Spend Management Software for Businesses | Mobilexpense

Uitgavenbeheer software

Grip op zakelijke uitgaven

Beheer declaraties, goedkeuringen en zakelijke uitgaven eenvoudig vanuit één platform.

Demo aanvragen
<p data-local-id="8ec11b4f00c8" data-prosemirror-content-type="node" data-prosemirror-node-name="paragraph" data-prosemirror-node-block="true" data-pm-slice="1 1 [&quot;table&quot;,{&quot;displayMode&quot;:null,&quot;isNumberColumnEnabled&quot;:false,&quot;layout&quot;:&quot;center&quot;,&quot;localId&quot;:&quot;3c6cb0ede6f8&quot;,&quot;width&quot;:916,&quot;__autoSize&quot;:false},&quot;tableRow&quot;,{&quot;localId&quot;:&quot;e3c18687-d66b-43d0-a563-0b3ae33b1ce8&quot;},&quot;tableCell&quot;,{&quot;colspan&quot;:1,&quot;rowspan&quot;:1,&quot;colwidth&quot;:[188],&quot;background&quot;:null,&quot;localId&quot;:&quot;720f408c-cef7-45aa-80f7-7184f23d3eca&quot;}]">Bekijk hoe het werkt</p>
Issue a virtual card with Mobilexpense Declsree

3.000+ Europese bedrijven beheren hun zakelijke uitgaven met Mobilexpense Declaree

Geen ontbrekende bonnetjes meer najagen

Zie direct welke bonnetjes of gegevens ontbreken, zodat je er niet iedere dag opnieuw achteraan hoeft te mailen.

Weg met losse Excel-lijsten en e-mails

Verwerk en keur uitgaven sneller goed, zonder steeds handmatig te moeten controleren, overtypen en corrigeren.
Inzicht in iedere uitgegeven euro

Inzicht in iedere uitgegeven euro

Zie direct wat medewerkers uitgeven, hou grip op budgetten en voorkom onaangename verrassingen achteraf.

Dé complete software voor uitgavenbeheer

Leg zakelijke uitgaven direct vast, om niet iedere maand ontbrekende bonnetjes te moeten op te sporen.

Mailtjes gaan heen en weer. Deadlines worden gemist. Declaraties blijven onvolledig. Met Mobilexpense Declaree:

  • Fotograferen medewerkers hun bonnetje direct na een uitgave, gewoon met hun telefoon.
  • Worden transacties automatisch ingelezen en aan het juiste bonnetje gekoppeld.
  • Krijg je direct een melding als een bonnetje ontbreekt, niet pas aan het einde van de maand.
  • Zie je in realtime welke declaraties compleet zijn en waar nog informatie ontbreekt.
Dé complete software voor uitgavenbeheer

Krijg grip, voordat het geld weg is

Nu zie je alle zakelijke uitgaven misschien pas als het geld al is uitgegeven.

Met Mobilexpense Declaree:

  • Heb je direct inzicht in iedere zakelijke uitgave.
  • Stel je regels en goedkeuringsflows in, voordat een uitgave definitief is.
  • Zie je meteen wie wat heeft uitgegeven, en ook waar en waarom.
  • Beheer je uitgaven van verschillende teams, afdelingen en vestigingen vanuit één centraal platform.
Krijg grip, voordat het geld weg is

Geen eindeloos controle- en correctiewerk meer

Je bent uren kwijt aan transacties koppelen, bonnetjes controleren en fouten herstellen.

Laat Mobilexpense Declaree het voor je doen.

  • Creditcardtransacties worden automatisch ingelezen, ook als je je huidige zakelijke kaarten blijft gebruiken.
  • Transacties en bonnetjes worden automatisch aan elkaar gekoppeld.
  • Zakelijke uitgaven staan direct klaar met de juiste categorie, btw en kostenplaats.
  • Exporteer alles eenvoudig naar je ERP- of boekhoudsysteem.
card

NIEUW

Wat levert geautomatiseerd uitgavenbeheer je op?

Bereken hoeveel tijd, geld en handmatig werk je kunt besparen.

Met onze interactieve ROI-calculator krijg je in een paar klikken een berekening op maat. Zie hoeveel je bespaart door minder handmatig werk, minder kostbare fouten, meer grip op zakelijke uitgaven én het automatisch toepassen van je uitgavenbeleid.

