Wie Rivean Capital sich von der Komplexität der Jagd nach alten Belegen verabschiedete

Herausforderungen

Das alte Kostenerstattungssystem von Rivean Capital war nicht mehr zeitgemäß. Kreditkarteninhaber mussten Quittungen aufbewahren und sie zusammen mit ihren monatlichen Kontoauszügen zur Erstattung einreichen. 

Die Belege wurden in Taschen, Autos und Schreibtischen aufbewahrt, bis sie am Monatsende eingereicht werden mussten. Sie wurden dann an die Kontoauszüge geheftet und mit einem Vermerk für die Buchhaltungsabteilung abgezeichnet. Oft gingen Belege verloren, und das Buchhaltungsteam musste jede Erklärung einzeln bearbeiten. Rivean Capital brauchte dringend Verbesserungen.

Warum Mobilexpense

 In den vergangenen 40 Jahren hat sich Rivean Capital zu einer Referenz im Bereich Private Equity entwickelt. Dennoch war das interne Verfahren für die Ausgabenerklärung nicht auf dem neuesten Stand.

Ein Projektteam suchte nach der besten Lösung, die ihren Bedürfnissen entsprach. Sie wünschten sich ein benutzerfreundliches Tool ohne zusätzliche Komplexität und einen schnellen, personalisierten Ansatz. Mobilexpense wurde zum Favoriten gewählt.  

Anforderungen an das Ausgabenmanagement

• Ein Produkt, das unserem Wunsch nach Digitalisierung des Spesenabrechnungsprozesses entspricht
• Keine überflüssigen Funktionen; bequem und übersichtlich
• Schnelle Reaktion und persönliche Beratung
• API 

Einführung des Mobilexpense-Tools

„Vor der Testphase hatten wir bereits eine Datenbank mit allen Schritten für eine reibungslose Implementierung erstellt. Mit der Unterstützung von Mobilexpense war die Integration mit Unit4 letztendlich einfach zu schaffen. „, sagt Ruben Gassling, Finance & Control Managet bei Rivean Capital.