Wie Mobilexpense Kreditkarten das Ausgabenmanagement unseres Unternehmens verändert haben

Die Herausforderung: traditionelle und moderne Kreditkarten

Unsere Reise mit der Kreditkarte war mit Hürden verbunden, die üblicherweise mit klassischen Kreditkarten verbunden sind. Wie viele andere Unternehmen, waren wir auf eine einzige Firmenkreditkarte angewiesen, die je nach Bedarf weitergegeben wurde. Diese Karte war ursprünglich auf den Finanzleiter ausgestellt, aber als dieser das Unternehmen verließ, wurde die Karte natürlich gekündigt. Diese Kündigung hatte zur Folge, dass eine Vielzahl automatisierter Zahlungen ausfielen oder ebenfalls storniert wurden.

Die Beschaffung einer Karte für unseren neuen CFO wurde zu einem zeitaufwändigen und komplizierten Verfahren, das persönliche Besuche bei der Handelskammer und der Bank sowie einen Berg von Papierkram erforderte.

Nachdem wir die neue Karte endlich bekommen hatten, beschlossen wir, dass eine einzige klassische Kreditkarte für unser Unternehmen eine Belastung darstellt, und machten uns auf die Suche nach einer besseren Lösung. Schließlich wissen wir, wie man ein gutes Ausgabenmanagement betreibt, und aber das war es nicht.

Das Ziel: vereinfachter Kartenzugang, keine Abhängigkeit von der Bank, eine nahtlose Integrationen

Unser Ziel war klar: Wir wollten den Zugang und die Nutzung der Karte vereinfachen, die Abhängigkeit von der Bank verringern und die Funktionen der Karte nahtlos in unser eigenes Kostenmanagementsystem integrieren. Die Verwaltung der Karte sollte für uns problemlos online möglich sein, während unsere Kollegen innerhalb festgelegter Limits eine größere Ausgabenautonomie erhalten sollten.

Umsetzung

Unsere eigenen Erfahrungen mit Kreditkarten öffneten uns die Augen für die Herausforderungen, mit denen unsere Kunden konfrontiert werden könnten. Nach sorgfältiger Analyse verschiedener Optionen und Anbieter haben wir uns für die Einführung unserer eigenen Firmenkartenlösung entschieden. Diese innovative Lösung lässt sich nahtlos in unser Spesenverwaltungssystem integrieren, erfasst mühelos Transaktionen und ermutigt die Nutzer, unterwegs Fotos von ihren Belegen zu machen.

Vorteile

Wir sind stolz auf die unglaublichen Leistungen und Vorteile, die unsere Mobilexpense-Kreditkarten für unser Unternehmen bringt. Es gibt zahllose Gründe, warum wir mit dieser innovativen Lösung nicht zufriedener sein könnten.

1. Keine Vorkasse aus eigener Tasche. Die Ausgaben müssen zwar immer noch validiert und nachverfolgt werden, aber die Last der Finanzierung der Unternehmenskosten wurde von unseren Mitarbeitern genommen.
2. Eine Ausgabenart pro Karte. Da uns eine unbegrenzte Anzahl virtueller Karten zur Verfügung steht, können wir jeder Ausgabenart eine Karte zuweisen, so dass es leichter ist, die Ausgaben zu kategorisieren und einen klaren Überblick zu erhalten.
3. Praktischer, bequemer. Unsere Kollegen können bequem von unserer eigenen App aus eine neue Karte beantragen sowie eine Karte sperren oder blockieren. Genauso einfach ist es, monatliche Ausgabenlimits festzulegen oder zu ändern.
4. Transparenz spart Geld. Die Echtzeit-Transaktionen bieten unserer Buchhaltung mehr Kontrolle und Transparenz und garantieren die Einhaltung der Richtlinien. Wir haben zwar mehr Karten im Einsatz als früher, aber wir haben auch einen viel besseren Überblick über die Ausgaben, was es uns ermöglicht hat, Abonnements zu kündigen, für die wir bezahlt haben, die wir aber nicht mehr nutzen.
5. Wir haben unsere Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen gestärkt. Die Tatsache, dass wir mehr Mitarbeitern ihre eigenen Karten anvertraut haben, hat dazu geführt, dass sie noch genauer und aufmerksamer mit den Ausgaben für Unternehmenszwecke umgehen.
6. Wir sind besser vor unsicheren Transaktionen geschützt. Durch den Einsatz virtueller Karten für den einmaligen Gebrauch konnten wir die Sicherheitsbedenken bei einmaligen Käufen bei unbekannten Anbietern verringern. Sobald der Kauf getätigt ist, wird die Karte deaktiviert und kann nicht mehr belastet werden.

Ergebnis

Unsere Mitarbeiter haben ein hohes Maß an Eigenverantwortung für ihre Ausgaben erlangt, ohne dass sie zu viel Geld ausgeben oder in die eigene Tasche greifen müssen, um ihre Ausgaben zu decken.

Wir freuen uns, unseren Kunden endlich unsere Kreditkartenlösung zur Verfügung stellen zu können. Nachdem wir sie selbst viele Monate lang getestet haben, sind wir überzeugt, dass wir unseren Kunden die beste Kombination aus Funktionalität und Flexibilität bieten können, für die wir bekannt sind. Denn ja, unsere Kunden können weiterhin alle ihre Firmenkreditkarten mit unserer Ausgabenlösung integrieren, nicht nur Mobilexpense-Kreditkarten. 

Indem wir Herausforderungen direkt angehen, uns an unseren Zielen und den Bedürfnissen unserer Kunden orientieren und die Ergebnisse auswerten, haben wir nicht nur unsere internen Finanzprozesse optimiert, sondern auch unsere operative Effizienz und den Wert, den wir unseren Kunden bieten, verbessert.