Mehr Kontrolle und Transparenz

Vor der Einführung von Declaree lief das Ausgabenmanagement bei New York Pizza vollständig manuell ab.

Der bestehende Prozess funktionierte zwar, bedeutete für das Finanzteam jedoch einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Vor allem im Sales- und Operations-Team fielen viele Ausgaben an. Entsprechend kamen regelmäßig große Mengen an Belegen zusammen, die einzeln geprüft und freigegeben werden mussten.

Das Finanzteam musste anschließend sicherstellen, dass alle Angaben korrekt verarbeitet waren, bevor die Ausgaben im Buchhaltungssystem verbucht werden konnten.

New York Pizza wollte diese manuellen Abläufe reduzieren und das Finanzteam spürbar entlasten.

Der Schritt zum digitalen Ausgabenmanagement

Das Team suchte nach einer Lösung, die sich in Exact integrieren ließ und gleichzeitig Firmenkarten in denselben Prozess einbinden konnte. Zunächst führte New York Pizza Mobilexpense Declaree für die digitale Spesenabrechnung ein. Später kamen die Firmenkreditkarten von Mobilexpense hinzu.

Eine der größten Verbesserungen war die automatische Belegerfassung. Statt am Monatsende fehlenden Belegen hinterherzulaufen, werden diese nun direkt digital erfasst. Das spart dem Finanzteam viel Zeit und reduziert den manuellen Aufwand.

 Mit den Mobilexpense Firmenkarten und dem digitalen Ausgabenmanagement erhielt das Team außerdem detailliertere Einblicke in die Unternehmensausgaben. Kosten für Parken, Flüge, Hotels oder einzelne Projekte lassen sich nun getrennt auswerten. Dadurch kann das Finanzteam Ausgaben einfacher analysieren und verwalten. 

Die zusätzliche Transparenz machte es für Führungskräfte einfacher, Ausgaben und Entwicklungen im Blick zu behalten. Gleichzeitig erhielt das Finanzteam den nötigen Überblick, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Mehr Überblick über jede Ausgabe

Was mit dem Ziel begann, die manuelle Spesenabrechnung mit ausgedruckten Belegen abzuschaffen, hat sich zu einem strukturierten und übersichtlichen Ausgabenmanagement entwickelt.

Ausgaben, Belege und Transaktionen mit Firmenkarten laufen heute in einem zentralen Prozess zusammen. Mitarbeitende können ihre Ausgaben einfacher einreichen, während das Finanzteam mehr Transparenz und Kontrolle erhält. Berichte lassen sich leichter nachverfolgen, Ausgaben detaillierter analysieren und der Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren.

Wendy Houweling, Team Lead Finance, bringt es auf den Punkt:

„Es gibt einfach mehr Struktur. Alles lässt sich leichter verwalten.“

Und obwohl sich der Prozess grundlegend verändert hat, fällt das Fazit des Finanzteams eindeutig aus: