Een dagvergoeding, internationaal ook wel per diem genoemd, is een vast bedrag dat een medewerker ontvangt voor kosten tijdens een zakelijke reis.

Denk bijvoorbeeld aan maaltijden en andere dagelijkse uitgaven onderweg. Welke kosten onder de vergoeding vallen en hoe hoog het bedrag is, hangt af van het land, de reis en jullie eigen afspraken.

Mobilexpense Declaree neemt een groot deel van het reken- en uitzoekwerk over. Zoals:

1. Berekeningen aanpassen aan jullie organisatie: 

   Gebruik de standaardberekening of stel eigen regels en tarieven in.

2. Lokale regels en tarieven toepassen: 

   Als je de standaardinstellingen gebruikt, dan houdt het complianceteam van Mobilexpense Declaree de regels en tarieven per land bij.

3. Reizen eenvoudig invoeren: 

   Medewerkers vullen het vertrekpunt, de reisdatum en de tijden in. Bij een reis met meerdere bestemmingen voegen ze ieder reisdeel apart toe.

4. Dagvergoedingen automatisch berekenen: 

   Mobilexpense Declaree berekent automatisch de vergoeding op basis van de ingevoerde reisgegevens.

5. Maaltijden automatisch verrekenen:

   Is ontbijt bijvoorbeeld al bij het hotel inbegrepen? Dan kan dit automatisch van de dagvergoeding worden afgetrokken.

6. Controleren en indienen:

   De medewerker ziet de volledige berekening en voegt de dagvergoeding direct toe aan de declaratie.

• Eenvoudiger beheer: Medewerkers ontvangen een dagvergoeding zonder dat ze uitgebreide declaraties hoeven in te dienen. Dat maakt het vergoedingsproces eenvoudiger en bespaart iedereen veel tijd.
• Meer controle over kosten: Bij dagvergoedingen is minder uitgebreide documentatie nodig. Daardoor hou je beter overzicht en kun je makkelijker controleren of uitgaven binnen het beleid van het bedrijf vallen.
• Kosten beter voorspellen: Met vaste dagvergoedingen kun je reiskosten nauwkeuriger inschatten en budgetteren. Dat zorgt voor meer voorspelbaarheid en financiële rust voor het bedrijf.
• Meer duidelijkheid voor medewerkers: Dagvergoedingen maken het vergoedingsproces eenvoudiger en transparanter. Medewerkers weten vooraf welk bedrag geldt en begrijpen beter waar zij recht op hebben.

Mobilexpense Declaree ondersteunt momenteel onder andere België, Nederland, Luxemburg, Duitsland, Oostenrijk en Finland. Daarbij kunnen zowel binnenlandse als buitenlandse dagvergoedingen worden toegepast.

Deze ondersteuning wordt trouwens verder uitgebreid. Wil je weten of een specifiek land of een bepaalde regeling beschikbaar is? Of weten hoe per diem-berekening voor jouw bedrijf werkt? Vraag dit dan gerust bij ons na.

Een reis met meerdere dagen, bestemmingen of landen voer je grotendeels hetzelfde in als een gewone zakenreis.

Iedere afzonderlijk reisdeel wordt apart geregistreerd, bijvoorbeeld van Amsterdam naar Londen en daarna van Londen naar New York. Ook een overstap kun je als aparte etappe toevoegen en markeren als transit wanneer daar niet wordt gewerkt.

Mobilexpense Declaree gebruikt alle reisdelen, locaties en tijden om de juiste dagvergoeding te berekenen.

De volledige dagvergoeding geldt meestal wanneer een medewerker de betreffende kosten zelf betaalt.

Is een maaltijd al inbegrepen bij het hotel, een evenement of een afspraak met een klant? Dan kan een deel van de vergoeding worden ingehouden.

Mobilexpense Declaree berekent die inhouding automatisch op basis van de ingevoerde informatie en de regels die voor het betreffende land gelden.

In het Compliance Centre van Mobilexpense Declaree vind je per land informatie over onder andere:

Dagvergoedingen (per diems)
Kilometervergoedingen
Btw-tarieven
Regels voor digitale archivering

2. Het Declaree Help Centre

Voor gedetailleerde uitleg en tarieftabellen kun je ook de landenpagina’s in het Declaree Help Centre bekijken. Controleer daarbij altijd voor welk jaar en welke periode de gepubliceerde tarieven gelden.

De medewerker vult de exacte vertrek- en aankomsttijden van de reis in.

Mobilexpense Declaree berekent vervolgens automatisch of een volledige of gedeeltelijke dagvergoeding geldt. Daarbij volgt het systeem jullie bedrijfsafspraken of de ingestelde lokale regels.

Gebruik je de standaardberekeningen van Mobilexpense Declaree, dan houdt het interne complianceteam wijzigingen in de landelijke regels en tarieven bij.

Daardoor hoef je niet zelf voortdurend belastingtabellen, pdf’s en overheidswebsites te controleren. Eigen tarieven en aanvullende bedrijfsafspraken beheer je eenvoudig vanuit jullie instellingen.

Een dagvergoeding is een vooraf vastgesteld bedrag voor bepaalde kosten tijdens een zakenreis. De medewerker hoeft dan niet iedere afzonderlijke uitgave op basis van de werkelijke kosten terug te vragen.

Bij een gewone onkostenvergoeding declareert de medewerker het bedrag dat daadwerkelijk is uitgegeven, meestal met een bonnetje of factuur als bewijs.

Welke methode jullie gebruiken, hangt af van het soort uitgave, het bedrijfsbeleid en de lokale belastingregels.