Slim travel management voor efficiënte reiskostendeclaraties

Ja. Mobilexpense kan automatisch de volgende boekingen ophalen en verwerken:

• Vliegtickets
• Hotelreserveringen
• Autohuur
• Treinkaartjes (afhankelijk van de set-up)

Er zijn drie manieren waarop deze reisgegevens in het systeem terechtkomen:

1. Integratie met je travel management systeem (TMC): zodra medewerkers boeken via goedgekeurde kanalen (zoals Egencia, Cytric of TravelPerk), worden deze gegevens automatisch gekoppeld aan hun onkostendeclaratie.
2. E-mail parsing: boekingsbevestigingen die worden doorgestuurd naar een speciaal e-mailadres (of automatisch uit de inbox worden gehaald) worden automatisch verwerkt tot een conceptdeclaratie.
3. API-koppelingen: voor grotere organisaties integreert Mobilexpense direct met platforms als Amadeus, Concur Travel of Egencia.

Nee, Mobilexpense is géén reisboekingsplatform. Wat het wél doet:

• Koppelen met externe, goedgekeurde reisaanbieders of travel management companies (TMC’s).
• Doorverwijzen via SSO-links of een booking button op het intranet.
• Gegevens van boekingen automatisch ophalen na de boeking.

Boekingen worden direct gesynchroniseerd met de declaraties van de medewerker en, indien geactiveerd, met CO₂-tracking.

Ja. Dit wordt beheerd via je gekoppelde reisplatform. Binnen die integratie kun je:

• Alleen specifieke aanbieders tonen.
• Werken met vooraf onderhandelde tarieven.
• Boeken afdwingen binnen het beleid van je organisatie.

Zeker. Bij een integratie met een ondersteunde reisaanbieder:

• Worden reisgegevens automatisch omgezet in draft expense lines.
• Worden kosten, leveranciers en data vooraf ingevuld.
• Worden kostenplaatsen, projecten of beleidslabels automatisch toegevoegd.

Dit voorkomt dubbele invoer en verhoogt de nauwkeurigheid.

Corporate travel management verwijst naar het plannen, boeken en beheren van zakenreizen binnen een organisatie. Denk aan:

• Voorkeursleveranciers
• Goedkeuringsflows
• Beleidsnaleving
• ESG-rapportages

In combinatie met een expense management tool als Mobilexpense ontstaat een geïntegreerde Travel & Expense (T&E)-oplossing die zorgt voor volledige grip op reisuitgaven.

Hoe integreert CTM met Mobilexpense?

Wanneer jouw boekingstool gekoppeld is aan Mobilexpense, krijg je een volledig gestroomlijnde flow van boeking tot terugbetaling:

• Itinerary-import
  Boekingen worden via API of datakoppeling automatisch ingelezen, inclusief:
  1. Data en locaties
  2. Kosten
  3. Leveranciers
  4. CO₂-uitstoot
• Vooraf ingevulde declaraties
  Medewerkers zien hun reisuitgaven als conceptregels. Ze hoeven alleen nog een bonnetje toe te voegen (indien nodig) en kunnen direct indienen.
• Beleidscontrole en goedkeuring
  Elke boeking wordt getoetst aan het beleid. Overtredingen worden gemarkeerd en goedkeuringsflows worden automatisch in gang gezet.
• Kostcontrole en duurzaamheid
  1. Vooraf goedkeuren = uitgaven controleren vóórdat ze plaatsvinden.
  2. CO₂-data wordt automatisch bijgehouden voor ESG-rapportages.
  3. Niet-gebruikte boekingen of annuleringen zijn makkelijker te verwerken.