Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Alltag – sei es der wichtige Kundentermin in einer anderen Stadt oder die Fachkonferenz im Ausland. Doch jede Reise bringt unvermeidliche Spesen und Reisenebenkosten mit sich, sowohl für das Unternehmen als auch für die reisenden Mitarbeitenden.
Ein Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter ist für ein Kundengespräch in Berlin. Die Taxifahrt vom Flughafen, das Mittagessen mit dem potenziellen Geschäftspartner, das Ticket für die Fachmesse – all diese Ausgaben summieren sich. Während Reisekosten wie Bahn- oder Flugtickets meist eins zu eins erstattet werden, gibt es für Verpflegungsmehraufwendungen festgelegte Spesenpauschalen.
Gerade bei wiederkehrenden Dienstreisen zeigt sich, wie wichtig eine digitale Reisekostenabrechnung ist, um Ausgaben korrekt zu erfassen, Pauschalen richtig anzuwenden und den administrativen Aufwand gering zu halten.
Für das Jahr 2026 stellt sich daher erneut die Frage: Welche Spesenpauschalen gelten aktuell – und was hat sich gegenüber dem Vorjahr geändert?
Spesenpauschalen 2026: Kurzüberblick
- Deutschland: Die Verpflegungspauschalen bleiben unverändert bei 14 € (mehr als 8 Stunden Abwesenheit) und 28 € (mindestens 24 Stunden).
- Ausland: Die Auslandspauschalen werden jährlich überprüft. Für 2026 hat das BMF einzelne Länder und Landesteile neu bewertet, wodurch sich für bestimmte Reiseziele geänderte Pauschbeträge ergeben.
- Regelungen: Die Vorgaben zu Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten sowie zur Dreimonatsfrist gelten auch 2026 unverändert.
- Praxis: Gerade bei Auslandsdienstreisen mit wechselnden Reisezielen kann eine automatisierte Spesenabrechnung helfen, die jeweils gültigen BMF-Werte korrekt anzuwenden und Fehler zu vermeiden.
Maßgeblich für die Anwendung von Spesenpauschalen sind stets die jeweils gültigen Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF).
Zum Jahreswechsel ändern sich diese Pauschalen regelmäßig. Damit Sie bestens vorbereitet sind, haben wir die aktuellen Spesensätze für Deutschland und das Ausland ab dem 1. Januar 2026 für Sie zusammengestellt.
Spesenpauschalen 2026 für In- und Ausland
Die Reisekostenpauschalen, zu denen auch die Verpflegungsmehraufwendungen gehören, werden jährlich für Dienstreisen innerhalb Deutschlands sowie für Auslandsdienstreisen überprüft. Zum Jahresende veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen (BMF) eine Liste mit den Pauschalen für über 180 Länder und Landesteile.
Spesenpauschalen 2026 Deutschland
Ab dem 1. Januar 2026 gelten weiterhin zwei Verpflegungspauschalen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands. Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden kann die kleine Pauschale in Höhe von 14 € angesetzt werden. Für Reisen mit einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden gilt die große Pauschale von 28 €.
| Art der Pauschale | Betrag | Voraussetzung |
| Kleine Pauschale für eintägige Reisen | 14 € | Abwesenheit von mehr als 8 Stunden |
| Große Pauschale für mehrtägige Reisen | 28 € | Abwesenheit von mindestens 24 Stunden |
Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer 2026
Ab dem 1. Januar 2024 wurde die Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer (LKW-Fahrer) von 8 € auf 9 € pro Kalendertag erhöht. Diese Pauschale gilt auch im Jahr 2026 unverändert fort. Sie können somit weiterhin für jede Nacht, die Sie in Ihrem Fahrzeug verbringen, 9 € als Übernachtungspauschale geltend machen.
Spesenpauschalen 2026 Ausland
Die Spesensätze für Auslandsdienstreisen unterscheiden sich teilweise deutlich von denen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) orientiert sich bei der Festlegung der Auslandspauschalen unter anderem an den jeweiligen Lebenshaltungskosten und überprüft die Beträge jährlich.
Für das Jahr 2026 hat das BMF die bestehenden Auslandspauschalen überprüft und für einzelne Länder sowie Landesteile angepasst. Welche Beträge konkret gelten, hängt weiterhin vom jeweiligen Reiseziel ab.
Für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz des jeweiligen Landes angesetzt. Sind an einem Reisetag mehrere Länder mit unterschiedlichen Pauschbeträgen betroffen oder gelten innerhalb eines Landes unterschiedliche Spesensätze, kann der höhere Betrag angesetzt werden.
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Nachfolgend finden Sie einen Auszug der Spesensätze aus der aktuellen Tabelle des BMF, gültig ab dem 1. Januar 2026, für einige beliebte Ziele deutscher Geschäftsreisender.
Auszug aus der Spesenpauschalen-Tabelle 2026
| Land / Landesteil | Verpflegungspauschale > 8 h | Verpflegungspauschale > 24 h |
|---|---|---|
| Niederlande | 39 € | 58 € |
| Belgien | 40 € | 59 € |
| Schweiz – Genf | 47 € | 70 € |
| Schweiz – übriges Land | 46 € | 68 € |
| Österreich | 33 € | 50 € |
| Luxemburg | 42 € | 63 € |
| Italien – Rom | 32 € | 48 € |
| Italien – Mailand | 28 € | 42 € |
| Italien – übriges Land | 28 € | 42 € |
| Frankreich – Paris (sowie ausgewählte Départements) | 39 € | 58 € |
| Frankreich – übriges Land | 36 € | 53 € |
| Spanien – Madrid | 28 € | 42 € |
| Spanien – Barcelona | 23 € | 34 € |
| Spanien – übriges Land | 23 € | 34 € |
| Großbritannien – London | 44 € | 66 € |
| Großbritannien und Nordirland | 35 € | 52 € |
| Dänemark | 50 € | 75 € |
| Finnland | 36 € | 54 € |
Quelle: Offizielle Reisekostenpauschalen des Bundesministeriums der Finanzen für 2026.
