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Belege scannen mit mobilen Apps: korrekte Reise­kos­ten­ab­rech­nun­gen mit wenigen Klicks

5 minutes lesezeit

Receipt scanner mobile app

Kennen Sie das? Es ist Sonntagabend, einige Tage (oder Wochen) nach Ihrer letzten Dienstreise. Sie setzen sich mit einem Stapel von Belegen, Quittungen und Rechnungen und einem Gefühl des Grauens an den Tisch, um die nächsten Stunden mit der manuellen Eingabe aller Daten in ein Formular oder eine Tabelle zu verbringen.

Sie fragen sich: “Gibt es keine bessere Methode, dies zu tun? Kann ich die Erfassung meiner Reisekosten nicht irgendwie automatisieren?

Wir sind hier, um Ihnen zu verraten, dass dies durchaus möglich ist und dass Sie Ihre Ausgaben mit einer mobilen Belegscanner-App automatisieren können (und sollten!).

Was ist eine mobile Belegscanner-App?

Wie der Name schon andeutet: Es handelt sich um eine App, mit der Sie Ihre Belege oder Rechnungen in Ihr Smartphone scannen, so wie Sie bei der Arbeit im Büro ein Dokument in den Büroscanner eingeben.

Aber! Die Belegscanner-App scannt Ihre Belege nicht nur, sie digitalisiert sie auch. Mittels OCR (Optical Character Recognition) erfasst die Belegscanner-App sämtliche Informationen auf dem Beleg und wandelt diese in Textform um.

Da der gesamte Inhalt des Belegs automatisch extrahiert wird, müssen Sie Datum, Aussteller (Verkäufer), Betrag oder Mehrwertsteuer nicht mehr manuell eingeben. Das erledigt die App für Sie.

Die Belegscanner-Apps von Mobilexpense

Mobilexpense bietet zwei Apps zum mobilen Scannen von Belegen an. SpendCatcher für Großunternehmen und die Declaree-App für mittelständische Unternehmen. Beide wurden entwickelt, um das Expense Management für Geschäftsreisende durch Automatisierung zu vereinfachen.

Diese Apps nehmen Ihnen die oft lästige und zeitaufwändige Arbeit der Reisekostenabrechnung ab und schaffen so Raum für Aufgaben mit höherem Mehrwert. Oder um Sonntagabende mit Ihren Lieben zu verbringen.

Wie funktionieren unsere Belegscanner-Apps?

In den meisten Fällen besteht der erste Schritt darin, dass Sie Ihre Belege einscannen. Sobald Sie eine Kaufquittung erhalten, fotografieren Sie sie mit unserer App. Die App verarbeitet dieses Foto mit OCR, um die notwendigen Informationen wie Datum, Verkäufer, Betrag und Mehrwertsteuer zu extrahieren.

Mit den in unserer App gespeicherten Daten können Sie Ihrer Arbeit weiter nachgehen oder Ihre Kostenabrechnung mit wenigen Klicks abschließen und einreichen. Haben Sie mit einer Firmenkreditkarte bezahlt, werden die Kartentransaktion und der Beleg von der App abgeglichen, was den Prozess weiter vereinfacht.

Darüber hinaus sind unsere Apps auch für die Kontrollorgane Ihres Unternehmens nützlich. Die Überprüfung einer Ausgabe und ihrer Genehmigung dauert in der App nur wenige Sekunden. Unsere OCR- und AI-Engine zeigt alle Diskrepanzen an und ermöglicht eine prompte Genehmigung, wenn alles in Ordnung ist. Ist dies nicht der Fall, werden die Prüfer durch ein visuelles Warnsignal darauf aufmerksam gemacht, dass eine manuelle Prüfung auf der Grundlage der Unternehmensrichtlinien oder der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erforderlich ist.

Warum eine mobile Belegscanner-App verwenden?

An dieser Stelle sollte die Frage lauten: “Warum keine mobile Belegscanner-App zur Automatisierung der Reisekostenabrechnung verwenden?” Falls Sie noch weiter überzeugt werden müssen, wie viel einfacher Ihr Leben mit einem mobilen Belegscanner sein kann, sehen Sie hier einige der Vorteile, die Sie mit der App von Mobilexpense genießen können

Zeit sparen bei der Erfassung, Einreichung und Genehmigung von Ausgaben

Keine Sonntagabende mehr, an denen Sie sich mit Tabellenkalkulationen und einem Stapel von Belegen herumschlagen müssen. Ihre Zeit und die Ihrer Mitarbeiter ist zu wertvoll, um sie mit mühsamer manueller Arbeit zu vergeuden.

Das Einreichen einer Spesenabrechnung auf die altmodische Art dauert im Durchschnitt etwa 30 Minuten. Mit Hilfe unserer mobilen Belegscanner-Apps dauert es weniger als 5 Minuten. Stellen Sie sich vor, was Sie mit all dieser zusätzlichen Zeit anfangen könnten!

Buchführung und Rechnungslegung vereinfachen

Vergessen Sie die Stapel von unleserlichen Belegen, die Ihre Regale füllen. Vergessen Sie die ausgedruckten Tabellenkalkulationen. Und vergessen Sie die manuelle Eingabe zahlreicher Kostenpositionen in Ihr ERP-System.