Berekenen je ROI
ROI Calculator_Option 2

Met een zakelijke creditcard zie
je meteen wat er wordt uitgegeven.

Geef fysieke en virtuele kaarten uit

Maak in een paar klikken zakelijke betaalkaarten voor één medewerker of meteen voor een heel team aan.

Geef fysieke en virtuele kaarten uit

Blokkeer, deblokkeer of zeg kaarten op

Zie je iets verdachts? Blokkeer een kaart direct en deblokkeer of zeg deze op wanneer dat nodig is.

Blokkeer, deblokkeer of zeg kaarten op

Stel limieten in per kaart of medewerker

Bepaal hoeveel er per bedrijf, afdeling of medewerker mag worden uitgegeven. Je krijgt direct een melding zodra een limiet wordt bereikt.

Stel limieten in per kaart of medewerker

Blokkeer winkels en uitgavencategorieën

Bepaal waar medewerkers wel en niet mogen betalen. Deze regels worden bij iedere transactie automatisch toegepast.

Blokkeer winkels en uitgavencategorieën

Regel goedkeuringen en limietverzoeken

Bekijk uitgaven direct in Mobilexpense Declaree, zonder te wachten tot het bankafschrift binnenkomt.

Regel goedkeuringen en limietverzoeken

Volg alle zakelijke uitgaven in realtime

Bekijk alle uitgaven met een zakelijke betaalkaart vanuit één overzicht en signaleer direct opvallende uitgaven of betalingen die buiten het beleid vallen.

Volg alle zakelijke uitgaven in realtime
Zo beheer je eenvoudig zakelijke creditcards, declaraties, goedkeuringen en exports vanuit één plek.

<p data-local-id="0e2d9a2b77f8" data-prosemirror-content-type="node" data-prosemirror-node-name="paragraph" data-prosemirror-node-block="true" data-pm-slice="1 1 [&quot;table&quot;,{&quot;displayMode&quot;:null,&quot;isNumberColumnEnabled&quot;:false,&quot;layout&quot;:&quot;center&quot;,&quot;localId&quot;:&quot;3c6cb0ede6f8&quot;,&quot;width&quot;:916,&quot;__autoSize&quot;:false},&quot;tableRow&quot;,{&quot;localId&quot;:&quot;7f1befa1-4060-4bfc-8779-f50c83ea7123&quot;},&quot;tableCell&quot;,{&quot;colspan&quot;:1,&quot;rowspan&quot;:1,&quot;colwidth&quot;:[188],&quot;background&quot;:null,&quot;localId&quot;:&quot;349327d1-8b46-4381-90e0-79999c43d0dd&quot;}]">Ontdek onze creditcards</p>

In vier simpele stappen grip op elke kaartuitgave

Medewerker doet zakelijke uitgave

Met een kaart van Mobilexpense Declaree of jullie huidige creditcard. Het bonnetje wordt direct gefotografeerd.

Uitgave wordt automatisch verwerkt

De transactie staat meteen in het systeem en wordt aan het juiste bonnetje gekoppeld.

Systeem signaleert ontbrekende gegevens

Je ziet meteen welke informatie compleet is, wat nog ontbreekt en welke uitgaven moeten worden goedgekeurd.

Jij hoeft alleen nog te controleren

Dus niet meer handmatig gegevens aanvullen of fouten herstellen. Alles is al gekoppeld, gecategoriseerd en klaar voor verwerking.

Ontdek onze features voor eenvoudig uitgavenbeheer

Declaratiebeheer
Out of policy (ENG)

Declaratiebeheer

Zie declaraties realtime binnenkomen en bepaal zelf wie welke uitgaven goedkeurt.

Zakelijke creditcards
Business credit cards

Zakelijke creditcards

Gebruik je huidige zakelijke kaarten of kies voor die van Mobilexpense Declaree. Stel precies in wat medewerkers mogen uitgeven.

Integraties
Integrations

Integraties

Koppel Mobilexpense Declaree aan de systemen die je al gebruikt en voorkom extra handmatig werk.

Uitgavenbeheer dat met je meegroeit

Mobilexpense Declaree helpt je om grip te houden op zakelijke uitgaven, of je nu in een kleiner bedrijf of groeiende organisatie werkt.

