Feinkost Käfer: ein traditionsreiches Familienunternehmen in Deutschland

Die Käfer Gruppe ist ein etabliertes Feinkostunternehmen mit Aktivitäten in den Bereichen Feinkost, Handel, Catering und Gastronomie. Gegründet wurde Feinkost Käfer 1930 von Elsa und Paul Käfer mit einem Lebensmittelgeschäft in der Münchner Amalienstraße. Heute befindet sich der Unternehmenssitz in Vaterstetten bei München.

Seit der Gründung hat sich das Familienunternehmen kontinuierlich weiterentwickelt und zählt heute zu den bekanntesten Feinkostmarken in Deutschland. Käfer beschäftigt über 1.400 Mitarbeitende und erzielt einen Jahresumsatz von rund 150 Millionen Euro.

Nach intensiven Gesprächen mit Mobilexpense entschied sich die Käfer Gruppe, ihr Ausgabenmanagement zu digitalisieren und Mobilexpense einzuführen.

Wir sprachen mit Marc Eckes, Leiter Unternehmensentwicklung bei Feinkost Käfer, der uns folgende Einblicke gab:

„Käfer ist ein Familienunternehmen, viele Prozesse waren lange Zeit sehr manuell und nicht mehr zeitgemäß. Gleichzeitig steigen die Personalkosten, und wir wollten unsere Mitarbeitenden nicht länger mit papierbasierten Aufgaben binden. Meine Aufgabe ist es, Käfer Schritt für Schritt in das digitale Zeitalter zu führen.“

Manuelle Prozesse vereinfachen mit Mobilexpense

Mit Mitarbeitenden an unterschiedlichen Standorten und bei zahlreichen Veranstaltungen in ganz Deutschland stellte das Ausgabenmanagement für die Käfer Gruppe eine große Herausforderung dar. Viele Abläufe waren manuell, zeitaufwendig und banden unnötig Ressourcen. Zudem wurden Papierbelege nicht immer eingereicht, gingen verloren oder verzögerten die Bearbeitung zusätzlich.

Käfer suchte daher nach einer digitalen Lösung, um bestehende Prozesse unternehmensweit zu beschleunigen und zu vereinfachen. Mit der Einführung der Ausgabenmanagement-Software von Mobilexpense konnte dieses Ziel erreicht werden.

Anforderungen und Auswahlprozess

Für Käfer stand vor allem eines im Fokus: das Belegmanagement zu vereinfachen und Mitarbeitende von papierbasierten Aufgaben zu entlasten, damit sie sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Die Ausgabenmanagement-Software von Mobilexpense erwies sich als passende Lösung. Belege können direkt unterwegs per Smartphone erfasst werden – unabhängig von Ort und Zeitpunkt – und werden in Echtzeit digital gespeichert. Fehlende Angaben lassen sich unmittelbar in der App ergänzen.

Das Belegmanagement ist mit wenigen Klicks erledigt, zuverlässig und erfüllt zugleich die lokalen gesetzlichen Anforderungen.

„Wir haben auch mit anderen Anbietern Erfahrungen gemacht, bei denen es Jahre dauern kann, bis etwas in Bewegung kommt. Das ist bei Mobilexpense anders – hier spürt man die Umsetzungsstärke und den pragmatischen Ansatz.“

Reibungslose Implementierung

Zum Implementierungsprozess bei Käfer berichtet Marc:

„Mit der Unterstützung von Mobilexpense haben wir die Ausgabenmanagement-Lösung erfolgreich eingeführt. Für Käfer wurde eine individuell zugeschnittene Lösung umgesetzt. Der Austausch war durchgehend eng, Fragen wurden schnell, flexibel und umfassend geklärt. Besonders die schnelle Reaktionszeit und die persönliche Betreuung haben zu einer reibungslosen Implementierung beigetragen.“

Warum Mobilexpense?

Nach Einschätzung von Marc Eckes und Feinkost Käfer erfüllt Mobilexpense im Ausgabenmanagement folgende Anforderungen:

• Deckt alle Anforderungen im Ausgabenprozess ab
• Ist benutzerfreundlich und spart Zeit im Arbeitsalltag
• Bietet kompetente Beratung und Unterstützung während der Implementierung
• Stellt auch im laufenden Betrieb einen verlässlichen, persönlichen Support mit kurzen Reaktionszeiten sicher