Spesenmanagement neu gedacht: 5 Gründe für Declaree im HR

HR im Spesenstress: Warum es Zeit für digitale Lösungen ist

Niemand entscheidet sich für eine Karriere in HR, als Teamlead oder im operativen Bereich, weil er oder sie Belege jagen oder verspäteten Spesenberichten hinterherlaufen möchte.

Doch genau das ist oft Realität. Belege nachfordern, Abrechnungen überprüfen, Mitarbeitende an offene Ausgaben erinnern – sollte das wirklich Teil Ihres Jobs sein? Und wo bleibt eigentlich die Unterstützung vom Finanzteam?

Manuelles Ausgabenmanagement raubt nicht nur Zeit, sondern sorgt für unnötige Frustration im HR- und Finance-Team. Gleichzeitig verzögern sich Rückerstattungen – was bei Mitarbeitenden schnell für Unzufriedenheit sorgt.

Wenn Spesenprozesse kompliziert oder unklar sind, ist nicht nur die Finanzabteilung betroffen – auch das Betriebsklima leidet.

Declaree by Mobilexpense bietet eine smarte, einfache und schnelle Lösung für die digitale Spesenabrechnung. Ob Sie Verwaltungsaufwand reduzieren, die Einhaltung der Spesenrichtlinie sicherstellen oder Teamleads mehr Transparenz über ihre Budgets geben möchten – mit Declaree gelingt das, ganz ohne Excel-Chaos oder ewige E-Mail-Verläufe.

5 Gründe, warum HR-Teams Declaree lieben:

Fünf Gründe, warum Declaree genau die Lösung für Ihr Ausgabenmanagement ist – auch wenn Ihr Team bisher nicht wusste, dass es sie braucht.

1. Schnellere Rückerstattungen und weniger Verwaltungsaufwand

Wenig demotiviert Mitarbeitende so sehr wie das wochenlange Warten auf eine Rückerstattung. Ob Zugticket für einen Kundentermin, ein Mittagessen beim Onboarding oder eine Spesenpauschale für eine Dienstreise – wer beruflich in Vorleistung geht, möchte das Geld zügig zurück.

Mit Declaree geht das ganz einfach, dank eines reibungslosen, digitalen Prozess:

• Beleg fotografieren & einreichen: Mitarbeitende laden ihre Belege direkt per Smartphone in Sekundenschnelle hoch.
• Automatische Weiterleitung: Die Ausgabe wird automatisch an die zuständige Führungskraft übermittelt – ganz ohne manuellen Aufwand.
• Nahtlose Auszahlung: Die Integration in Ihr Lohnabrechnungs- oder Buchhaltungssystem sorgt für schnelle Rückerstattungen.

Das bedeutet: keine Verzögerungen, kein E-Mail-Pingpong, keine frustrierten Mitarbeitenden mehr – stattdessen ein effizienter Ablauf, der Vertrauen schafft und Zeit spart.

2. Spesenrichtlinie einhalten, ohne zur Spaßbremse zu werden

Niemand übernimmt gern die Rolle des „Bad Cop“, wenn es um die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien geht. Aber wenn Ausgaben ohne Beleg eingereicht werden oder nicht zu den Vorgaben passen, muss jemand eingreifen.

Mit Declaree wird dieser unangenehme Teil überflüssig. Statt auf Gedächtnis oder manuelle Prüfungen zu setzen, legen Sie Ihre Richtlinien einmal fest – den Rest übernimmt das System automatisch.

Declaree sorgt für eine konfliktfreie Einhaltung Ihrer Spesenregeln:

• Kennzeichnung regelwidriger Ausgaben in Echtzeit
• Automatische Erinnerungen an Mitarbeitende – damit Sie es nicht tun müssen
• Digitale, revisionssichere Archivierung aller Ausgaben für spätere Prüfungen

Das Ergebnis: Konsistente Richtlinientreue, mehr Transparenz und weniger Compliance-Kopfschmerzen. All das – ohne zusätzlichen Aufwand.