Voor kleine bedrijven
Mid-size business

Voor kleine bedrijven

Automatiseer declaraties, geef zakelijke creditcards uit en zie direct wat er wordt uitgegeven. Bespaar tijd op het najagen van ontbrekende bonnetjes, bijhouden van Excel en het doen van handmatige controles.

Ontdek onze oplossing voor kleine bedrijven
Voor middelgrote bedrijven
Enterprise

Voor middelgrote bedrijven

Breng declaraties, zakelijke kaarten én goedkeuringen samen in één platform. Stel duidelijke beleidsregels in en koppel Mobilexpense Declaree aan je ERP- of boekhoudsysteem.

Ontdek onze oplossing voor middelgrote bedrijven

Gewaardeerd én aanbevolen door onze klanten

Zo ervaren klanten Mobilexpense Declaree

"Declaree is supergebruiksvriendelijk. Onze medewerkers konden zonder training direct hun declaraties indienen. De OCR werkt razendsnel en leest alle gegevens van het bonnetje uit, zelfs als de app offline is."
G2
Danny S.
Financieel assistent
"Gebruikers vinden de applicatie heel intuïtief en gemakkelijk in gebruik. (…) Dankzij de goedkeuringsflow in Declaree houdt onze financiële afdeling grip op het declaratieproces."
G2
Geverifieerde gebruiker
Industriële sector
"Het is een heel handige tool om declaraties in te dienen en samen te voegen in rapporten. Ook de koppeling tussen de mobiele app en de webomgeving werkt goed."
G2
Vincent P.
Universitair docent
"Het is een eenvoudige app die je per medewerker kunt instellen, bijvoorbeeld met een standaardvaluta en het project waaraan iemand werkt. Je fotografeert het bonnetje eenvoudig met je telefoon en dient daarna je declaratie in."
G2
Geverifieerde gebruiker
Industriële sector

We sluiten naadloos aan op de systemen die je al gebruik

Gebruik alle huidige zakelijke kaarten

Transacties van alle bestaande zakelijke kaarten worden automatisch ingelezen in Mobilexpense Declaree en direct aan de juiste medewerker gekoppeld.

Gebruik alle huidige zakelijke kaarten

Koppel HR- en financiële systemen

Medewerkersgegevens uit systemen zoals Nmbrs, AFAS, Exact Online en Twinfield worden automatisch gesynchroniseerd. Rollen, afdelingen en goedkeuringen blijven altijd actueel.

Koppel HR- en financiële systemen

Integreer met het ERP-systeem

Van een eenvoudige export tot een volledige integratie: uitgaven zijn vooraf gecategoriseerd en klaar om geboekt te worden. Alle gegevens komen in het juiste format in je systeem terecht.

Integreer met het ERP-systeem
Cards
English 86% (100 x 50 px)

minder tijd kwijt aan het controleren en verwerken van creditcardtransacties.

minder tijd kwijt aan het controleren en verwerken van creditcardtransacties.
English 50% (100 x 50 px)

minder administratief werk rondom zakelijke reizen.

minder administratief werk rondom zakelijke reizen.
100% (100 x 50 px)

inzicht in zakelijke uitgaven.

inzicht in zakelijke uitgaven.
Demo

Vraag een demo aan

  • Ontdek hoe Mobilexpense Declaree eenvoudig aansluit op jullie huidige werkwijze en goedkeuringsproces.

  • Krijg advies over de koppeling met jullie ERP-, HR-systemen en die voor zakelijke betaalkaarten.

  • Bespaar vanaf dag één tijd, pas uitgavenregels automatisch toe en laat Mobilexpense Declaree meegroeien met jullie bedrijf.

Veelgestelde vragen

In welke Europese landen kun je Mobilexpense Declaree gebruiken?

Mobilexpense Declaree ondersteunt bedrijven in de hele EU met alles wat je nodig hebt rondom uitgavenbeheer dat aansluit op de lokale wet- en regelgeving.

Voor dagvergoedingen (per diem)  ondersteunen we onder andere Nederland, België, Luxemburg, Duitsland, Oostenrijk en Finland. Zo hoef je bedragen en lokale regels niet steeds handmatig te controleren.

De zakelijke kaarten van Mobilexpense Declaree zijn beschikbaar in verschillende Europese landen, waaronder Nederland, België, Duitsland, Portugal en Spanje. Daarbij zijn lokale valuta en ruime bestedingslimieten mogelijk.

