Behoefte aan meer grip en overzicht

Vóórdat ze Mobilexpense Declaree gingen gebruiken, verliep het declareren bij New York Pizza volledig handmatig.

Het werkte wel, maar het kostte veel administratief werk. De sales- en operationsteams maakten veel kosten en kwamen vaak terug met stapels bonnetjes die gecontroleerd en goedgekeurd moesten worden. En Finance moest zorgen dat alles goed werd verwerkt, voordat het in de boekhouding kon worden geboekt.

Het handmatig verwerken van bonnen en andere zaken binnen dit declaratieproces vroeg veel tijd van het Finance-team en New York Pizza wilde daarvan af.

De overstap naar digitaal spend management

Het Finance-team zocht een oplossing die kon worden gekoppeld met Exact en waarin ook zakelijke creditcards onderdeel zouden zijn van hetzelfde proces. New York Pizza startte met digitaal declareren in Mobilexpense Declaree en voegde later de Mobilexpense-kaarten toe.

Een van de grootste verbeteringen: bonnetjes worden nu automatisch verzameld. Aan het eind van de maand hoeft niemand ze meer op te vragen of bij elkaar te zoeken en dat scheelt veel tijd.

Met de Mobilexpense-kaarten en digitaal declareren kreeg het team ook meer details om beter te rapporteren. Parkeerkosten, vluchten, hotels en projectkosten zijn nu apart te analyseren. Dat maakt uitgavenbeheer een stuk efficiënter en kost het veel minder tijd.

Door dat extra overzicht zijn managers zich meer bewust van hoe en wat er wordt uitgegeven. En Finance heeft het volledige overzicht om betere beslissingen te nemen.

Van declaraties naar inzicht

Wat begon als een manier om van papieren declaraties af te komen, is uitgegroeid tot een gestructureerde en overzichtelijke manier om bedrijfsuitgaven te beheren.

Declaraties, bonnetjes en kaartbetalingen lopen nu via één proces. Voor medewerkers is declareren daardoor eenvoudiger én Finance heeft meer overzicht en grip. Het team houdt daardoor rapportages makkelijker bij, krijgt beter inzicht in uitgavenpatronen en is veel minder tijd kwijt aan administratie. 

Zoals Wendy Houweling, Teamlead Finance, zegt:

“Er zit gewoon meer structuur in en het is veel makkelijker te beheren.”

Het proces is flink veranderd, maar het oordeel van Finance is simpel: