Mehr Effizienz durch automatisiertes Ausgabenmanagement

Von der Belegerfassung bis zur Rückerstattung: Geschäftsausgaben digital, schnell und fehlerfrei verwalten.

Automatisierte Weiterleitung und Genehmigung von Ausgaben in Sekunden.
Einhaltung interner Richtlinien und steuerlicher Vorgaben durch digitale Workflows.
Echtzeit-Daten für präzise Budgetplanung und strategisches Ausgabenmanagement.

So funktioniert’s

Mitarbeiter erfasst Belege digital mit einer Ausgabenmanagement-Software auf dem Laptop – automatisiertes Ausgabenmanagement für Unternehmen

Oetker Collection Mobilexpense Kunde

Eimskip Mobilexpense Kunde

Synlab Mobilexpense Kunde

Luftansa City Airlines Mobilexpense Kunde

Hela Mobilexpense Kunde

ADAC Mobilexpense Kunde

Belegerfassung und Datenauslese
Digitale Belege statt Papierchaos – schnell, fehlerfrei und GoBD-konform mit Mobilexpense.

Automatische Belegerfassung: Kein manuelles Eintippen mehr – unsere OCR-Technologie liest Daten präzise aus und kategorisiert sie korrekt.
Echtzeit-Erfassung von Ausgaben: Mobil oder webbasiert, jederzeit verfügbar.
Belege in Sekunden verarbeiten: Minimiert Fehler, maximiert Effizienz.
Richtlinien und Budgetvorgaben automatisch prüfen: Compliance und Kostenkontrolle sind sichergestellt.

Regeln und Workflows zentral steuern – weltweit einhalten

Automatisierte Workflows für länderspezifische Compliance und effizientes Ausgabenmanagement

Entlastung für Finanzteams: Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert – von der Genehmigung bis zur Auszahlung.
Weniger Verwaltungsaufwand für Mitareitende und mehr Zeit für das, was wirklich zählt.
Fehler minimieren: Automatisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler und verhindern kostspielige Abweichungen.
Regelkonformität sicherstellen: Alle länderspezifischen Richtlinien und steuerlichen Vorgaben sind im System hinterlegt und werden automatisch durchgesetzt.

Teammeeting zur Abstimmung von Ausgaben-Workflows – Ausgabenmanagement-Software zeigt automatisierte Genehmigungsprozesse von Einreichung bis Auszahlung

Belege digital erfassen

Erfassen Sie Ausgaben in Sekunden – mit dem KI-gestützten Belegscanner und der intuitiven Mobilexpense App.

Genehmigungen weiterleiten

Automatisieren Sie Ihre Freigabeprozesse: Weisen Sie Genehmigende zu, definieren Sie Workflows und benachrichtigen Sie Verantwortliche in Echtzeit.

Richtlinienverstöße erkennen

Vermeiden Sie Richtlinienverletzungen durch automatische Prüfungen und Warnhinweise – noch bevor Probleme entstehen.

Rückerstattungen schneller bearbeiten

An ERP und Lohnabrechnung anbinden. Daten werden automatisch synchronisiert, Mitarbeitende erhalten sofort Updates zu Freigaben oder Ablehnungen.

Mehrwertsteuer korrekt zurückfordern

Automatisieren Sie die Mehrwertsteuer-Rückerstattung über Ländergrenzen hinweg mit präzisen, kategoriebasierten Steuersätzen direkt in jedem Bericht.

Ausgaben analysieren und optimieren

Behalten Sie Ihre Ausgaben im Blick: Erhalten Sie automatische Benachrichtigungen bei Auffälligkeiten und saisonale Analysen für eine präzise Budgetplanung.

KI-gestützte Belegerfassung

Die benutzerfreundliche Mobile-App von Declaree vereinfacht die Spesenabrechnung. Papierbelege lassen sich mit einem Tipp in digitale Ausgaben umwandeln.

Richtliniendurchsetzung

Ausgaben, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen, werden automatisch erkannt und markiert, noch bevor sie eingereicht werden.

Intelligente Kategorisierung

Kategorien, Kostenstellen oder Buchungscodes werden automatisch zugewiesen – basierend auf Händler oder Nutzerrolle.

Genehmigungs-Workflows

Erstellen Sie integrierte Freigabeprozesse basierend auf benutzerdefinierten Feldern für maximale Compliance mit internen und externen Vorgaben.

Audit-Trail

Jeder Schritt – von der Erstellung bis zur Freigabe – wird automatisch mit Zeitstempel protokolliert und revisionssicher archiviert.

Integration mit ERP- und Lohnsystemen

Validierte Ausgaben werden direkt an Ihr ERP- oder HR-System übergeben – z. B. SAP, NetSuite oder Buchhaltungs- und Lohnlösungen.

Manueller Prozess

Mit Mobilexpense automatisiert

Ausgabenverarbeitung

Mitarbeitende erfassen alle Daten manuell

OCR scannt Belege und füllt Felder automatisch aus

Kategorisierung

Nutzer:innen raten die passende Kategorie

Automatische Zuordnung zur richtigen Kategorie

Spesenbericht erstellen

Muss manuell erstellt werden

Vorausgefüllt mit Belegen und Kartentransaktionen

Genehmigungsprozess

Mehrfache E-Mail-Rückfragen

Dynamische, regelbasierte Freigabeworkflows

Rückerstattung

Verzögert durch Fehler und fehlende Daten

Schnellere Erstattung dank vollständiger und korrekter Daten

Kleinunternehmen

Rechtskonform und effizient: Bußgelder vermeiden, steuerrechtliche Vorgaben erfüllen und Ausgaben im Blick behalten.

Mehr erfahren

Mittelstand

Richtlinien durchsetzen, Freigaben automatisieren und Ausgaben über Abteilungen hinweg im Blick behalten.

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Konzerne

Für komplexe Unternehmensstrukturen – mit Compliance über Ländergrenzen hinweg und Echtzeit-Transparenz.

Mehr erfahren

Erfolgsgeschichten aus der Praxis

„Mobilexpense vereinfacht den Alltag spürbar – Verwaltungsaufgaben sind heute deutlich angenehmer als früher, als sie noch reine Belastung waren.“

Paul Staal

Vorstandsmitglied von Conbit

„Wir haben Mobilexpense als schnell und flexibel erlebt. Wir sind ein komplexer Kunde. Mobilexpense hat flexibel auf uns reagiert und uns geholfen!"

Marc Eckes

Vorstand Unternehmensentwicklung, Käfer AG

„Mit der Kartenintegration sparen wir jetzt mindestens 90 bis 95 % des Aufwands im Vergleich zu unserem alten Papier- und Excel-Prozess.“

Gerald Evers

CFO von Lucien Bikes

Mobilexpense hat 4,5 von 5 Sternen auf Gartner

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