Ausgabenmanagement-Software für volle Transparenz und Kontrolle

Automatisieren Sie bis zu 95 % Ihrer Finanzprozesse – für schnellere Abläufe

Digital statt Papier: Vereinfachen Sie die Spesenabrechnung für Ihre Mitarbeitenden.
Belege fotografieren, Tagespauschalen erfassen und Ausgaben unterwegs einreichen.
Automatische Warnhinweise bei fehlerhaften Angaben oder Richtlinienverstößen.
Integrieren Sie Ihre bestehenden ERP- und HR-Systeme.

Eine Frau gibt eine Ausgabe in Ausgabenmanagement-App ein

1,7 Mio. Nutzer:innen verwalten ihre Ausgaben mit unserer App

Compliance im Ausgabenmanagement – für Unternehmen jeder Größe

Sie suchen eine Ausgabenmanagement-Software für mittelständische Unternehmen?
Oder möchten Sie Ausgaben auf globaler Ebene steuern?

Die smarte Spesenmanagement-Software für unterwegs

Mit nur 6 Schritten zur mobilen und digitalen Ausgabenverwaltung

Belege einfach per App scannen oder als Foto hochladen

Mit der intuitiven Reisekosten-App von Mobilexpense scannen Sie Ihre Belege ganz einfach unterwegs oder laden ein Foto hoch – ob per Smartphone oder am Laptop. Die digitale Belegerfassung mit KI-gestützter Texterkennung (OCR) füllt die relevanten Felder für Sie automatisch aus. Sobald alle Angaben korrekt sind, fügen Sie die Ausgabe Ihrem Bericht hinzu.

 

Ausgaben freigeben

Legen Sie individuelle Freigabe-Workflows fest und definieren Sie, wer welche Ausgabenberichte prüfen darf. Sobald ein Bericht abgeschlossen und eingereicht ist, erhalten die zuständigen Personen automatisch eine Benachrichtigung zur Überprüfung. Anschließend können sie die Ausgaben genehmigen oder ablehnen.

Abweichungen automatisch erkennen

Verstöße gegen Richtlinien werden bereits beim Einreichen markiert. Ausgabenberichte mit regelwidrigen Angaben erhalten ein Warnsymbol, noch bevor sie zur Freigabe gelangen. So erkennen Genehmigende auf einen Blick, ob eine Ausgabe den Unternehmensrichtlinien entspricht.

Erstattungen schneller abwickeln

Wenn Ihr ERP- und Lohnabrechnungs-System nahtlos integriert ist, lassen sich Daten und Workflows automatisch synchronisieren.

Mitarbeitende werden sofort benachrichtigt, wenn ein Ausgabenbericht abgelehnt wurde – so vermeiden Sie unnötiges Hin und Her.

Mehrwertsteuer einfach zurückfordern

Mobilexpense liefert alle Buchhaltungsdaten, um nationale und internationale Mehrwertsteuererstattungen effizient umzusetzen. Die Mehrwertsteuer wird entweder von Mitarbeitenden ausgewählt oder durch die Buchhaltung ergänzt.
Eine integrierte Datenbank enthält alle gültigen Mehrwertsteuersätze – nach Kategorie und Land..


Datenbasiert entscheiden – klar, schnell und fundiert 

Erhalten Sie automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei übermäßigen Ausgaben.
Erkennen Sie Top-Ausgebende, Ausgabentrends und Unregelmäßigkeiten über interaktive Karten und visuelle Hinweise – regionsübergreifend.
Nutzen Sie saisonale Daten zur Optimierung Ihrer Budgetplanung und Prognosen.

Automatisiertes Ausgabenmanagement

Entdecken Sie die wichtigsten Funktionen für nahtlose Prozesse und weniger Aufwand

Für wen eignet sich unsere Ausgabenmanagement-Software?

Ausgabenmanagement, das überzeugt?
Zahlen sagen mehr als Worte.

95 %

Zeitersparnis

Durch automatisierte Belegerfassung und Dateneingabe wird Ausgabenmanagement effizient statt mühsam.

3.000+

Zufriedene Kunden

Digitale Abläufe schaffen Freiräume – für bessere Entscheidungen und wichtigere Aufgaben.

1,7 Mio.

App-Downloads

Digitale Reisekostenabrechnung per Foto – schnell, einfach, mobil mit OCR-Technologie.

Weniger Aufwand, mehr Überblick – mit digitaler Reisekostenabrechnung

Ausgabenmanagement-Integrationen

Von Insellösungen zur intelligenten Plattform

Reduzieren Sie Abstimmungsprozesse – gewinnen Sie Entscheidungsstärke

Ob ERP, Buchhaltung, HR oder Reisedienstleister – unsere smarten Integrationen halten alles im Gleichklang.
Das erwartet Sie:

Verbinden Sie bestehende Tools mit minimalem IT-Aufwand – ganz ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts.
Synchronisieren Sie Ausgaben, Budgets und Mitarbeitendendaten automatisch über alle Systeme hinweg.
Sparen Sie Zeit bei Routineaufgaben und erhalten Sie mehr Überblick über Ihre Ausgaben.

Erfolgsgeschichten aus der Praxis

Conbit logo-Green

„Mobilexpense vereinfacht den Alltag spürbar – Verwaltungsaufgaben sind heute deutlich angenehmer als früher, als sie noch reine Belastung waren.“

Paul Staal

Vorstandsmitglied von Conbit

Käfer Logog

„Wir haben Mobilexpense als schnell und flexibel erlebt. Wir sind ein komplexer Kunde. Mobilexpense hat flexibel auf uns reagiert und uns geholfen!"

Marc Eckes

Vorstand Unternehmensentwicklung, Käfer AG

Lucien Bikes-Logo

„Mit der Kartenintegration sparen wir jetzt mindestens 90 bis 95 % des Aufwands im Vergleich zu unserem alten Papier- und Excel-Prozess.“

Gerald Evers

CFO von Lucien Bikes

Welche Ausgabenmanagement-Software ist die richtige?

E-Book-Cover Einsteigerleitfaden für Ausgabenmanagement und maximal Effizienz
Ausgaben im Griff zu behalten und Rückerstattungen reibungslos abzuwickeln, ist zentral für jedes Unternehmen. Es geht nicht nur um Kosten, sondern auch um zufriedene Mitarbeitende. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie beides erfolgreich meistern.

Alles rund ums Ausgabenmanagement

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So mühelos kann Ausgabenmanagement sein

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Erleben Sie die Vorteile intelligenter Ausgabensteuerung
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Angestellte, die eine Demo mit Mobilexpense bucht für digitales Ausgabenmanagement