Spend management voor productie & engineering | Mobilexpense

oplossingen

Grip op uitgaven voor locaties, teams en projecten

Inkopen voor de fabriek, project- en reiskosten, en declaraties wachten niet tot het einde van de maand. Met Mobilexpense ziet Finance direct wat er wordt uitgegeven, waar en door wie 

Demo aanvragen
Pulse

Zie uitgaven in realtime

Komen declaraties pas weken later binnen? Dan is het moment om bij te sturen vaak al voorbij. Heb je direct inzicht in kaartbetalingen en declaraties, dan vallen ongebruikelijke kosten, ontbrekende data en projecten die over budget gaan eerder op. Zo hoef je aan het eind van de maand niet alles nog bij elkaar te puzzelen.

 

Bekijk én begrijp uitgaven

Volg uitgaven per vestiging, project, team of kostenplaats. Met alle details die je nodig hebt om te zien wat er is uitgegeven en waarom.

Uitgaven van medewerkers in beeld

Kaartbetalingen, kilometers, vergoedingen en voorgeschoten kosten staan bij elkaar. Je hoeft dus niet elke bron apart te bekijken.
Makkelijk declareren op de werkvloer

Makkelijk declareren op de werkvloer

Medewerkers fotograferen hun bonnetjes en dienen declaraties in via telefoon of computer. In de fabriek, bij een leverancier of onderweg.

Meer grip, zonder meer te controleren

 

Ook bij meer transacties houden ingebouwde declaratieregels en goedkeuringen standaarduitgaven in beweging. Dan checkt Finance alleen de uitzonderingen die écht aandacht nodig hebben.

  • Zie problemen eerder: Uitgaven buiten de afspraken worden al bij het indienen gemarkeerd. Zo kan de medewerker ontbrekende gegevens nog aanvullen of toelichten. 

  • Check wat aandacht nodig heeft: Uitgaven die binnen de regels vallen, volgen de normale route. Finance ziet alleen de transacties die daarbuiten vallen.

  • Hou regels praktisch: Stel goedkeuringen, verplichte gegevens en uitgavenregels in rond de manier waarop jullie teams werken. Zonder dat elke aankoop een taak voor Finance wordt.
Policy page-3
fraba

FRABA maakt sensoroplossingen en heeft meer dan 220 medewerkers in Europa, Azië en Amerika. Elke entiteit heeft eigen declaratieregels, kilometertarieven en dagvergoedingen, en werkt met goedkeuring in twee stappen. Afwijkingen worden direct gesignaleerd. Ruim 37% van de medewerkers gebruikt de mobiele app, vooral consultants die in de VS en China op pad zijn.

FRABA & Mobilexpense: Expense Compliance on Three Continents.

FRABA maakt sensoroplossingen en heeft meer dan 220 medewerkers in Europa, Azië en Amerika. Elke entiteit heeft eigen declaratieregels, kilometertarieven en dagvergoedingen, en werkt met goedkeuring in twee stappen. Afwijkingen worden direct gesignaleerd. Ruim 37% van de medewerkers gebruikt de mobiele app, vooral consultants die in de VS en China op pad zijn.

Lokale regels, centrale controle

 

WA MXP_Compliance Regional & local rules – 1

Houd personeelsuitgaven op één lijn, met ruimte voor lokale kilometer- en dagvergoedingen, goedkeuringen en financiële systemen.

  • Lokale regels waar het nodig is: Pas per locatie de juiste kilometertarieven, dagvergoedingen en goedkeuringsstappen toe. Het proces blijft voor Finance en medewerkers overal herkenbaar.

  • Werk met de systemen die er al zijn: Koppel declaratiegegevens aan jullie ERP-, boekhoud-, HR-, salaris- en kaartsystemen. Zo komt alles in jullie financiële systemen terecht, zonder nog een ronde handmatig werk.

  • Betrouwbare audit trail voor Finance: Goedkeuringen, onderbouwing en beslissingen blijven aan de transactie gekoppeld. Finance ziet precies wat er is gebeurd, zonder bij teams extra informatie te moeten inwinnen.
“Nu zie ik precies wie wat uitgeeft.”
Ronald Juli

Head of Finance and Accounting, MEG

Ronald Juli

Reiskosten volgen het werk

 

Als teams tussen locaties, leveranciers en klanten reizen, stapelen kilometers, vergoedingen en bonnetjes zich op. Met één declaratieproces koppelt Finance die kosten eenvoudig aan het juiste project, team of de juiste vestiging.

  • Kilometervergoeding zonder rekenwerk: Medewerkers voeren hun route in en Google Maps berekent de afstand. Het juiste kilometertarief wordt automatisch toegepast.

