Compliance im Ausgabenmanagement automatisieren

Auffälligkeiten im Blick

Prüfen Sie nicht jede einzelne Abrechnung. Control Automation hebt auffällige oder richtlinienwidrige Ausgaben automatisch hervor.

Prüfprozesse effizient skalieren

Konforme Ausgaben werden automatisch freigegeben. Zusätzliche manuelle Prüfungen sind nur dort nötig, wo sie wirklich Mehrwert schaffen.

Richtlinien durchsetzen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Ausgabenrichtlinien automatisch, einheitlich und ohne Ausnahmen angewendet werden.

Klare Regeln. Für jede Ausgabe. Jederzeit.

Definieren Sie Ihre Richtlinien passend zu Ihrem Unternehmen und wenden Sie sie konsequent auf jede Ausgabe an.

Richtlinien individuell nach Gesellschaft, Mitarbeitendengruppe, Abteilung, Projekt oder Ausgabenkategorie definieren.
Lokale Steuervorgaben zentral in Ihren Richtlinien berücksichtigen.
Kontrollen flexibel an neue Anforderungen anpassen, ohne Freigabeprozesse neu aufsetzen zu müssen.

Richtlinienvertöße werden automatisch hervorgehoben

Bis zu 90 % weniger manueller Prüfaufwand

Fokus auf Ausnahmen statt auf jede einzelne Ausgabe

Bearbeiten Sie Ausgaben schneller, während die KI Prüfungen in Echtzeit übernimmt.
Wenden Sie Richtlinien konsistent über alle Gesellschaften und Teams hinweg an.
Entlasten Sie Ihr Team von manuellen Kontrollen und konzentrieren Sie sich auf risikobehaftete Ausnahmen.

Unsere KI prüft 100 % aller Ausgaben in Echtzeit und wendet Ihre Richtlinien konsequent an.

Automatische Berechnung des Verpflegungsmehraufwands mit Mobilexpense

Regelbasiert

Legen Sie Ihre Richtlinien einmal fest. Regelkonforme Ausgaben werden automatisch geprüft, ohne zusätzliche manuelle Kontrollen.

Vorausschauend

Mitarbeitende werden bereits bei der Einreichung auf Verstöße hingewiesen. Das reduziert Rückfragen und Korrekturschleifen im Finanzteam.

Transparent

Alle automatisierten Entscheidungen werden protokolliert, mit Zeitstempel versehen und für Prüfungen nachvollziehbar dokumentiert.

Flexibel konfigurierbar

Von internationalen Unternehmensgruppen bis zu lokalen Compliance-Anforderungen: Richtlinien lassen sich flexibel an Ihre Arbeitsweise anpassen.

Manuelle Prüfung

Control Automation in MXP

Rolle des Finanzteams

Finanzteams prüfen jede Ausgabe einzeln, gleichen Belege ab und kontrollieren die Einhaltung von Richtlinien.

Die KI prüft 100 % aller Ausgaben in Echtzeit, ordnet Belege zu und wendet Richtlinien automatisch an. Eingriffe sind nur bei Ausnahmen erforderlich.

Richtlinieneinhaltung

Die Einhaltung von Richtlinien hängt davon ab, dass Mitarbeitende Regeln kennen und Prüfer Abweichungen erkennen.

Richtlinien sind im System hinterlegt und werden automatisch angewendet.

Zeitaufwand

Hoher manueller Aufwand für Finanzteams und Führungskräfte.

Minimaler manueller Aufwand. Prüfungen laufen weitgehend automatisch im Hintergrund.

Fehler- und Betrugsrisiko

Höheres Risiko durch menschliche Fehler und verzögerte Kontrollen.

Geringeres Risiko durch Echtzeitkontrollen und automatisierte Prüfungen.

Nutzererlebnis

Rückfragen entstehen oft erst nach der Einreichung und führen zu Frustration.

Klare Vorgaben von Anfang an. Mitarbeitende wissen sofort, was zulässig ist.

Mitarbeitende reichen ihre Ausgabe ein

Mitarbeitende reichen ihre Ausgabe zur Prüfung ein. Der KI-gestützte Belegscanner erfasst relevante Informationen automatisch.

Control Automation prüft automatisch

Die KI prüft Belege, wendet Ihre Ausgabenrichtlinien an und erkennt Unstimmigkeiten oder Risiken automatisch.

Finanzteams prüfen nur Ausnahmen

Anstatt jede einzelne Ausgabe zu kontrollieren, konzentriert sich das Finanzteam auf auffällige oder risikobehaftete Fälle.

