Twinfield-integratie voor declaraties | Mobilexpense

twinfield

Twinfield

Koppel jullie ERP- en boekhoudsysteem aan Mobilexpense en automatiseer de verwerking van declaraties. De integratie met Twinfield zorgt ervoor dat financiële gegevens automatisch worden gesynchroniseerd, zodat je minder handmatig hoeft te boeken en declaraties sneller worden verwerkt.

 
Plan een demo
Twinfield & Mobilexpense integrations page.

Wat zijn de belangrijkste functies van de integratie met Twinfield?

  • Geef medewerkers toegang tot een moderne mobiele declaratie-app
  • Boek alle declaraties automatisch op de juiste grootboekrekeningen in Twinfield

Beschrijving van de integratie tussen Mobilexpense en Twinfield

Via de API-koppeling met Twinfield geef je medewerkers toegang tot een moderne declaratie-app, terwijl goedgekeurde declaraties automatisch doorstromen naar jullie financiële administratie.

Zo combineer je eenvoudig declareren voor medewerkers met een centrale en geautomatiseerde verwerking in Twinfield.

Wat zijn de voordelen van de Mobilexpense-integratie met Twinfield?

Via de standaard API-koppeling verbind je Mobilexpense Declaree en Mobilexpense MXP realtime met jullie Twinfield-administratie.

Declaraties worden automatisch aan de juiste medewerker gekoppeld en op de juiste grootboekrekening geboekt.

Met Mobilexpense MXP of Mobilexpense Declaree kunnen medewerkers hun uitgaven onderweg digitaal vastleggen. Managers kunnen declaraties vervolgens via de mobiele app goedkeuren of afwijzen.

Veelgestelde vragen

1. Hoe koppel ik Twinfield aan Mobilexpense Declaree?

Zo koppel je Mobilexpense Declaree aan Twinfield:

Stap 1: Maak verbinding met Twinfield

  1. Ga in Mobilexpense Declaree naar Admin → Connections

  2. Selecteer Twinfield

  3. Log in met jullie Twinfield-inloggegevens

Let op: Mobilexpense Declaree ondersteunt alleen exports naar Twinfield-dagboeken van het type INK, MEMO of PNV. Selecteer tijdens de inrichting dus een van deze dagboektypen.

2. Kan ik uitgaven die door het bedrijf zijn betaald scheiden van uitgaven die aan medewerkers moeten worden vergoed?

Ja. Schakel tijdens de inrichting Split Company Expenses in als jullie organisatie zakelijke creditcards gebruikt.

Hierdoor:

  • worden door het bedrijf betaalde uitgaven apart geëxporteerd;

  • wordt een andere crediteur toegewezen, bijvoorbeeld de kaartuitgever;

  • wordt iedere boeking correct verwerkt in Twinfield.

3. Hoe voeg ik in Twinfield een link naar het bewijsstuk toe?

Je kunt in Twinfield een directe link opnemen naar de PDF van de declaratie in Declaree.

Instellen:

Vul in de instellingen van het Twinfield-dagboek bij Free Text Field 1 deze URL in:

https://app.declaree.com/declaree/reports/$FreeText1$/pdf

Hiermee wordt in Twinfield een klikbare link naar de PDF van de declaratie in Mobilexpense Declaree aangemaakt.

Let op: degene die de link opent, moet een Mobilexpense Declaree-account hebben met rechten om de declaratie te bekijken, bijvoorbeeld als medewerker van Finance of als beheerder.

4. Wat moet ik instellen om declaraties naar Twinfield te kunnen exporteren?

Controleer voordat je exporteert of de volgende onderdelen goed zijn ingesteld in Mobilexpense Declaree:

  • Crediteurnummer per gebruiker: nodig om declaraties aan de juiste crediteur te koppelen

  • Grootboekrekening per categorie: voeg aan iedere categorie de juiste grootboekcode toe

  • Btw-codes: deze moeten in Twinfield bestaan en worden geaccepteerd

    • Standaardcodes: IH (21%), IL (6%), IN (0% / geen btw)

  • Kostenplaatsen, optioneel: voeg kostenplaatscodes toe als jullie deze binnen de boekhouding gebruiken

5. Hoe exporteer ik declaraties naar Twinfield?

  1. Ga in Declaree naar Reports

  2. Selecteer de goedgekeurde declaraties die je wilt exporteren

  3. Klik op Export en kies Twinfield als bestemming

Mobilexpense Declaree stuurt de declaraties vervolgens als journaalposten naar Twinfield volgens jullie ingestelde configuratie.

6. Veelvoorkomende fouten bij het exporteren naar Twinfield

Error

Oorzaak

Oplossing

❌ Ontbrekend crediteurnummer

Aan de gebruiker is geen crediteurnummer gekoppeld.

Ga naar Admin → Users en voeg het crediteurnummer toe aan het gebruikersprofiel.

❌ Ontbrekende grootboekrekening

Aan een of meerdere categorieën is geen rekeningnummer gekoppeld.

Ga naar Admin → Categories en voeg de juiste grootboekrekening toe.

❌ Ongeldige of ontbrekende btw-code

De btw-code bestaat niet in Twinfield of is niet geldig voor het gekozen dagboek.

Ga naar Admin → Vats en controleer of de btw-codes overeenkomen met Twinfield.  Standaardcodes: IH (21%), IL (6%), IN (0% / geen btw).

❌ Geen kostenplaats terwijl deze verplicht is

Twinfield verwacht een kostenplaats, maar deze is niet meegestuurd.

Ga naar Admin → Projects en voeg de juiste kostenplaats toe.
 
 
Back to top

In welke categorie valt de integratie tussen Mobilexpense en Twinfield?

ERP & Accounting

Hoe integreert Twinfield met Mobilexpense MXP en Mobilexpense Declaree?

  • Integratiemethode:
    • Mobilexpense MXP: SFTP
    • Mobilexpense Declaree: API

Welke gegevens worden gedeeld?

Boekhoudbestanden

Hoe verloopt de workflow?

Export

Klaar om te starten?

Bespreek jullie situatie met een van onze experts

Al meer dan 20 jaar helpen we organisaties met het slimmer organiseren van zakelijke uitgaven. Dankzij onze Europese roots kennen we de regels binnen de EU en is hulp altijd dichtbij.

Plan een demo
3. CTA image-1