Ja. Mobilexpense Declaree is ontwikkeld voor middelgrote en groeiende bedrijven die meer structuur en overzicht nodig hebben dan eenvoudige declaratietools bieden, zonder meteen vast te zitten aan een zwaar en ingewikkeld enterprise-systeem.

Naarmate het aantal medewerkers, declaraties en zakelijke betaalkaarten groeit, helpt Mobilexpense Declaree om controles, goedkeuringen en gegevensverwerking te automatiseren. Zo kun je meer uitgaven verwerken, terwijl de handmatige administratie afneemt.

Medewerkers maken een foto van hun bonnetje, waarna Mobilexpense Declaree de belangrijkste gegevens automatisch uitleest en aan de declaratie toevoegt.

Het platform automatiseert onder andere:

• Het uitlezen en vastleggen van bonnetjes.
• Het indelen van uitgaven.
• Het doorsturen naar de juiste persoon voor goedkeuring.
• Het controleren op declaratieregels.

Dat scheelt overtypen, verkleint de kans op fouten en voorkomt dat je achteraf ontbrekende gegevens moet opvragen.

Mobilexpense Declaree brengt zakelijke betaalkaarten, declaraties en controles samen in één systeem. En dat betekent:

Minder handmatig werk

Kaarttransacties verschijnen vrijwel direct in Mobilexpense Declaree. Bonnetjes worden aan de juiste betaling gekoppeld en uitgaven worden automatisch gecontroleerd op jullie afspraken.

Meer controle over uitgaven

Stel limieten in per kaart, medewerker of afdeling en bepaal bij welke winkels, uitgavencategorieën of geldautomaten een kaart gebruikt mag worden.

Makkelijker voor medewerkers

Medewerkers betalen met een zakelijke kaart en uploaden hun bonnetje direct via de app. Daardoor hoeven ze minder vaak zakelijke kosten zelf voor te schieten.

Jullie huidige kaarten blijven gebruiken

Met Bring Your Own Card (BYOC) kun je bestaande zakelijke kaarten koppelen. Zo behoud je jullie huidige bank en kredietlijnen én krijg je een beter overzicht van alle transacties.

De doorlooptijd hangt af van jullie declaratieproces, organisatiestructuur en de systemen die je wilt koppelen.

Een inrichting met standaard declaratieregels en goedkeuringen kan sneller worden opgezet dan een internationale implementatie met meerdere entiteiten, landen en ERP-koppelingen.

Mobilexpense Declaree is zo ingericht dat je declaratieregels, rollen en goedkeuringsstappen kunt configureren zonder dat het een eindeloos IT-project wordt. Tijdens de voorbereiding wordt bepaald welke inrichting en koppelingen jullie nodig hebben.

Goede spend management software moet niet alleen nú passend zijn, maar ook meegroeien met jullie organisatie.

Let onder andere op:

• Automatisering die handmatig werk wegneemt.
• Direct inzicht in zakelijke uitgaven en budgetten.
• Duidelijke declaratieregels en automatische controles.
• Ondersteuning voor bestaande en nieuwe zakelijke betaalkaarten.
• Koppelingen met jullie ERP-, HR- en boekhoudsystemen.
• Een gebruiksvriendelijke app die medewerkers ook werkelijk gebruiken.
• Mogelijkheden voor meerdere afdelingen, landen en entiteiten.
• Duidelijke afspraken over implementatie, prijzen en support.

Check hier onze gids 'How to Choose the Right Expense Management Software' voor een praktisch stappenplan.

Naarmate een bedrijf groeit, nemen ook het aantal declaraties, kaarten, goedkeuringslagen en uitzonderingen toe. Losse spreadsheets en handmatige controles worden dan al snel onoverzichtelijk.

Goed uitgavenbeheer vraagt om:

• Duidelijke afspraken over wat medewerkers mogen uitgeven.
• Inzicht in uitgaven per afdeling, entiteit en land.
• Automatische goedkeuringen en controles.
• Betrouwbare gegevens voor budgetten en rapportages.
• Doorlopende controle op fouten, risico’s en afwijkingen.
• Koppelingen met de financiële systemen die jullie al gebruiken.

Declaratiesoftware richt zich op uitgaven van medewerkers, zoals bonnetjes, zakenreizen, kilometervergoedingen en voorgeschoten kosten.

Spend management is breder en kijkt naar de volledige manier waarop een organisatie geld uitgeeft, van zakelijke betaalkaarten en budgetten tot goedkeuringen, leveranciers en betalingen.