ROI-Rechner für Ausgabenmanagement-Software
Berechnen Sie den ROI (Return on Investment) und die Rentabilität einer Ausgabenmanagement-Software. Erfahren Sie, welche Einsparungen möglich sind, wann sich Ihre Investition amortisiert und ab wann sich automatisierte Spesenprozesse lohnen.
Ihr aktueller Prozess
Beschreiben Sie Ihren aktuellen Prozess, von der Anzahl der Abrechnungen bis zum Zeitaufwand.
Ihr Einsparpotenzial auf einen Blick
Ihren vollständigen ROI-Report erhalten
Geben Sie Ihre Kontaktdaten ein, um Ihren vollständigen ROI-Report zu erhalten.
Wie berechnet man den ROI von Ausgabenmanagement-Software?
Die Berechnung des ROI (Return on Investment) hilft Ihnen zu verstehen, ob die Einsparungen die Kosten einer Ausgabenmanagement-Software übersteigen.
Typische Einsparungen entstehen durch:
- Weniger manuellen Aufwand bei der Bearbeitung von Abrechnungen
- Weniger Korrekturen durch automatisierte Prozesse
- Reduzierung unnötiger Ausgaben durch bessere Kontrolle
- Höhere Einhaltung von Spesenrichtlinien und internen Vorgaben
Eine einfache Formel zur Berechnung des ROI lautet: (Nettoeinsparungen ÷ geschätzte Softwarekosten) × 100
Ist das Ergebnis positiv, erzielt die Investition einen finanziellen Mehrwert.
Was kostet manuelle Spesenabrechnung im Durchschnitt?
Die Kosten manueller Spesenabrechnungen sind oft höher, als viele Unternehmen erwarten, da sich der Aufwand auf mehrere Personen und Prozessschritte verteilt.
Typische Kostentreiber sind:
- Zeitaufwand von Mitarbeitenden für das Erfassen und Einreichen von Spesenabrechnungen
- Zeitaufwand von Vorgesetzten für Prüfung und Freigabe
- Zeit im Finanzteam für die Kontrolle von Belegen, Korrekturen und Rückerstattungen
- Verzögerungen durch Rückfragen und unvollständige Angaben
Multipliziert mit der Anzahl der monatlichen Abrechnungen können sich diese versteckten Prozesskosten schnell summieren.
Wo entstehen Einsparungen im Ausgabenmanagement?
Beim Umstieg auf automatisierte Prozesse im Ausgabenmanagement entstehen Einsparungen typischerweise in vier zentralen Bereichen:
- Weniger Zeitaufwand für manuelle Aufgaben, zum Beispiel das Prüfen von Belegen oder das Hochladen von Dokumenten
- Weniger Fehler bei der Verarbeitung von Abrechnungen und Rückerstattungen
- Einsparungen durch mehr Transparenz über Unternehmensausgaben
- Einsparungen durch eine bessere Einhaltung von Reiserichtlinien und internen Vorgaben
Zusammengefasst reduzieren automatisierte Workflows wiederkehrende Aufgaben, verringern den Bedarf an manuellen Eingriffen und helfen dabei, fehlerhafte oder nicht regelkonforme Ausgaben frühzeitig zu erkennen.
Insgesamt führen diese Verbesserungen zu geringeren Betriebskosten, weniger Fehlern und einer besseren Kontrolle über Unternehmensausgaben.
Wie viel kann Ihr Finanzteam durch Automatisierung im Ausgabenmanagement sparen?
Die tatsächlichen Einsparungen durch Automatisierung hängen von mehreren Faktoren ab, zum Beispiel vom Abrechnungsvolumen, dem Zeitaufwand pro Abrechnung, den Personalkosten und bestehenden Ineffizienzen im Prozess.
Unternehmen mit vielen Abrechnungen und stark manuellen Prüfprozessen profitieren in der Regel am meisten.
Selbst kleinere Verbesserungen können, auf das gesamte Unternehmen angewendet, zu erheblichen jährlichen Einsparungen führen.
Häufig gestellte Fragen - FAQ
Der ROI (Return on Investment) von Ausgabenmanagement-Software wird berechnet, um zu prüfen, ob die jährlichen Einsparungen die Kosten der Software übersteigen. Einsparungen entstehen auf verschiedene Weise, zum Beispiel durch geringeren manuellen Aufwand, weniger Korrekturen und eine bessere Kontrolle über Ausgaben.
Eine gängige Formel lautet:
(Nettoeinsparungen ÷ Softwarekosten) × 100
Ist das Ergebnis positiv, lohnt sich die Investition.
Dieser Rechner verwendet die monatliche Anzahl an Spesenabrechnungen, das monatliche Spesenvolumen, die Anzahl aktiver Nutzer, feste Benchmark-Annahmen und das ausgewählte Land, um das Einsparpotenzial zu schätzen.
Die Länderauswahl wendet einen länderspezifischen durchschnittlichen Stundensatz an. Die Arbeitskostendaten basieren auf Eurostat: Eurostat, hourly labour costs in 2024.
Der Rechner schätzt Personalkosteneinsparungen durch weniger manuelle Bearbeitungszeit und Einsparungen durch bessere Ausgabenkontrolle. Die Softwarekosten werden automatisch anhand der ausgewählten aktiven Nutzer berechnet. Die Nettoeinsparungen ergeben sich nach Abzug dieser geschätzten Softwarekosten. Daraus werden anschließend ROI und Amortisationszeit berechnet.
Wie hoch die Einsparungen ausfallen, hängt von verschiedenen Faktoren ab, zum Beispiel von der Reife Ihrer Prozesse, dem Abrechnungsvolumen, den Personalkosten und dem Anteil vermeidbarer Ausgaben.
Unternehmen mit vielen Abrechnungen und stark manuellen Prozessen erzielen in der Regel die größten Einsparungen durch Automatisierung.
Ein ROI-Rechner wie dieser hilft Ihnen dabei, eine erste Einschätzung zu bekommen, ob sich die Investition lohnt. Die Ergebnisse sind keine exakte Prognose, geben aber eine gute Orientierung, wo Sie Zeit und Kosten einsparen können.
Ob sich Ihre Investition lohnt, hängt vor allem von folgenden Faktoren ab:
- Anzahl der bearbeiteten Abrechnungen
- Fester Benchmark für den Zeitaufwand pro Abrechnung
- Länderspezifischer durchschnittlicher Stundensatz
- Höhe des verwalteten Ausgabenvolumens
- Anteil vermeidbarer Ausgaben oder nicht regelkonformer Ausgaben, die reduziert werden können
Je höher das Abrechnungsvolumen und je ineffizienter die manuellen Prozesse, desto größer ist in der Regel das ROI-Potenzial.
Der Rechner verwendet feste Benchmark-Annahmen für Bearbeitungszeit, geschätzte Zeitersparnis und Reduzierung unnötiger Ausgaben, um eine konsistente Orientierung zu geben.
Der Benchmark für den Zeitaufwand pro Abrechnung basiert auf Referenzwerten von HROne. Statt eines allgemeinen Stundensatzes verwendet der Rechner jetzt länderspezifische durchschnittliche Arbeitskosten auf Basis von Eurostat-Arbeitskostendaten für 2024.
Die Werte sind als transparente Benchmark-Grundlage gedacht. Die tatsächlichen Ergebnisse können je nach Prozessen, Richtlinien, Akzeptanz und Implementierungsumfang variieren.