Transformieren Sie Ihre Firmenausgaben: Mobilexpense-Karten

In der dynamischen Geschäftswelt von heute bringen traditionelle Kreditkarten sowohl den Mitarbeitern als auch der Finanzabteilung in vielen Fällen Kopfschmerzen.

Probleme wie Verzögerungen bei der Rückerstattung, komplexes Kreditkartenmanagement und die ständige Suche nach Belegen lösen bei vielen Unternehmen den Wunsch nach einer effizienteren und innovativen Lösung aus.

Wir von Mobilexpense haben diese Probleme verstanden und eine innovative Lösung entwickelt: Mobilexpense Cards.

Die Probleme traditioneller Firmenkreditkarten

Beginnen wir mit der Untersuchung einiger der Herausforderungen, die traditionelle Firmenkreditkarten im Bereich des Expense Managements mit sich bringen können.

Für Mitarbeiter, die Reisekosten einreichen: 

• Dienstlich bedingte Ausgaben aus eigener Tasche vorzustrecken, kann zu einer finanziellen Belastung des Reisenden führen und eine Diskrepanz zwischen den Mitarbeitern und den Finanzrichtlinien ihres Unternehmens schaffen.
• Das Sammeln und Sortieren von Belegen (sofern sie nicht verloren gegangen sind) und Abrechnungen für eine Vielzahl von Transaktionen ist oft zeitaufwändig und lästig.
• Mangelndes Wissen über die Unternehmensrichtlinien kann Mitarbeiter in Bezug auf die Genehmigung von Ausgaben verunsachen. 

Für Manager, die Reisekosten genehmigen: 

• Die möglicherweise begrenzte Sichtbarkeit von Aufwendungen in Echtzeit erschwert vielen Managern eine effektive Überwachung und Kontrolle der Ausgaben.
• Die fehlende Bereitschaft einiger Unternehmen, Firmenkreditkarten an Mitarbeiter auszugeben, kann Autonomie und Expansion möglicherweise behindern.
• Einige Manager möchten nur über Ausgaben benachrichtigt werden, die gegen die Richtlinien verstoßen, und nicht permanent jede Transaktion überwachen. 

Für Finanzabteilungen, die Reisekosten überprüfen: 

• Die Bearbeitung und Abgleichung zahlreicher Reisekostenabrechnungen kann für Finanzabteilungen sehr zeitaufwändig sein und sie von wichtigeren Aufgaben ablenken.
• Die Suche nach fehlenden Belegen und der manuelle Versuch, die Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten, ist ein mühsamer und oft ineffizienter Prozess.
• Der Mangel an Kontrolle und Transparenz der Ausgaben macht es für manche Finanzabteilungen zu einer Herausforderung, Budgets zu verwalten und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. 

Traditionelle Kreditkarten können mit den sich ständig weiterentwickelnden Anforderungen heutiger Unternehmen nicht unbedingt Schritt halten. Daher können sie zu enormer Frustration und Ineffizienz führen. 

Das Konzept von Mobilexpense Cards

Das Konzept von Mobilexpense Cards zielt darauf ab, das Expense Management zu revolutionieren und den gesamten Prozess für Unternehmen und ihre Mitarbeiter zu vereinfachen. Dies geschieht folgendermaßen: 

Konzept für Firmenkreditkarten

Wir haben ein umfassendes Konzept entwickelt, das die Firmenkreditkarten in die Declaree-Plattform und -App integriert. Das bedeutet, dass die Finanzabteilungen fortan die Echtzeitkontrolle über die Ausgaben der Mitarbeiter haben, was Verwaltung und Distribution der Karten vereinfacht.

Darüber hinaus erleichtert es die Rechtfertigung von Ausgaben und Genehmigungsprozessen und bietet eine nahtlose Nutzererfahrung für Mitarbeiter, Manager und Finanzabteilungen.

Optimierte Nutzererfahrung

Mobilexpense Cards bieten erstklassige Benutzerfreundlichkeit und lassen sich mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem ERP-Backend synchronisieren. Alle Kreditkarten laufen über das Visa-Netzwerk und bieten dieselben Vorteile, denselben Schutz und dieselbe Sicherheit wie jede andere Visa-Kreditkarte.

