Exact Online

Zo koppel je Exact Online aan Mobilexpense Declaree:

Instellen in Exact Online

• Zorg dat grootboekrekeningen, dagboeken, projecten en GL Accounts goed zijn ingericht in Exact Online.
• Deze gegevens worden gebruikt om categorieën te koppelen en declaraties te exporteren.

De koppeling starten in Declaree

1. Ga in Declaree naar Settings > Connections.
2. Kies Exact Online en start de koppeling.
3. Je wordt doorgestuurd naar het inlogscherm van Exact Online.
   
   

Authenticatie

• Log in met de Exact Online-gebruiker die de integratie moet beheren.

• Na het inloggen geeft Exact Online een autorisatiecode terug.

• Declaree wisselt deze code om voor een Refresh Token, die 30 dagen geldig is.

• Met dit token kan Declaree Access Tokens aanvragen en communiceren met de Exact Online API zonder dat je telkens opnieuw hoeft in te loggen.

Laatste stappen

• Kies tijdens het instellen de juiste administratie.
• Gebruikers in Declaree worden als leveranciers gekoppeld in Exact Online.
• De gebruiker die de koppeling afrondt, wordt gekoppeld aan het automatisch afsluiten van declaraties. Daardoor ziet deze gebruiker de namen en bedragen van declaraties van andere gebruikers, maar niet de inhoud

Wil je dit aanpassen? Dan kun je:

• De koppeling verbreken en opnieuw instellen met een andere gebruiker, of

• Het developmentteam vragen om de gekoppelde gebruiker te wijzigen.

Daar kunnen verschillende oorzaken voor zijn.

1. Rechten in Exact Online

Foutmelding: “Forbidden – User division is not within division scope”.

• Ga in Exact Online naar jullie administratie.
• Ga naar Import/Export > App Permissions.
• Controleer of de Mobilexpense Declaree-app toegang heeft tot de juiste administratie(s) en of de status op active staat.
• Stel daarna de integratie in Mobilexpense Declaree opnieuw in met dezelfde gebruiker.

2. Categorieën of projecten ontbreken

• Mobilexpense Declaree controleert of alle categorieën uit een declaratie bestaan als GL Accounts en, indien van toepassing, als Projects in Exact Online.
• Ontbreekt een categorie of project? Dan kan de export mislukken.

3. Verkeerde gebruiker voor automatisch afsluiten

• De gebruiker die de integratie heeft gekoppeld, is ook verantwoordelijk voor het automatisch afsluiten van declaraties.
• Is dat niet de juiste gebruiker? Koppel de integratie dan opnieuw met het juiste account of laat de gekoppelde gebruiker aanpassen.
  
  

4. Export werkt, maar de status verandert niet

• Bij een mislukte export wordt de status van de declaratie niet automatisch bijgewerkt.
• Controleer de logs of foutmeldingen in Mobilexpense Declaree om te zien waar het probleem zit.
  
  

De volgende gegevens worden opgehaald, gecontroleerd of geëxporteerd:

Opgehaald uit Exact Online (read access)

• Grootboekrekeningen via /financial/GLAccounts
• Projecten via /project/Projects, als deze zijn gekoppeld

Geëxporteerd naar Exact Online (write access)

• Declaraties en bijlagen via:
  • /documents/Documents
  • /documents/DocumentAttachments

Koppelingen en instellingen

• Mobilexpense Declaree-gebruikers worden als leveranciers gekoppeld in Exact Online.
• Categorieën in Mobilexpense Declaree moeten overeenkomen met de codes van de grootboekrekeningen in Exact.
• Je kunt optioneel kostenplaatsen, kostendragers of projecten koppelen via bill tags of aangepaste velden.
• Kilometerdeclaraties kunnen tijdens de inrichting worden uitgesloten.
• Als splitExpense is ingeschakeld, worden door het bedrijf betaalde uitgaven apart geëxporteerd van privé voorgeschoten uitgaven.

• Mobilexpense Declaree kan declaraties handmatig of automatisch exporteren.
• Bij automatische export controleert Mobilexpense Declaree iedere minuut welke declaraties de ingestelde status hebben.
• Na een succesvolle export:
  • wordt de status van de declaratie aangepast naar successful, zodat deze niet opnieuw wordt geëxporteerd;
  • wordt de declaratie automatisch afgesloten.
• Moet een declaratie daarna verdwijnen uit het overzicht van de gekoppelde gebruiker? Dan moet de logregel “User has closed the report” worden verwijderd.