Optimiertes Ausgabenmanagement mit Mobilexpense-Kreditkarten
erfolgsgeschichte

Wie Mobilexpense-Kreditkarten das Ausgabenmanagement unseres Unternehmens verändert haben

Erfahren Sie, wie unsere eigenen Herausforderungen mit Firmenkreditkarten zur Entwicklung von Mobilexpense-Karten geführt haben. Die Kartenlösung ist nahtlos in unsere Ausgabenmanagement-Software Declaree integriert und sorgt für einen durchgängigen, einfachen Abrechnungsprozess.

Declaree cards

Die Herausforderung: klassische vs. moderne Firmenkreditkarten

Unsere Erfahrungen mit klassischen Firmenkreditkarten waren geprägt von genau den Problemen, die viele Unternehmen kennen. Lange Zeit nutzten wir eine einzige Firmenkreditkarte, die je nach Bedarf weitergereicht wurde. Die Karte war ursprünglich auf den Finanzdirektor ausgestellt. Als er das Unternehmen verließ, wurde sie automatisch gekündigt.

Die Folge: Zahlreiche laufende Zahlungen konnten nicht mehr ausgeführt werden oder wurden unerwartet abgebrochen. Abonnements, Tools und wiederkehrende Kosten mussten kurzfristig manuell neu organisiert werden.

Die Ausstellung einer neuen Karte für unseren neuen CFO erwies sich als aufwendig und zeitintensiv. Persönliche Termine bei Bank und Handelskammer sowie umfangreiche Unterlagen verzögerten den Prozess zusätzlich.

Spätestens zu diesem Zeitpunkt war klar, dass eine einzelne klassische Firmenkreditkarte ein Risiko für unser Unternehmen darstellt. Wir machten uns auf die Suche nach einer besseren Lösung. Schließlich wissen wir, wie professionelles Ausgabenmanagement aussehen sollte – und das war es nicht.

Entdecken Sie die wichtigsten Declaree-Funktionen – kompakt im Infoblatt

Das Ziel: einfacher Kartenzugriff, weniger Abhängigkeit von der Bank, nahtlose Integration

Unser Ziel war klar: Wir wollten den Zugang und die Nutzung der Karte vereinfachen, die Abhängigkeit von der Bank reduziert und die Kartenfunktionalität direkt in unser Ausgabenmanagement integriert sein. 

Die Verwaltung der Karten sollte vollständig online und ohne zusätzlichen Aufwand möglich sein. Gleichzeitig sollten unsere Mitarbeitenden mehr Handlungsspielraum erhalten – klar geregelt durch definierte Limits und Richtlinien.

Umsetzung

Die eigenen Herausforderungen im Umgang mit Firmenkreditkarten haben uns gezeigt, womit auch viele unserer Kunden zu kämpfen haben. Nach einer sorgfältigen Bewertung verschiedener Anbieter entschieden wir uns daher, eine eigene Firmenkartenlösung einzuführen.

Diese ist nahtlos in unser Ausgabenmanagement-System integriert, erfasst Transaktionen automatisch und unterstützt Mitarbeitende dabei, Belege direkt unterwegs per Smartphone zu erfassen.

„Wir sind überzeugt von den Vorteilen und dem Mehrwert, den die Mobilexpense-Kartenlösung für unser Unternehmen bietet.“
Declaree_logo_icon
Bas Janssen

Head of Strategic Initiatives, Mobilexpense

Vorteile

Es gibt viele Gründe, warum sich diese Mobilexpense-Kreditkarten für uns im Alltag bewährt hat.

