MEG spart bis zu 70 % Zeit mit digitalem Ausgabenmanagement | Mobilexpense
ERFOLGSGESCHICHTE

Bis zu 70 % weniger Zeitaufwand: Wie MEG sein Ausgabenmanagement modernisierte

MEG (1)

Ausgangssituation

Über viele Jahre wurden Geschäftsausgaben bei MEG auf klassische Weise abgewickelt: mit Bargeld, Papierbelegen und manuellen Prozessen.

Mitarbeitende im Außendienst entnahmen Bargeld aus der Barkasse, bezahlten Kundentermine oder andere geschäftliche Auslagen vor Ort und reichten ihre Belege anschließend zur Prüfung ein. Im Finanzteam wurden die Ausgaben manuell kontrolliert, erfasst und verarbeitet.

„Früher lief bei uns alles über Bargeld. Die Belege wurden an die Zentrale geschickt und dort gesammelt und archiviert.“
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Ronald Juli

Bereichsleiter Finanz- und Rechnungswesen bei MEG

Mit dem Wachstum des Unternehmens und der Betreuung von Mitarbeitenden an über 60 Lagerstandorten in ganz Deutschland stiegen auch die Anforderungen an Transparenz und die digitale Verwaltung von Geschäftsausgaben.

Eine Lösung, die im Arbeitsalltag funktioniert

Die Verwaltung über Bargeld und Papierbelege war lange Zeit fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Mit dem Wachstum des Unternehmens stiegen jedoch die Anforderungen an Transparenz und einheitliche Prozesse über alle Standorte hinweg.

Das Finanzteam konnte diese Prozesse zwar bewältigen, doch der administrative Aufwand nahm kontinuierlich zu. Gleichzeitig war klar: Eine neue Software-Lösung würde nur dann erfolgreich sein, wenn sie von den Mitarbeitenden im Alltag problemlos genutzt werden kann.

MEG entschied sich daher für Declaree und die Mobilexpense-Firmenkreditkarten. Ausschlaggebend war vor allem ein Aspekt:

„Die Lösung musste benutzerfreundlich und unkompliziert sein.“

Diese Entscheidung erwies sich als richtig. Selbst Mitarbeitende, die seit mehr als 20 Jahren auf dieselbe Weise gearbeitet hatten, stellten problemlos auf das neue System um.

In einem Unternehmen dieser Größe ist das oft der beste Beweis dafür, dass eine Lösung im Alltag wirklich funktioniert.

Der Wechsel von Bargeld zu Firmenkreditkarten 

Die größte Veränderung brachte die Einführung der Mobilexpense-Firmenkarten.

Was zunächst mit einer kleinen Gruppe von Führungskräften begann, wurde schnell auf weitere Bereiche des Unternehmens ausgeweitet. Anstatt Geschäftsausgaben privat vorzustrecken oder Bargeld aus der Barkasse zu nutzen und anschließend Belege zur Abrechnung einzureichen, können Mitarbeitende heute:

  • Geschäftsausgaben direkt mit der Firmenkarte bezahlen
  • Ausgaben digital erfassen
  • Belege einfach über die App einreichen

„Das macht es für die Mitarbeitenden deutlich einfacher, weil sie keine Geschäftsausgaben mehr privat vorstrecken müssen.“

Ausgaben in Echtzeit im Blick

Für das Finanzteam waren die Veränderungen sogar noch größer. Während Ausgaben früher erst im Nachhinein nachvollzogen werden konnten, stehen die Informationen heute in Echtzeit zur Verfügung. So ist jederzeit transparent, wer welche Ausgaben tätigt.

„Heute kann ich genau nachvollziehen, wer welche Ausgaben tätigt.“
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Ronald Juli

Bereichsleiter Finanz- und Rechnungswesen bei MEG

Durch klar definierte Freigabeprozesse sind Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt.

Die Umstellung brachte messbare Ergebnisse. Der Aufwand für die manuelle Bearbeitung von Ausgaben, Abstimmungen und administrative Aufgaben konnte deutlich reduziert werden.

„Ich würde sagen, mindestens 50 %, vielleicht sogar bis zu 70 % weniger Zeitaufwand.“

Gerade in Unternehmen mit vielen Standorten und zahlreichen alltäglichen Ausgaben geht es nicht nur darum, den Überblick zu behalten. Entscheidend ist, Prozesse effizient zu gestalten, ohne den Arbeitsalltag komplizierter zu machen.

Die Erfahrungen von MEG zeigen: Wenn eine Lösung einfach zu bedienen ist, Prozesse nahtlos zusammenspielen und Transparenz von Anfang an mitgedacht wird, wird Ausgabenmanagement für alle Beteiligten einfacher und effizienter.

„Wir sparen heute bis zu 70 % Zeit bei unseren Ausgabenprozessen und haben jederzeit den Überblick über sämtliche Geschäftsausgaben.“
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Ronald Juli

Bereichsleiter Finanz- und Rechnungswesen bei MEG

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Über MEG (Maler Einkauf Gruppe)

Die Maler Einkauf Gruppe (MEG) unterstützt das Maler- und Lackiererhandwerk seit mehr als 100 Jahren mit Produkten, Dienstleistungen und Fachkompetenz. Das Unternehmen beschäftigt rund 900 Mitarbeitende und ist an zahlreichen Standorten in Deutschland vertreten. Dabei verbindet MEG langjährige Branchenerfahrung mit einem klaren Fokus auf effiziente Prozesse und kontinuierliche Weiterentwicklung.

Auf einen Blick 
  • Bis zu 70 % weniger Zeitaufwand für Ausgabenprozesse
  • Unternehmensweite Einführung von Firmenkreditkarten als Ersatz für Bargeldprozesse
  • Volle Transparenz über Geschäftsausgaben an mehr als 60 Standorten
  • Weniger manueller Aufwand und geringeres Fehlerrisiko bei der Ausgabenverwaltung
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