WCRF spart 85 % Zeit bei der Kreditkartenabstimmung
ERFOLGSGESCHICHTE

Über 85 % Zeitersparnis bei der Kreditkartenabstimmung mit Declaree

WCRF
„Aus Sicht der Kreditorenbuchhaltung hat uns Declaree enorm viel Zeit gespart und alles deutlich einfacher gemacht. Anders kann ich es nicht beschreiben: Es ist das finanzielle Paradies.“
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Chris Tesaga

Operations Manager, WCRF

Ausgangssituation

Vor der Einführung von Declaree verwaltete WCRF Spesen und Firmenkreditkarten mit papierbasierten Prozessen. Für jede Ausgabe mussten Belege ausgedruckt, handschriftlich ergänzt und anschließend wieder eingescannt werden. Auch die Kreditkartenabstimmung erfolgte vollständig manuell.

Allein die Abstimmung der Firmenkreditkarten nahm rund eineinhalb Arbeitswochen pro Monat in Anspruch

„Der Zeitaufwand war einfach zu hoch. Für unser Finanzteam hat dieser Prozess nicht funktioniert.“
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Chris Tesaga

Operations Manager, WCRF

 Die größten Herausforderungen waren: 

  • Papierbasierte Prozesse: Für jede Ausgabe mussten Belege ausgedruckt, handschriftlich ergänzt und anschließend eingescannt werden.
  • Komplexe Tabellen: Eine umfangreiche Excel-Tabelle machte jede Spesenabrechnung unnötig zeitaufwendig.
  • Aufwendige Belegsuche zum Monatsende: Führungskräfte und Vielreisende mussten fehlende Belege oft erst Wochen später zusammensuchen – zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben.

Der Auswahlprozess

Nach dem Vergleich mehrerer Anbieter entschied sich WCRF für Declaree. Ausschlaggebend war nicht nur die Software selbst, sondern das Gesamtpaket:

  • Kompetente Beratung und schnelle Unterstützung: Das Declaree-Team beantwortete jede Frage ausführlich, auch zu Rechtssicherheit und DSGVO. Das gab WCRF die Sicherheit, die richtige Entscheidung zu treffen.
  • Passend zur Innovationsstrategie: WCRF suchte gezielt nach einer zukunftsorientierten Lösung. Der KI-gestützte Ansatz von Declaree passte ideal zu den eigenen Innovationszielen.
  • Etablierte Marktpräsenz: Da WCRF eng mit Netzwerkpartnern in den Niederlanden zusammenarbeitet, war eine etablierte Lösung in diesem Markt ein wichtiger Faktor. Die starke Marktpräsenz von Mobilexpense erleichterte die interne Entscheidung zusätzlich.
„Das Produkt war wichtig – überzeugt hat uns aber vor allem das Team. Es hat jede unserer Fragen beantwortet und uns während des gesamten Prozesses zuverlässig begleitet.“
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Chris Tesaga

Operations Manager, WCRF

WCRF (4)


Die Ergebnisse

  • Belege direkt unterwegs erfassen: Statt Belege erst zum Monatsende zusammenzusuchen, erfassen Mitarbeitende ihre Ausgaben direkt unterwegs mit der Declaree-App. Gerade für Vielreisende und Führungskräfte entfällt so die aufwendige Belegsuche im Nachhinein, während das Finanzteam vollständige und korrekte Spesenabrechnungen erhält.

  • Schnelle Akzeptanz im gesamten Unternehmen: Das Onboarding dauerte weniger als 30 Minuten. Die App war so einfach zu bedienen, dass Chris scherzhaft sagt, selbst sein fünfjähriger Sohn käme damit zurecht. Die Rückmeldungen der Mitarbeitenden fielen durchweg positiv aus – bis hin zur Geschäftsführung, die heute zu den größten Befürwortern der Lösung zählt.

„Die Schulung dauerte weniger als eine halbe Stunde, es war wirklich einfach.“
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Chris Tesaga

Operations Manager, WCRF

  • Über 85 % Zeitersparnis bei der Kreditkartenabstimmung: Den größten messbaren Effekt erzielte WCRF bei der Abstimmung der Firmenkreditkarten. Was zuvor über alle Karteninhaber hinweg rund 1,5 Arbeitswochen in Anspruch nahm, dauert heute höchstens zwei Tage. Das entspricht einer Reduzierung der Bearbeitungszeit um mehr als 85 %, ohne das Team zu vergrößern.

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Ausblick

Die Einführung von Declaree war für WCRF mehr als nur ein Schritt zu effizienteren Finanzprozessen. Sie ist Teil einer langfristigen Strategie, digitale Lösungen im gesamten Netzwerk voranzutreiben. Mit den positiven Erfahrungen aus der eigenen Organisation kann Chris gemeinsam mit seinem Team nun den Business Case für einen Rollout bei den Netzwerkpartnern aufbauen.

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Declaree by Mobilexpense unterstützt Finanzteams dabei, manuelle Prozesse zu automatisieren, wertvolle Zeit zu sparen und jederzeit den Überblick über Unternehmensausgaben zu behalten.

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Über World Cancer Research Fund (WCRF)

Der World Cancer Research Fund (WCRF) ist eine internationale gemeinnützige Organisation, die sich der Krebsprävention durch Forschung widmet. Mit knapp 100 Mitarbeitenden in London und Netzwerkpartnern in den USA und den Niederlanden setzt WCRF auf effiziente und nachhaltige Finanzprozesse als wichtigen Bestandteil seiner Strategie. 

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