Mit digitalisierter Ausgabenerfassung werden all Ihre Daten automatisch in Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware übertragen. Das bedeutet keinen Datenverlust, keine Fehler bei der Dateneingabe und keinen Zeitaufwand mehr für die manuelle Ausführung einer Aufgabe, die automatisiert werden kann. Sogar das digitale Foto der Belege wird übertragen, so dass Sie alles haben, was Sie für eine stressfreie Reisekostenabrechnung brauchen.

Zudem können Sie beruhigt sein, denn Mobilexpense speichert Ihre Abrechnungsdaten für 10 Jahre. Diese Daten sind jederzeit abrufbar, so dass Steuerprüfungen und andere Kontrollen ein Kinderspiel sind.

Verbesserte Sicherheit: Verabschieden Sie sich von menschlichen Fehlern und Betrug

Durch die automatisierte Einhaltung von geschäftlichen und gesetzlichen Vorschriften verringert unsere mobile Belegscanner-App das Risiko von menschlichen Fehlern und Betrug. Da unsere Apps die von der OCR extrahierten Daten mit den vom Benutzer eingegebenen Daten abgleichen, kann es keine (gewollten oder ungewollten) Fehler mehr geben.

Und da sich dieser Compliance-Aspekt auch auf Tagespauschalen, Kilometergeld und Mehrwertsteuer erstreckt, sind Ihre Bücher vor Fehlern und unlauteren Absichten sicher.

Compliance erhöhen

Unsere mobilen Belegscanner-Apps verfügen über integrierte Funktionen zur Einhaltung von Vorschriften und Unternehmensrichtlinien. Scannen Sie einen Kassenbon, analysieren unsere Apps die extrahierten Daten anhand Ihrer Richtlinien für Geschäftsausgaben. So wird sichergestellt, dass die Ausgabenlimits für bestimmte Kategorien eingehalten und keine Ausgaben außerhalb der Richtlinien (z. B. für Minibar oder Massage) geltend gemacht werden.

In Ländern, in denen dies zulässig ist, wie beispielsweise in Spanien, bieten wir einen papierlosen Ausgabenprozess an. Dank unserer Funktion für digitale Unterschriften können Sie Ihre Steuern mobil einreichen und Mehrwertsteuererstattungen elektronisch beantragen. Die digitalen Kopien Ihrer Dokumente werden rechtlich als identisch mit den Papierdokumenten anerkannt.

Korrekte Kilometerstände, Tagespauschalen und Währungsumrechnung sicherstellen

Unsere Reisekosten-Apps sind nicht nur Belegscanner. Sie sind vollwertige automatische Rechner: für Kilometerstände, Tagegelder und Wechselkursberechnungen. Geben Sie Ihre Abfahrts- und Ankunftsorte und -daten ein und unsere Apps berechnen Ihr Kilometergeld auf der Grundlage von Google Maps.

Das Gleiche gilt für die Tagespauschalen. Sie können ganz einfach angeben, welche Mahlzeiten von Ihrer Spesenpauschale abgezogen werden sollen, um die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten.

Was die Währungsumrechnung anbelangt, so übernehmen unsere mobilen Apps dank unserer Integrationen mit xe.com und OpenExchangeRate.org diese Aufgaben für Sie. Wurde der Auslandseinkauf mit einer Firmenkreditkarte getätigt, wenden wir automatisch den Wechselkurs des Kartenanbieters an, um den Prozess weiter zu vereinfachen und Probleme zu vermeiden.

Datenimport und -export automatisieren

Exportieren Sie digitale Ausgaben und Belege automatisch in Ihre Buchhaltungssoftware, Ihr ERP oder Ihre Lohnbuchhaltung. Wir verfügen über bestehende Integrationen mit allen wichtigen Tools wie SAP, Sage, Microsoft Dynamics oder Oracle. Wir sind auch bereit, bei Bedarf neue Integrationen zu erstellen.

Darüber hinaus ist Mobilexpense mit Ihrer HR-Lösung verknüpft, um Stammdaten zu synchronisieren. Sie müssen keine Benutzer manuell in Mobilexpense anlegen. Die Daten werden aus Ihrer HR-Lösung gezogen und mit Mobilexpense synchronisiert. Dies reduziert den Zeitaufwand und die Fehleranfälligkeit.

Neue Benutzer können sofort mit unseren mobilen Belegscanner-Apps beginnen, um Abrechnungen zu erstellen und einzureichen.

Worauf warten Sie noch?

Die Verwendung einer mobilen App zum Scannen von Belegen und Einreichen von Reisekosten ist ein bewährtes Mittel, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Rentabilität des Unternehmens zu steigern.

Eine mobile Reisekosten-App ist nicht nur einfach zu bedienen, sondern spart Ihren Mitarbeitern auch auf jeder Stufe des Ausgabenprozesses Zeit. Und da sie die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften erhöht, schützt sie Ihr Unternehmen vor Betrug und kostspieligen Fehlern.

Sprechen Sie uns an und entdecken Sie die Vorteile, die Ihnen die mobilen Belegscanner-Apps von Mobilexpense noch heute bieten können!

Veröffentlicht am 02 Sept. 2022

Bereit für müheloses Expense Management?