeitende über ein freigegebenes Buchungssystem buchen, werden die Reisedaten per API oder Datenfeed an Mobilexpense MXP übertragen. Angaben wie Datum, Betrag und Anbieter werden automatisch übernommen. Je nach Integration können auch Mehrwertsteuer, CO₂-Daten und Kostenstellen ergänzt werden.

2. Reisekostenabrechnung automatisch vorbereiten
Reisebezogene Ausgaben werden automatisch als Entwurf angelegt. Mitarbeitende ergänzen bei Bedarf Belege oder fehlende Angaben und reichen die Reisekostenabrechnung anschließend ein. Eine erneute Eingabe der Reisedaten entfällt.

3. Richtlinien und Freigaben berücksichtigen
Buchungen und eingereichte Ausgaben werden anhand der hinterlegten Richtlinien geprüft. Abweichungen lassen sich frühzeitig erkennen, während Management und Finanzteam den gesamten Prozess im Blick behalten.

4. Kosten und Nachhaltigkeitsdaten im Blick behalten
Durch Freigaben vor der Reise können Unternehmen Kosten frühzeitig kontrollieren. CO₂-Daten lassen sich erfassen und stornierte oder nicht genutzte Buchungen einfacher abgleichen.

Ja. Mobilexpense MXP kann Reisedaten automatisch in die zugehörige Reisekostenabrechnung übernehmen, wenn eine unterstützte Reiseplattform angebunden ist.

Das bedeutet:

• Flug-, Hotel- und Mietwagenbuchungen sowie weitere Reiseleistungen können automatisch als Ausgabenentwürfe angelegt werden.
• Reisedaten wie Datum, Reiseziel, Kosten und Anbieter werden automatisch übernommen.
• Je nach Konfiguration können Kostenstellen, Projektcodes und Richtlinieninformationen direkt zugeordnet werden.

Hinweis: Welche Daten automatisch synchronisiert werden können, hängt vom angebundenen Reiseanbieter und der jeweiligen Integration ab.

Reisemanagement umfasst die Planung, Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen. Unternehmen nutzen dafür festgelegte Reiserichtlinien, Buchungssysteme und Reiseanbieter, um Geschäftsreisen effizient zu organisieren, Kosten zu kontrollieren und die Einhaltung interner sowie gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen.

In Verbindung mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Mobilexpense MXP entsteht ein durchgängiger Prozess für Geschäftsreisen und Spesen, von der Buchung über die Reisekostenabrechnung bis zur Erstattung.