ROI-Rechner für Ausgabenmanagement-Software
Berechnen Sie den ROI (Return on Investment) und die Rentabilität einer Ausgabenmanagement-Software. Erfahren Sie, welche Einsparungen möglich sind, wann sich Ihre Investition amortisiert und ab wann sich automatisierte Spesenprozesse lohnen.
Ihr aktueller Prozess
Beschreiben Sie Ihren aktuellen Prozess, von der Anzahl der Abrechnungen bis zum Zeitaufwand.
Ihr Einsparpotenzial auf einen Blick
Ihren vollständigen ROI-Report erhalten
Geben Sie Ihre Kontaktdaten ein, um Ihren vollständigen ROI-Report zu erhalten.
Wie berechnet man den ROI von Ausgabenmanagement-Software?
Die Berechnung des ROI (Return on Investment) hilft Ihnen zu verstehen, ob die Einsparungen die Kosten einer Ausgabenmanagement-Software übersteigen.
Typische Einsparungen entstehen durch:
- Weniger manuellen Aufwand bei der Bearbeitung von Abrechnungen
- Weniger Korrekturen durch automatisierte Prozesse
- Reduzierung unnötiger Ausgaben durch bessere Kontrolle
- Höhere Einhaltung von Spesenrichtlinien und internen Vorgaben
Eine einfache Formel zur Berechnung des ROI lautet: (Nettoeinsparungen ÷ Softwarekosten) × 100
Ist das Ergebnis positiv, erzielt die Investition einen finanziellen Mehrwert.
Was kostet manuelle Spesenabrechnung im Durchschnitt?
Die Kosten manueller Spesenabrechnungen sind oft höher, als viele Unternehmen erwarten, da sich der Aufwand auf mehrere Personen und Prozessschritte verteilt.
Typische Kostentreiber sind:
- Zeitaufwand von Mitarbeitenden für das Erfassen und Einreichen von Spesenabrechnungen
- Zeitaufwand von Vorgesetzten für Prüfung und Freigabe
- Zeit im Finanzteam für die Kontrolle von Belegen, Korrekturen und Rückerstattungen
- Verzögerungen durch Rückfragen und unvollständige Angaben
Multipliziert mit der Anzahl der monatlichen Abrechnungen können sich diese versteckten Prozesskosten schnell summieren.
Wo entstehen Einsparungen im Ausgabenmanagement?
Beim Umstieg auf automatisierte Prozesse im Ausgabenmanagement entstehen Einsparungen typischerweise in vier zentralen Bereichen:
- Weniger Zeitaufwand für manuelle Aufgaben, zum Beispiel das Prüfen von Belegen oder das Hochladen von Dokumenten
- Weniger Fehler bei der Verarbeitung von Abrechnungen und Rückerstattungen
- Einsparungen durch mehr Transparenz über Unternehmensausgaben
- Einsparungen durch eine bessere Einhaltung von Reiserichtlinien und internen Vorgaben
Zusammengefasst reduzieren automatisierte Workflows wiederkehrende Aufgaben, verringern den Bedarf an manuellen Eingriffen und helfen dabei, fehlerhafte oder nicht regelkonforme Ausgaben frühzeitig zu erkennen.
Insgesamt führen diese Verbesserungen zu geringeren Betriebskosten, weniger Fehlern und einer besseren Kontrolle über Unternehmensausgaben.
Wie viel kann Ihr Finanzteam durch Automatisierung im Ausgabenmanagement sparen?
Die tatsächlichen Einsparungen durch Automatisierung hängen von mehreren Faktoren ab, zum Beispiel vom Abrechnungsvolumen, dem Zeitaufwand pro Abrechnung, den Personalkosten und bestehenden Ineffizienzen im Prozess.
Unternehmen mit vielen Abrechnungen und stark manuellen Prüfprozessen profitieren in der Regel am meisten.
Selbst kleinere Verbesserungen können, auf das gesamte Unternehmen angewendet, zu erheblichen jährlichen Einsparungen führen.
Häufig gestellte Fragen - FAQ
Der ROI (Return on Investment) von Ausgabenmanagement-Software wird berechnet, um zu prüfen, ob die jährlichen Einsparungen die Kosten der Software übersteigen. Einsparungen entstehen auf verschiedene Weise, zum Beispiel durch geringeren manuellen Aufwand, weniger Korrekturen und eine bessere Kontrolle über Ausgaben.
Eine gängige Formel lautet:
(Nettoeinsparungen ÷ Softwarekosten) × 100
Ist das Ergebnis positiv, lohnt sich die Investition.
Dieser ROI-Rechner berücksichtigt folgende Faktoren:
- Anzahl der Abrechnungen pro Monat
- Zeitaufwand pro Abrechnung
- Stundensatz der Mitarbeitenden
- Erwartete Zeitersparnis durch Automatisierung
Zusätzlich werden Einsparungen durch bessere Ausgabenkontrolle geschätzt, indem eine Reduktion unnötiger Ausgaben auf das monatliche Ausgabenvolumen angewendet wird.
Die Nettoeinsparungen ergeben sich nach Abzug der Softwarekosten. Auf dieser Basis werden anschließend der ROI und die Amortisationszeit berechnet.
Der Zeitaufwand für die manuelle Bearbeitung einer Spesenabrechnung hängt stark davon ab, wie viele Schritte noch manuell erfolgen.
Basierend auf internen Auswertungen und Kundenerfahrungen liegt der Aufwand in vielen Unternehmen zwischen 15 und 30 Minuten pro Abrechnung, wenn Einreichung, Prüfung, Korrekturen und Freigaben berücksichtigt werden.
In komplexeren Prozessen kann der Zeitaufwand deutlich höher ausfallen.
Wie hoch die Einsparungen ausfallen, hängt von verschiedenen Faktoren ab, zum Beispiel von der Reife Ihrer Prozesse, dem Abrechnungsvolumen, den Personalkosten und dem Anteil vermeidbarer Ausgaben.
Unternehmen mit vielen Abrechnungen und stark manuellen Prozessen erzielen in der Regel die größten Einsparungen durch Automatisierung.
Ein ROI-Rechner wie dieser hilft Ihnen dabei, eine erste Einschätzung zu bekommen, ob sich die Investition lohnt. Die Ergebnisse sind keine exakte Prognose, geben aber eine gute Orientierung, wo Sie Zeit und Kosten einsparen können.
Ob sich Ihre Investition lohnt, hängt vor allem von folgenden Faktoren ab:
- Anzahl der bearbeiteten Abrechnungen
- Zeitaufwand pro Abrechnung
- Stundensatz der beteiligten Mitarbeitenden
- Höhe des verwalteten Ausgabenvolumens
- Anteil vermeidbarer Ausgaben oder nicht regelkonformer Ausgaben, die reduziert werden können
Je höher das Abrechnungsvolumen und je ineffizienter die manuellen Prozesse, desto größer ist in der Regel das ROI-Potenzial.
Die Standardwerte für den Zeitaufwand pro Abrechnung basieren auf Branchenanalysen zu Verzögerungen und manuellen Prozessen in der Reisekostenabrechnung, einschließlich Referenzwerten von HROne.
Der angesetzte Stundensatz orientiert sich an einem durchschnittlichen EU-Wert für alle beteiligten Rollen, also Mitarbeitende, die Abrechnungen einreichen, Vorgesetzte, die sie freigeben, und das Finanzteam, das sie prüft.
Diese Werte dienen als realistische Ausgangsbasis und können jederzeit angepasst werden, um die Prozesse in Ihrem Unternehmen besser abzubilden.