Mehr Effizienz durch automatisiertes Ausgabenmanagement
Sparen Sie Zeit, vermeiden Sie Fehler und erhöhen Sie die Transparenz – von der Spesenerfassung bis zur Rückerstattung.
Automatische Weiterleitung von Ausgaben an die richtigen Genehmigenden.
Einhaltung von internen Richtlinien und steuerrechtlichen Vorschriften durch automatisierte Workflows.
Echtzeitdaten für fundierte und vorausschauende Budgetplanung.
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Regeln und Workflows zentral festlegen, überall durchsetzen
Nahtlose Einhaltung länderspezifischer Vorgaben in allen Märkten.
Entlastung für das Finanzteam durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben.
Weniger Verwaltungsaufwand für Mitareitende und mehr Zeit für das, was wirklich zählt.
Menschliche Fehler minimieren und kostspielige Prozessfehler verhindern.
Automatisch regelkonform – länderspezifische Vorgaben sind im System hinterlegt.
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Belege einfach per App scannen oder als Foto hochladen
Mit der intuitiven App scannen Sie Ihre Belege ganz einfach unterwegs oder laden ein Foto hoch – ob per Smartphone oder am Laptop. Die digitale Belegerfassung mit KI-gestützter Texterkennung (OCR) füllt die relevanten Felder für Sie automatisch aus. Sobald alle Angaben korrekt sind, fügen Sie die Ausgabe Ihrem Bericht hinzu.
Ausgaben freigeben
Legen Sie individuelle Freigabe-Workflows fest und definieren Sie, wer welche Ausgabenberichte prüfen darf. Sobald ein Bericht abgeschlossen und eingereicht ist, erhalten die zuständigen Personen automatisch eine Benachrichtigung zur Überprüfung. Anschließend können sie die Ausgaben genehmigen oder ablehnen.
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Abweichungen automatisch erkennen
Verstöße gegen Richtlinien werden bereits beim Einreichen markiert. Ausgabenberichte mit regelwidrigen Angaben erhalten ein Warnsymbol, noch bevor sie zur Freigabe gelangen. So erkennen Genehmigende auf einen Blick, ob eine Ausgabe den Unternehmensrichtlinien entspricht.
Erstattungen schneller abwickeln
Wenn Ihr ERP- und Lohnabrechnungs-System nahtlos integriert ist, lassen sich Daten und Workflows automatisch synchronisieren.
Mitarbeitende werden sofort benachrichtigt, wenn ein Ausgabenbericht abgelehnt wurde – so vermeiden Sie unnötiges Hin und Her.
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Mehrwertsteuer einfach zurückfordern
Mobilexpense liefert alle Buchhaltungsdaten, um nationale und internationale Mehrwertsteuererstattungen effizient umzusetzen. Die Mehrwertsteuer wird entweder von Mitarbeitenden ausgewählt oder durch die Buchhaltung ergänzt.
Eine integrierte Datenbank enthält alle gültigen Mehrwertsteuersätze – nach Kategorie und Land.
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Datenbasiert entscheiden – klar, schnell und fundiert
Erhalten Sie automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei übermäßigen Ausgaben.
Erkennen Sie Top-Ausgebende, Ausgabentrends und Unregelmäßigkeiten über interaktive Karten und visuelle Hinweise – regionsübergreifend.
Nutzen Sie saisonale Daten zur Optimierung Ihrer Budgetplanung und Prognosen.
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Paul Staal
Vorstandsmitglied von Conbit
„Mobilexpense vereinfacht den Alltag spürbar – Verwaltungsaufgaben sind heute deutlich angenehmer als früher, als sie noch reine Belastung waren.“
Marc Eckes
Vorstand Unternehmensentwicklung, Käfer AG
„Wir haben Mobilexpense als schnell und flexibel erlebt. Wir sind ein komplexer Kunde. Mobilexpense hat flexibel auf uns reagiert und uns geholfen!"
Gerald Evers
CFO von Lucien Bikes
„Mit der Kartenintegration sparen wir jetzt mindestens 90 bis 95 % des Aufwands im Vergleich zu unserem alten Papier- und Excel-Prozess.“
SpendLab stärkt die Einhaltung von Ausgabenrichtlinien
Automatisierte AusgabengenehmigungenJede Ausgabe durchläuft einen strukturierten Genehmigungsprozess – zunächst durch die Führungskraft, dann durch HR.
Festgelegte Erstattungsrichtlinien konsequent umgesetztPauschalen für Homeoffice, Kilometer oder andere feste Erstattungen sind im System vordefiniert.
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Was wäre, wenn Ausgaben & Spesen kein Thema mehr wären?
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