Does Personio offer built-in expense tracking or do I need a third-party tool?

Personio does not include native expense tracking. You will need a third-party tool such as Declaree by Mobilexpense. The integration syncs employee data from Personio into Declaree, where employees submit expenses, managers approve them and policies are enforced. This approach keeps HR data authoritative in Personio while expense capture, compliance and reimbursement workflows run in Declaree.

How do I integrate Personio with expense management platforms like Declaree?

Create API credentials in Personio (client ID and secret) and grant the required scopes for exporting employee data. In Declaree, authenticate with those credentials, run the setup wizard and map fields such as cost centre, department, gender and office. The integration then synchronises employee records every 15 minutes, so new hires, leavers and field updates in Personio are reflected in Declaree without manual maintenance.

What data is synced between Personio and Declaree?

Declaree fetches and synchronises employee data from Personio in a single API call. Supported fields include identifiers, name, email, status, role, employment type, working hours, hire and end dates, termination details, probation end, timestamps, salary fields, vacation balance, cost centres, department and office. Profile pictures are not currently supported. This data keeps user accounts and reporting structures aligned for approvals and cost allocations.

Can employees upload receipts directly through Personio?

No. Receipt upload and expense submission are handled in Declaree. Employees capture receipts, create claims and compile reports there, while Personio remains the source of truth for HR data used to provision users and drive approval hierarchies.

How do I ensure expense policy compliance using Personio?

Policy compliance is not managed in Personio. Declaree enforces rules such as spend limits, categories, per diem rates and approval flows after employee data is synced. This ensures submissions are checked against policy during entry and routed correctly for review.

Can I automate notifications for submitted or overdue expense reports?

Yes, via Declaree. Notifications and reminders related to expenses are configured and sent from Declaree, not from Personio. This keeps communication tied to the status of claims and reports within the expense workflow.

Can I restrict expense approval by manager or department?

Not in Personio. Personio provides the manager or supervisor field, which is synchronised to Declaree. Approval workflows and restrictions, including department-based routing and role-specific rules, are configured within Declaree using the synced organisational data.

Personio-integratie voor declaraties

Wat zijn de belangrijkste functies van de integratie met Personio?

Synchroniseer stamgegevens van medewerkers vanuit Personio
Stel bedrijfsregels en workflows in voor jullie declaratieproces
Koppel beide systemen eenvoudig via een plug-and-play API-integratie

Beschrijving van de integratie tussen Mobilexpense en Personio

Personio is HR-software voor organisaties met 10 tot 2.000 medewerkers. Recruitment, HR-management, ontwikkeling en medewerkersgegevens komen samen in één centraal systeem.

Door Personio uit te breiden met Mobilexpense Declaree geef je medewerkers toegang tot een moderne declaratie-app, terwijl jullie belangrijke HR-gegevens centraal in Personio blijven beheren.

Wat zijn de voordelen van de Mobilexpense-integratie met Personio?

Het beheren van HR- en salarisgegevens in verschillende systemen kan veel extra werk opleveren wanneer die systemen niet goed met elkaar zijn gekoppeld.

De integratie tussen Personio en Mobilexpense Declaree synchroniseert medewerkers automatisch. De koppeling werkt realtime en houdt medewerkersstamgegevens up-to-date, zodat je gebruikersaccounts niet steeds handmatig hoeft bij te werken.

Veelgestelde vragen

Nee. Personio heeft geen ingebouwde functionaliteit voor declaratiebeheer.

Daarvoor kun je een aparte oplossing zoals Mobilexpense Declaree gebruiken. Via de integratie worden medewerkersgegevens vanuit Personio naar Mobilexpense Declaree gesynchroniseerd. In Mobilexpense Declaree kunnen medewerkers vervolgens declaraties indienen en worden goedkeuringen en declaratieregels beheerd.

In Personio

Maak API-inloggegevens aan, bestaande uit een client-ID en client-secret
Geef de benodigde API-toegang om medewerkersgegevens te kunnen exporteren

In Mobilexpense Declaree

Gebruik de client-ID en client-secret om de koppeling goed te keuren
Stel de verbinding in via de configuratiewizard
Koppel de benodigde velden, zoals kostenplaats, afdeling, sekse en kantoor

Automatische synchronisatie

Medewerkersgegevens worden iedere 15 minuten gesynchroniseerd
Wijzigingen in Personio, zoals nieuwe medewerkers, uitdiensttredingen of aangepaste gegevens, worden daardoor automatisch in Mobilexpense Declaree verwerkt

De integratie haalt medewerkersgegevens via één API-call uit Personio op en synchroniseert deze met Declaree.

Ondersteunde velden zijn onder andere:

ID, voornaam, achternaam, e-mailadres en sekse
Status, functie en type dienstverband
Wekelijkse werkuren, datum indiensttreding en einddatum contract
Datum en reden van uitdiensttreding, einde proeftijd en laatste werkdag
Aanmaakdatum en datum van laatste wijziging
Vast salaris, uurloon en saldo vakantiedagen
Kostenplaatsen, afdeling en kantoor

Let op: profielfoto's worden op dit moment nog niet ondersteund.

Nee. Personio ondersteunt het uploaden van bonnetjes voor declaraties niet. Dit gebeurt in Mobilexpense Declaree. Daar kunnen medewerkers bonnetjes toevoegen en declaraties indienen.

Dit wordt niet rechtstreeks in Personio beheerd. Declaratieregels, limieten en goedkeuringsworkflows stel je in Mobilexpense Declaree in nadat de medewerkersgegevens vanuit Personio zijn gesynchroniseerd.

Ja, maar niet vanuit Personio. Meldingen en herinneringen rond declaraties worden in Mobilexpense Declaree beheerd.

Dat stel je niet in Personio in. Personio bevat wel het veld voor de manager of leidinggevende. Dit wordt naar Mobilexpense Declaree gesynchroniseerd.

De goedkeuringsworkflows en eventuele beperkingen, bijvoorbeeld goedkeuring per afdeling, stel je vervolgens in Mobilexpense Declaree in.

Uitgavenbeheer

Onkostenbeheer

Realtime inzicht in uitgaven

Zakelijke creditcards

Kilometerregistratie

Dagvergoedingen

Declaratiebeleid

CO₂ Tracking

Op bedrijfsgrootte

Klein bedrijven

Middelgrote bedrijven

Grote ondernemingen

Per regio

Europe

Global

Per product

Mobilexpense Declaree

Mobilexpense MXP

Demo video

ROI Calculator

Blogs

Newsletter

Webinars & evenementen

Product one pager

Klantverhalen

Compliance updates

Product updates

Personio

Wat zijn de belangrijkste functies van de integratie met Personio?

Beschrijving van de integratie tussen Mobilexpense en Personio

Wat zijn de voordelen van de Mobilexpense-integratie met Personio?

Veelgestelde vragen

Bespreek jullie situatie met een van onze experts

Vertrouwd door meer dan 3.000 bedrijven voor het automatiseren van
onkostenbeheer.

Op bedrijfsgrootte

Per regio

Per product

Personio

Wat zijn de belangrijkste functies van de integratie met Personio?

Beschrijving van de integratie tussen Mobilexpense en Personio

Wat zijn de voordelen van de Mobilexpense-integratie met Personio?

Veelgestelde vragen

Bespreek jullie situatie met een van onze experts

Vertrouwd door meer dan 3.000 bedrijven voor het automatiseren van onkostenbeheer.

Vertrouwd door meer dan 3.000 bedrijven voor het automatiseren van
onkostenbeheer.