Alle Werte gelten ab dem 1. Januar 2026. Änderungen gegenüber dem Vorjahr sind in der offiziellen BMF-Tabelle fett markiert.
Entwicklung der Spesenpauschalen: Warum sich Auslandswerte häufiger ändern als Inlandswerte
Die Verpflegungspauschalen werden vom Bundesministerium der Finanzen jährlich überprüft. Während die Pauschalen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands seit mehreren Jahren unverändert geblieben sind, unterliegen die Auslandspauschalen regelmäßig Anpassungen.
Hintergrund sind unter anderem schwankende Lebenshaltungs- und Verpflegungskosten, regionale Preisunterschiede sowie wirtschaftliche Entwicklungen in den jeweiligen Ländern. Diese Faktoren machen es erforderlich, die Auslandspauschalen häufiger anzupassen, während für das Inland langfristig stabile Werte gelten.
- Verpflegungsmehraufwand 2025
- Verpflegungsmehraufwand 2024
- Verpflegungsmehraufwand 2023
- Verpflegungsmehraufwand 2022
- Verpflegungsmehraufwand 2021
Wissenswertes rund um Spesenpauschalen
Anspruch auf Spesen
Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, Spesen zu erstatten. Erfolgt keine Erstattung durch den Arbeitgeber, können Arbeitnehmer die Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands betragen seit 2020 unverändert:
- 14 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
- 28 € bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden
Diese Pauschbeträge gelten auch im Jahr 2026 weiterhin.
Bitte beachten Sie, dass es keinen gesonderten jährlichen Freibetrag für Spesen gibt. Stattdessen können die genannten Pauschalen pro Reisetag als Werbungskosten angesetzt werden, sofern der Arbeitgeber keine steuerfreie Erstattung vorgenommen hat.
Kürzung der Spesenpauschalen
Die Regelungen zur Kürzung der Verpflegungspauschalen gelten auch im Jahr 2026 unverändert. Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch Dritte gestellt, ist die Verpflegungspauschale tagesbezogen zu kürzen.
Bei gestellter Verpflegung werden die Pauschalen wie folgt gekürzt:
| Mahlzeit | Kürzung | Beispiel (bei 28 € Tagespauschale) |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 % | - 5,60 € |
| Mittagessen | 40 % | - 11,20 € |
| Abendessen | 40 % | - 11,20 € |
Die Kürzungen beziehen sich auf die 24-Stunden-Pauschale des jeweiligen Reisetages, unabhängig davon, ob die Abwesenheit tatsächlich 24 Stunden beträgt.
Spesenzahlung zeitlich begrenzt
Die Zahlung von Verpflegungspauschalen ist zeitlich begrenzt. Grundsätzlich können steuerfreie Spesensätze für maximal drei Monate angesetzt werden. Diese Regelung wird als Dreimonatsfrist bezeichnet.
Bleibt ein Arbeitnehmer länger als drei Monate an einem auswärtigen Tätigkeitsort tätig, können keine steuerfreien Verpflegungspauschalen mehr gezahlt oder als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Die Dreimonatsfrist gilt für Arbeitnehmer, die über eine erste Tätigkeitsstätte verfügen. Sie findet keine Anwendung auf Arbeitnehmer ohne feste Arbeitsstätte, wie zum Beispiel Berufskraftfahrer oder Monteure.
Wird die Tätigkeit an einem auswärtigen Einsatzort für mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist erneut – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer war in diesem Zeitraum nicht an derselben Einsatzstelle tätig.
Die gesetzliche Grundlage dieser Regelung ist in (§ 9, Abs. 4a, Satz 6 Einkommensteuergesetz (EStG) verankert.
Hinweis: Die in diesem Artikel genannten Informationen dienen der allgemeinen Orientierung. Reisekostenregelungen beinhalten viele Besonderheiten und Ausnahmen. Konsultieren Sie für eine rechtsverbindliche Beratung einen Steuerberater.
Spesenabrechnung leicht gemacht mit der Mobilexpense-App
Die Vielzahl an Pauschalen, Kürzungsregeln und länderspezifischen Besonderheiten zeigt, wie komplex Reisekostenabrechnungen in der Praxis sein können. Die Mobilexpense-App automatisiert die Berechnung von Spesen, Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten, sodass Mitarbeitende ihre Reisekosten mit minimalem Aufwand einreichen können.
Einfach die Reisedaten eingeben, und die mobile App ermittelt automatisch die gültigen Pauschalen – basierend auf den aktuellen Vorgaben des BMF. Auch eigene Unternehmensrichtlinien können problemlos hinterlegt werden, um maximale Flexibilität zu gewährleisten.
Dank der intuitiven Bedienung können Mitarbeitende ihre Spesen direkt von unterwegs erfassen, während die App alle relevanten Beträge berechnet. Finanzteams profitieren von automatisierten Workflows, die die manuelle Prüfung reduzieren und so wertvolle Zeit sparen.
Die Mobilexpense-App lässt sich nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren und ermöglicht eine papierlose Verwaltung der Reisekosten – effizient, konform und ohne unnötige Bürokratie.
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