3. Budgetkontrolle in Echtzeit für fundierte Ausgabenentscheidungen

Wenn Teamleads keinen Einblick in ihre Budgets haben, sind überhöhte Ausgaben oft vorprogrammiert.

Declaree gibt Führungskräften volle Transparenz: Dank Live-Dashboards sehen sie jederzeit den Status aller Ausgaben – ob eingereicht, genehmigt oder bereits erstattet.

Jede Ausgabe wird inklusive aller relevanten Informationen angezeigt: Belegfoto, Kategorie, Notiz und Begründung – für schnellere Genehmigungen, weniger Fehler und klare Entscheidungen statt Rätselraten.

Zusätzlich lassen sich Budgetgrenzen definieren und potenzielle Überschreitungen frühzeitig erkennen. So können Teamleads proaktiv handeln, bevor die Zahlen aus dem Ruder laufen.

Budgets verwalten – ohne Zahlenakrobatik oder Tabellenchaos: Mit Declaree wird das für Führungskräfte zum Alltag.

4. Transparente Prozesse für mehr Vertrauen im Team

In einer hybriden Arbeitswelt ist Klarheit Gold wert. Je transparenter Ihre internen Abläufe sind, desto mehr Vertrauen und Effizienz entsteht – über alle Teams hinweg.

Declaree sorgt für volle Nachvollziehbarkeit im Ausgabenprozess – für alle Beteiligten:

• Mitarbeitende sehen jederzeit den Status ihrer Ausgaben (eingereicht, genehmigt oder erstattet) und müssen nicht mehr nachfragen.
• HR- und Finance-Teams nutzen übersichtliche Dashboards, die Auffälligkeiten sichtbar machen, Trends zeigen und interne Audits erleichtern.

Alle Belege und Dokumente werden digital gespeichert und lassen sich nach Datum, Kategorie oder Mitarbeitendem durchsuchen – lästiges Durchforsten von Postfächern oder Ordnern gehört der Vergangenheit an.

Declaree bringt Struktur, Transparenz und Sicherheit in Ihren gesamten Spesenprozess – und stärkt das Vertrauen im Unternehmen.

5. Für Unternehmen gemacht, die Menschen in den Mittelpunkt stellen

In modernen Unternehmen sollte jeder Prozess – vom Recruiting bis zur Spesenabrechnung – Vertrauen, Transparenz und Respekt für die Zeit des Teams widerspiegeln. Genau mit dieser Philosophie wurde Declaree entwickelt.

Überall in Europa setzen zukunftsorientierte Unternehmen auf Declaree, um ihr Ausgabenmanagement zu vereinfachen – ohne dabei die Kontrolle zu verlieren. Ob Sie ein Tech-Start-up in Amsterdam skalieren, ein verteiltes Team aus Berlin führen oder den Remote-Betrieb von Brüssel aus koordinieren: Declaree passt sich an Ihre Abläufe, Ihre Sprache und Ihre Menschen an.

Darum vertrauen mitarbeiterzentrierte Unternehmen auf Declaree:

• Spart Zeit durch schnelle, intuitive Spesenprozesse.
• Stärkt die Unternehmenskultur durch klare Abläufe und transparente Kommunikation.
• Entlastet HR, Führungskräfte und Finance-Teams – damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Declaree gibt wachstumsstarken Unternehmen die richtigen Werkzeuge an die Hand: für mehr Klarheit, mehr Empathie und mehr Wirkung – ganz ohne Papierchaos oder Compliance-Sorgen.

Bereit für stressfreies Ausgabenmanagement?

Mit Declaree wird aus einem frustrierenden Prozess ein klar strukturierter, effizienter Ablauf – den alle im Team gerne nutzen.

Wenn Sie Ihre internen Abläufe vereinfachen, die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden steigern und endlich volle Kontrolle über Ihr Ausgabenmanagement gewinnen möchten, ist Declaree die richtige Lösung.

Vereinbaren Sie eine unverbindliche Demo und starten Sie jetzt Ihre Reise mit Declaree.