  • Dagvergoedingen op basis van de reis: Dagvergoedingen worden berekend op basis van de bestemming, de reisgegevens en jullie eigen regels. Geen tarieven meer handmatig opzoeken.

  • Bonnetjes vastleggen, ook onderweg: Medewerkers scannen hun bonnetje en dienen het in zodra ze de kosten maken. Geen stapel ontbrekende bonnetjes meer na de reis.
WA (Mileage calculation) AF
MEG_Maler_Einkauf_Gruppe_logo.svg

De verkoopteams van MEG werken vanuit 60 magazijnlocaties in Duitsland. Vóór de digitalisering schoten medewerkers kosten voor, stuurden ze bonnetjes naar het hoofdkantoor en controleerde Finance alles met de hand. Sinds MEG werkt met de betaalkaarten en digitale declaraties van Mobilexpense, is het team tot 70% minder tijd kwijt aan declaratieadministratie. En ziet Finance precies wat er op elke locatie wordt uitgegeven.

Zo werken 60 locaties zonder papier

De verkoopteams van MEG werken vanuit 60 magazijnlocaties in Duitsland. Vóór de digitalisering schoten medewerkers kosten voor, stuurden ze bonnetjes naar het hoofdkantoor en controleerde Finance alles met de hand. Sinds MEG werkt met de betaalkaarten en digitale declaraties van Mobilexpense, is het team tot 70% minder tijd kwijt aan declaratieadministratie. En ziet Finance precies wat er op elke locatie wordt uitgegeven.
Maak een afspraak

Plan een demo met onze Mobilexpense-experts

Ontdek alle belangrijke functies en workflows voor júllie organisatie.

  Vrijblijvend

Dit kun je verwachten:

Zie hoe Mobilexpense past in jullie financiële processen
Ontdek integraties met jullie ERP- en boekhoudsystemen
Stel je eigen goedkeuringen, beleid en declaratieregels in
Ontdek wat er nodig is om snel aan de slag te gaan

Eyebrow element_G2 Stars 4.5 (Subtle outline glow)          Eyebrow element_OMR (Subtle outline glow)

Veelgestelde vragen

Wat doet Mobilexpense voor productie- en technische bedrijven?

Mobilexpense helpt Finance-teams bij het beheren van declaraties, kaartbetalingen, goedkeuringen en vergoedingen. Op productie- en projectlocaties en voor medewerkers die onderweg zijn. Je koppelt uitgaven aan projecten, teams en kostenplaatsen, terwijl automatische controles en goedkeuringsflows het handmatige werk verminderen.

Kan Mobilexpense declaraties voor meerdere vestigingen en teams beheren?

Ja. Je stelt declaratieregels, goedkeuringsflows en verplichte gegevens in per team of vestiging. Finance houdt intussen overzicht over het hele proces.

Kunnen medewerkers declareren terwijl ze op locatie werken?

Ja. Medewerkers fotograferen bonnetjes en dienen declaraties in via telefoon of computer, op locatie of onderweg. Kilometers en dagvergoedingen leggen ze vast in hetzelfde proces.

Ondersteunt Mobilexpense zakelijke kaarten, kilometer- en dagvergoedingen?

Ja. Naast declaraties voor voorgeschoten kosten ondersteunt Mobilexpense zakelijke creditcards, kilometerdeclaraties en dagvergoedingen. Kaartbetalingen verschijnen direct, Google Maps berekent de afstand van een rit en je past lokale of eigen tarieven voor dagvergoedingen toe.

Hoe automatiseert Mobilexpense de controle op uitgaven?

Declaratieregels en goedkeuringsflows zitten in het proces ingebouwd. Uitgaven buiten de afspraken worden al bij het indienen gemarkeerd. Zo richt Finance zich op de uitzonderingen, in plaats van elke transactie met de hand te controleren.

Kunnen vestigingen verschillende regels of tarieven gebruiken?

Ja. Vestigingen of groepen medewerkers kunnen waar nodig eigen declaratieregels, goedkeuringsflows, kilometertarieven en dagvergoedingen hebben. FRABA gebruikt bijvoorbeeld per entiteit eigen regels en tarieven, verspreid over drie continenten.

Werkt Mobilexpense met ons huidige ERP en onze financiële systemen?

Ja. Mobilexpense koppelt met ERP-, boekhoud-, HR-, salaris- en kaartsystemen. Declaratiegegevens komen zo in jullie financiële systemen terecht, zonder dat je de tools hoeft te vervangen waar jullie teams al mee werken.