Länder weltweit im Einsatz

Interne Datenauswertung

Erfolgreiche Projekte und Implementierungen

Interne Datenauswertung

der eingereichten Spesen müssen manuell geprüft werden

Kundenstimme von Panasonic Industry Europe

„MXP deckt den gesamten Prozess von der Reise bis zur Abrechnung ab und lässt sich flexibel an unsere Anforderungen anpassen.“

Michael Kronthaler, Leiter Corporate Services

„Die Integration von MXP mit Systemen wie Egencia und AirPlus sorgt für reibungslose Reise- und Spesenprozesse, von der Buchung bis zur Rückerstattung.“

Erik Schriemer, Specialist Support Services

„Das Mobilexpense-Team ist immer hilfsbereit und sucht proaktiv nach Lösungen für unsere Herausforderungen. MXP ist einfach zu bedienen und mit Internetzugang von überall nutzbar.“

Günter Müller, Globales Prozessmanagement, FtC

Vertrieb kontaktieren

Ausgabenmanagement, das zu Ihrem Unternehmen passt

Unternehmensusgaben über mehrere Gesellschaften, Systeme und Märkte hinweg zu steuern, ist komplex. Im persönlichen Gespräch geht es deshalb um:

Ihre aktuellen Prozesse, Herausforderungen und Anforderungen.
Wie sich Mobilexpense in Ihre bestehende Finanz- und IT-Landschaft integriert.
Wie wir Sie bei Implementierung, Richtlinienkontrolle und internationaler Skalierung unterstützen.

Control Automation ist eine intelligente Prüfschicht innerhalb von MXP by Mobilexpense.

Die Lösung prüft jede Ausgabe automatisch anhand Ihrer Unternehmensrichtlinien, ohne dass eine manuelle Kontrolle erforderlich ist.

Belege werden automatisch zugeordnet, Regeln konsequent angewendet und Abweichungen von Ihren Richtlinien sofort erkannt.

Definieren Sie Ihre Ausgabenrichtlinien einmal und lassen Sie MXP deren Einhaltung automatisch überwachen.

Traditionell werden Ausgabenrichtlinien durch manuelle Kontrollen und die Prüfung einzelner Ausgaben durch das Finanzteam durchgesetzt. Dieser Ansatz ist zeitaufwendig, fehleranfällig und lässt sich nur schwer skalieren.

Mit Control Automation können Sie den manuellen Prüfaufwand um bis zu 50 % reduzieren*.

Unsere KI prüft 100 % aller Ausgaben in Echtzeit, ordnet Belege zu und wendet Ihre Richtlinien automatisch und konsistent an. Finanzteams greifen nur noch bei Ausnahmen ein, die tatsächlich Aufmerksamkeit erfordern.

* Der Grad der Automatisierung kann je nach Konfiguration und individuellen Anforderungen variieren.

Bei manuellen Prüfungen müssen Finanzteams jede Ausgabe einzeln kontrollieren, Belege abgleichen und die Einhaltung von Richtlinien prüfen, auch wenn die meisten Einreichungen korrekt sind. Mit steigender Anzahl an Ausgaben wird dieser Prozess schnell zeitaufwendig, repetitiv und schwer skalierbar.

Control Automation nimmt Ihrem Team diesen Aufwand ab.

Die KI prüft 100 % aller Ausgaben in Echtzeit, ordnet Belege zu und wendet Ihre Regeln konsistent auf jede Abrechnung an. Statt alles manuell zu prüfen, greifen Finanzteams nur noch ein, wenn etwas nicht den Vorgaben entspricht.

So lassen sich manuelle Prüfungen deutlich reduzieren. Panasonic Industry Europe berichtet zum Beispiel: „Heute müssen nur noch 10 % der eingereichten Ausgaben manuell geprüft werden.“

Erkennen Sie Risiken frühzeitig mit automatisierten Kontrollen und integrierten Schutzmechanismen.

Control Automation identifiziert auffällige Ausgaben, bevor eine Erstattung erfolgt. So lassen sich Betrugsrisiken reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass jede Ausgabe konsequent anhand Ihrer Richtlinien geprüft wird.

Mobilexpense hält steuerliche Vorgaben, Verpflegungspauschalen und gesetzliche Anforderungen stets auf dem aktuellen Stand, damit Ihre internationalen Teams Ausgaben regelkonform einreichen können.

Die Lösung berücksichtigt länderspezifische Anforderungen automatisch und reduziert den Aufwand für Rückfragen, Korrekturen und manuelle Prüfungen.

Control Automation ist vollständig in den Ausgabenprozess integriert.

Es sind keine zusätzlichen Systeme, Exporte oder manuellen Kontrollen erforderlich. Die Prüfungen erfolgen in Echtzeit direkt während der Einreichung und Freigabe von Ausgaben.

Detaillierte Regeln, automatische Kontrollen und definierte Richtlinien sorgen dafür, dass Auffälligkeiten sofort erkannt werden. Mitarbeitende erhalten direktes Feedback, wenn Angaben fehlen oder eine Ausgabe nicht den Vorgaben entspricht.

So werden Fehler frühzeitig vermieden und die Einhaltung von Richtlinien für alle Beteiligten deutlich einfacher.

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Control Automation für maximale Prüfungssicherheit

Richtlinien automatisch anwenden, über alle Gesellschaften, Länder und Ausgaben hinweg.