  1. Keine privaten Vorleistungen mehr
    Ausgaben müssen weiterhin geprüft und dokumentiert werden. Die Vorfinanzierung von Geschäftskosten liegt jedoch nicht mehr bei den Mitarbeitenden, sondern beim Unternehmen. Das entlastet unsere Teams spürbar.
  2. Klare Zuordnung durch eine Karte pro Ausgabenart
    Dank unbegrenzter virtueller Karten können wir für jede Ausgabenart eine eigene Karte einsetzen. Das vereinfacht die Kategorisierung erheblich und sorgt für einen klaren Überblick über alle Ausgaben.
  3. Praktisch und einfach im Alltag
    Neue Karten können direkt in der App beantragt werden. Karten lassen sich bei Bedarf selbstständig sperren oder blockieren. Auch das Festlegen oder Anpassen monatlicher Ausgabenlimits ist mit wenigen Klicks erledigt.
  4. Transparenz spart Kosten
    Echtzeit-Transaktionen geben unserem Finanzteam volle Transparenz und Kontrolle bei gleichzeitiger Einhaltung der Richtlinien. Obwohl heute mehr Karten im Umlauf sind als früher, ist der Überblick deutlich besser. So konnten wir Abonnements identifizieren und kündigen, die nicht mehr genutzt wurden.
  5. Mehr Vertrauen, verantwortungsvollere Ausgaben
    Indem wir mehr Mitarbeitenden eigene Karten anvertraut haben, hat sich auch ihr Umgang mit Ausgaben verändert. Entscheidungen werden bewusster getroffen und stärker an den Unternehmenszielen ausgerichtet.
  6. Besserer Schutz vor riskanten Transaktionen
    Einmalig nutzbare virtuelle Karten bieten zusätzliche Sicherheit bei Einkäufen bei unbekannten Anbietern. Nach der Transaktion wird die Karte automatisch deaktiviert und kann nicht erneut belastet werden.
ÜBER DAS UNTERNEHMEN
Wir helfen Unternehmen, bei ihren Reise- und Spesenprozessen bis zu 65 % einzusparen. Mehr als 3.000 Kunden mit mehr als 1,7 Millionen Nutzern vertrauen auf unsere Lösungen, die die Einhaltung von Vorschriften für Reisekosten in mehr als 70 Ländern garantieren.

150+

Beschäftigte

20+ years

Branchenerfahrung

„Unsere Mitarbeitenden verfügen heute über deutlich mehr Handlungsspielraum bei ihren Ausgaben – ohne das Risiko von Mehrausgaben und ohne Geschäftskosten aus eigener Tasche vorstrecken zu müssen.“
Declaree_logo_icon
Bas Janssen

Head of Strategic Initiatives, Mobilexpense

Ergebnis

Wir freuen uns, unsere Kartenlösung nun auch unseren Kunden zur Verfügung zu stellen. Nach mehreren Monaten intensiver Nutzung im eigenen Unternehmen sind wir überzeugt, eine ausgewogene Kombination aus Funktionalität und Flexibilität anzubieten – genau das, wofür unsere Lösungen bei unseren Kunden stehen.

Dabei bleibt eines zentral: Unsere Kunden behalten die Wahlfreiheit. Neben Mobilexpense Kreditkarten lassen sich weiterhin auch bestehende Firmenkarten nahtlos in unsere Ausgabenmanagement-Software integrieren.

Indem wir Herausforderungen offen angegangen sind, unsere Ziele mit den Anforderungen unserer Kunden in Einklang gebracht und die Ergebnisse kritisch bewertet haben, konnten wir nicht nur unsere internen Finanzprozesse optimieren. Gleichzeitig haben wir unsere operative Effizienz gesteigert und den Mehrwert für unsere Kunden weiter ausgebaut.

Demo

Buchen Sie eine Demo mit Mobilexpense

  • Eine Live-Demo, die sich an den Abläufen und Freigabeprozessen Ihres Unternehmens orientiert.

  • Expertenrat zur Integration Ihrer ERP-, HR- und Kartensysteme für reibungslose Prozesse.

  • Effizienz ab dem ersten Tag – sparen Sie Zeit, automatisieren Sie Richtlinien und skalieren Sie mühelos.

Mobilexpense erhält eine 4,5-Sterne-Bewertung auf G2, Gartner, Capterra und OMR.

 

Title to introduce a program day, benefit, challenge etc.

More in-depth information about this, but keep it simple. What to expect, why should they follow the link? Commodo iaculis rutrum felis at. Cras sed fermentum morbi a pulvinar eget tristique. Quis mauris nunc egestas suspendisse felis. Pellentesque blandit laoreet.

Link to in-depth content
company-cards

Title to introduce a program day, benefit, challenge etc.

More in-depth information about this, but keep it simple. What to expect, why should they follow the link? Commodo iaculis rutrum felis at. Cras sed fermentum morbi a pulvinar eget tristique. Quis mauris nunc egestas suspendisse felis. Pellentesque blandit laoreet.

Link to in-depth content
company-cards-3

Meet some of our experts / speakers

We’ve got over 100+ experts / speakers

Portraits

Action to convert for [type of content]

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit.