Automatisiertes Ausgabenmanagement mit Declaree

Mittelständische Unternehmen in Europa vertrauen auf Declaree by Mobilexpense, um ihr Ausgabenmanagement zu digitalisieren und Prozesse wie die Reisekosten- und Spesenabrechnung effizient zu automatisieren. Sie profitieren davon, dass sie:

Veraltete manuelle Prozesse eliminieren.
Genehmigungen und Erstattungen beschleunigen.
Ausgaben außerhalb der Richtlinien automatisch erkennen und ablehnen.

So funktioniert's

Nutzerin verwaltet Ausgaben mit der Ausgabenmanagement-App von Mobilexpense; Firmenkarten und Interface auf Smartphone und Desktop sichtbar

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Automatisierte Reisekostenabrechnung

Belege per OCR erfassen, Ausgaben automatisch erstellen und kategorisieren. Sie werden direkt in den Genehmigungsworkflow übernommen, die Übergabe an die Lohnabrechnung ist vorbereitet – weniger Nacharbeit, weniger Fehler.

Richtlinien & Genehmigungen in Echtzeit

Grenzwerte, bevorzugte Anbieter und Reiserichtlinie sind hinterlegt. Jede Ausgabe wird sofort geprüft, Genehmigungen laufen automatisch. BMF-Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten sind berücksichtigt.

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Firmenkreditkarten nahtlos integrieren

Physisch, virtuell oder einmalig: Kartentransaktionen werden automatisch importiert und mit Belegen gematcht. 0 % Fremdwährungszuschlag bei Kartenzahlungen – ideal für internationale Reisen. Ausgaben in Echtzeit, volle Budgetkontrolle.

KI-gestützter Belegscanner

Declaree-App: die mobile Lösung für schnelle und digitale Belegerfassung

Individuell anpassbare Richtlinien in Echtzeit durchsetzen
Jede Ausgabe wird sofort gegen Ihre Reiserichtlinie und Limits geprüft. Hinweise/Blocker verhindern Regelverstöße, der Genehmigungsworkflow startet automatisch.

Pauschalen und Kilometer im mobilen Workflow
Verpflegungsmehraufwand (BMF-Pauschalen) inkl. Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten sowie Kilometerpauschalen sind hinterlegt – Reisen, Pauschalen und Belege praktisch in einer App.

Compliance direkt in Ihre Workflows integriert
Prüf- und Genehmigungsschritte werden protokolliert; Belege revisionssicher archiviert. GoBD-konform, DSGVO-gerecht, Exporte bereit für Betriebsprüfung.

Intuitive Mobile-App

Weniger Tippen, weniger Aufwand – für zufriedenere Mitarbeitende

Fotografieren Sie Ihren Beleg mit der KI-gestützten OCR-Technologie der Declaree-App – schnell, digital und fehlerfrei.

Verfügbar für iOS & Android
Spesen und Reisekosten in der App erfassen, einreichen und genehmigen
Ausgabenpositionen automatisch erstellen
Kilometerpauschalen und Verpflegungspauschalen mit wenigen Klicks hinzufügen
Push-Benachrichtigungen für alle Kartentransaktionen erhalten

Mobilexpense-App mit Firmenkarte: Ausgaben digital erfassen, Karten verwalten und reibungslos abrechnen – auch mobil und international.

Skalierbar, integriert und rechtskonform

Genau so, wie es sein sollte.

Die leistungsstarke Declaree-App passt sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft ein:

Schnell und einfach an Ihre internen Prozesse anpassbar
Leicht zu implementieren – schnell, stabil und zuverlässig
Verbindung zu HR-, ERP- und Buchhaltungssystemen sowie Integration mit SSO (Single Sign-On)

Integrationen und Schnittstellen mit Mobilexpense

Automatisierte Fahrtkostenabrechnung

Berechnen und erfassen Sie gesetzliche Kilometerpauschalen mit unserer Google Maps-Integration und fügen Sie sie direkt zu Ihrer Spesenabrechnung hinzu.

Verpflegungspauschalen

Berechnen und erfassen Sie gesetzliche Verpflegungspauschalen – wahlweise nach steuerrechtlichen Vorgaben oder unternehmensspezifischen Richtlinien.

Regeln & Workflows

Erstellen Sie individuelle Genehmigungs- und Kontrollprozesse und verwalten Sie komplexe Freigabe- und Eskalationsworkflows.

Spesenrichtlinien

Legen Sie individuelle Regeln und Ausgabenlimits pro Kategorie und Mitarbeitendengruppe fest.

Mehrsprachiger Support

Verfügbar in 7 Sprachen: Deutsch, Englisch, Niederländisch, Französisch, Italienisch, Spanisch und Portugiesisch.

Buchhaltungs- und ERP-Anbindung

Automatischer Export von Buchhaltungsdaten und nahtlose Datenübertragung aus Ihrem ERP- oder Gehaltsabrechnungssystem.