Benieuwd of Mobilexpense Declaree beschikbaar is in de landen waarin jullie actief zijn? Neem dan contact met ons op.

Voor organisaties die buiten Europa werken, ondersteunt Mobilexpense Enterprise declaratieprocessen in meer dan 70 landen.

Met welke boekhoud- en ERP-systemen koppelt Mobilexpense Declaree?

Mobilexpense Declaree sluit aan op jullie huidige IT-omgeving, werkwijze en budget. De koppeling gebeurt via een API, SFTP of een combinatie daarvan.

  • Een API zorgt voor een snelle en automatische gegevensuitwisseling, maar is niet altijd direct nodig.
  • Met SFTP kun je data veilig in grotere bestanden overzetten en de koppeling stap voor stap implementeren.
  • Een hybride oplossing combineert de snelheid van een API met de eenvoud van bestandsuitwisseling.

Welke koppeling het beste past, hangt onder andere af van het aantal transacties, de gewenste automatisering, jullie beveiligingseisen en eventuele aanpassingen.

Mobilexpense Declaree denkt graag met je mee over een oplossing die nu werkt én kan meegroeien.

Lees hier meer over onze integraties. 

Wat is spend management software?

Spend management software helpt je om zakelijke uitgaven te plannen, verwerken, controleren en analyseren vanuit één centrale omgeving.

Daaronder vallen bijvoorbeeld declaraties, zakelijke creditcards, goedkeuringen, leveranciersbetalingen en andere aankopen binnen je bedrijf.

In plaats van losse bonnetjes, Excel-bestanden en e-mails brengt software voor uitgavenbeheer alle gegevens en stappen samen. Zo zie je sneller wat er wordt uitgegeven, wie iets moet goedkeuren en welke informatie nog ontbreekt.

Hoe zorgt Mobilexpense Declaree dat medewerkers zich aan het uitgavenbeleid houden?

Je stelt eerst de beleidsregels en afspraken van jullie organisatie in. Denk aan maximale bedragen, toegestane kostencategorieën, verplichte gegevens en de juiste goedkeuringsroute.

Mobilexpense Declaree controleert zakelijke uitgaven automatisch aan de hand van deze regels. Wijkt een declaratie of kaartbetaling af van het beleid, dan wordt dit direct gesignaleerd.

Je kunt dergelijke regels instellen per afdeling, medewerker, vestiging of land. Zo hoef je niet iedere declaratie handmatig naast het uitgavenbeleid te leggen en blijft de werkwijze aansluiten op interne afspraken en lokale regelgeving.

 

 

Hoe krijg je realtime inzicht in zakelijke uitgaven?

Transacties verschijnen in Mobilexpense Declaree zodra ze worden gedaan. Je hoeft dus niet te wachten tot het creditcardafschrift aan het einde van de maand binnenkomt.

Medewerkers fotograferen na een uitgave hun bonnetje met de mobiele app. De transactie en het bonnetje worden vervolgens automatisch aan elkaar gekoppeld.

Je ziet meteen welke declaraties compleet zijn, waar nog gegevens ontbreken en wat moet worden goedgekeurd. Zo hoef je niet steeds achter medewerkers aan te mailen en weet je gedurende de maand al wat er wordt uitgegeven.

De maandafsluiting draait daardoor minder om (handmatig) uitzoek- en correctiewerk. Alle informatie staat al gekoppeld en overzichtelijk voor je klaar.

Hoe breng je al je zakelijke uitgaven samen in één systeem?

Door Mobilexpense Declaree te koppelen aan de systemen die jullie al gebruiken. Denk aan boekhoud- en ERP-systemen zoals Exact Online, Twinfield en AFAS en HR-systemen zoals Nmbrs en Personio.

Medewerkersgegevens komen automatisch vanuit het HR-systeem binnen. Declaraties, bonnetjes, kaarttransacties en goedkeuringen worden vervolgens op één plek verwerkt. Daarna gaan de gegevens in het juiste format door naar je boekhouding.

Zo hoef je medewerkersgegevens niet in meerdere systemen bij te houden. Dus geen dubbele invoer, losse Excel-bestanden of gegevens die je steeds opnieuw moet controleren.