Egal, ob Ihre Mitarbeiter virtuelle Karten oder traditionelle Kunststoffkarten bevorzugen, unsere Lösung wird ihren Bedürfnissen gerecht. Sämtliche Kartendaten sind innerhalb der Declaree-App leicht zugänglich, so dass die Mitarbeiter ihre Karten problemlos aktivieren, sperren oder einfrieren können. 

Echtzeit-Transaktionen und Kostenkontrolle 

Vorbei sind die Zeiten, in denen man auf die Kreditkartenabrechnungen warten musste, um sich über die monatlichen Ausgaben zu informieren. Mit Mobilexpense Cards werden die Transaktionen in Echtzeit an die Declaree-App übermittelt. Die Mitarbeiter können die Kosten durch Hinzufügen von Belegen und Vermerken sofort rechtfertigen und so eine direkte und präzise Kostenkontrolle gewährleisten.

Unsere moderne OCR-Technologie extrahiert automatisch relevante Daten wie Betrag, Datum, Mehrwertsteuer und Händlerinformationen aus den Belegen, was die Reisekostenabrechnung zu einem Kinderspiel macht. 

Vereinfachtes Kartenmanagement  

Finanzabteilungen können alle Firmenkreditkarten effizient über die Declaree-Lösung verwalten und so den Bestell- und Vertriebsprozess vereinfachen. Sie haben die vollständige Kontrolle über das Sperren und Einfrieren von Karten sowie das Festlegen von Ausgabenlimits und können so die Einhaltung von Unternehmens- und Ausgabenrichtlinien sicherstellen. 

Proaktive Compliance und automatische Umsetzung von Richtlinien 

Jede Transaktion wird automatisch mit Ihren Unternehmensrichtlinien und den lokalen Steuervorschriften abgeglichen, bevor sie genehmigt wird. Dadurch wird eine manuelle Überprüfung überflüssig und das Risiko von nicht richtlinienkonformen Ausgaben eliminiert.

Mit Mobilexpense Cards können Sie sich von der endlosen Suche nach Belegen und dem Kampf um die Einhaltung von Richtlinien verabschieden. Mitarbeiter erhalten für jede Transaktion Push-Benachrichtigungen in Echtzeit, was eine transparente und nachvollziehbare Ausgabenpolitik fördert.

Einblick in Echtzeit und Kostenreduzierung 

Mit der Mobilexpense-Plattform werden alle Ausgaben und Transaktionen in Echtzeit überwacht. Dies verschafft den Finanzabteilungen den notwendigen Einblick und ermöglicht eine bessere Budgetverwaltung. Mehrausgaben werden dadurch unmöglich, egal ob es sich um Prepaid-Ausgaben oder Kreditkartenzahlungen handelt.

Durch die Reduzierung des Zeitaufwands für die Ausgabenerfassung und die Optimierung der Kreditkartenbudgets ermöglicht unser nahtloser Prozess den Unternehmen eine erhebliche Kostenreduzierung.

Flexibilität der Expense Plattform 

Mobilexpense Declaree fungiert als vielseitige Plattform, die diverse Zahlungsarten integriert. Das bedeutet, dass Sie neben den Mobilexpense Cards auch andere Kreditkarten verknüpfen oder die Mitarbeiter ihre Reisekosten aus eigener Tasche vorstrecken lassen können. Sie haben die Kontrolle über den Umgang Ihres Unternehmens mit dem Expense Management. 

Mit Mobilexpense Cards in die Zukunft des Expense Managements

Bei Mobilexpense glauben wir an die Kraft der Technologie, um das Expense Management zu vereinfachen und zu verbessern.

Unser Mobilexpense Cards-Konzept bietet eine zukunftssichere Lösung, die die Probleme traditioneller Kreditkarten behebt und die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen die Ausgaben ihrer Mitarbeiter verwalten. Durch die Verfügbarkeit von Transaktionsdaten in Echtzeit, ein nahtloses Kartenmanagement und die automatische Umsetzung von Unternehmensrichtlinien unterstützen wir Mitarbeiter und Manager und verschaffen den Finanzabteilungen mehr Zeit.  

Begleiten Sie uns auf dem Weg in eine effizientere, technologiegestützte Zukunft und erleben Sie mit Mobilexpense Cards eine neue Ära des Expense Managements.

Fordern Sie noch heute eine kostenlose Demo an und lassen Sie sich rund um die Möglichkeiten im Expense Management und Firmenkreditkarten beraten.