MXP – Datenschutzerklärung 

 Zuletzt aktualisiert: 27.02.2026 

Einleitung 

Bei der Nutzung von MXP werden personenbezogene Daten über Sie verarbeitet. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten Mobilexpense erhebt, zu welchen Zwecken dies geschieht und wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, schützen, speichern, übermitteln und löschen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie z. B. E-Mail-Adresse, Postanschrift, Telefonnummer usw.

Kontakt

Wenn Sie Anmerkungen oder Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder datenschutzrechtliche Bedenken haben, einschließlich eines möglichen Verstoßes gegen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, wenden Sie sich bitte an den Administrator Ihres Unternehmens.

Mobilexpense als Auftragsverarbeiter

Für die in MXP verarbeiteten personenbezogenen Daten ist Ihr Arbeitgeber der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Mobilexpense handelt in diesen Fällen als Auftragsverarbeiter und verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung Ihres Arbeitgebers.

Für weitere Informationen hierzu wenden Sie sich bitte an den Kundensupport des jeweiligen Dienstes.

Wenn Sie Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in MXP geltend machen möchten, richten Sie Ihr Anliegen bitte an Ihren Arbeitgeber.

Verarbeitungstätigkeiten

Mobilexpense verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in MXP gemäß dem mit Ihrem Arbeitgeber als Verantwortlichem geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Verarbeitung umfasst insbesondere die Erhebung, Übermittlung, Speicherung, Einsichtnahme, Änderung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zweck der Bereitstellung eines Reise- und Ausgabenmanagement-Services über unsere Anwendung.

Die Verarbeitung erfolgt unter anderem zur Erbringung von Kundensupport, zum Hosting der Anwendung und der Daten, zur Bereitstellung verschiedener Anwendungsfunktionen sowie zur Durchführung weiterer mit unseren Dienstleistungen zusammenhängender Tätigkeiten, wie etwa Projektmanagement, Implementierung und Weiterentwicklung der Anwendung.

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir Unterauftragsverarbeiter ein. Wir stellen sicher, dass sämtliche personenbezogenen Daten innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Sofern Übermittlungen in Drittländer unvermeidbar sind, arbeiten wir ausschließlich mit Unterauftragsverarbeitern zusammen, die die Anforderungen aus Kapitel V der DSGVO erfüllen.

Einholung von Feedback und Durchführung von Zufriedenheitsumfragen

Mobilexpense ist bestrebt, die Qualität, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit seiner Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern und weiterzuentwickeln. Im Rahmen der Einholung von Feedback verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, darunter Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie Nutzer- und Webverkehrsdaten wie Login-ID, Benutzername und IP-Adresse. Darüber hinaus verarbeiten wir statistische Informationen, die Aufschluss darüber geben, wie Sie unsere Software nutzen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht darin, sicherzustellen, dass wir die Erwartungen unserer Kunden erfüllen und sämtliche vertraglichen Verpflichtungen einhalten.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist. Nach Ablauf von drei Jahren werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder zu statistischen Zwecken anonymisiert.

Für diesen Zweck setzen wir folgende Unterauftragsverarbeiter ein.

•  Survicate – Wir verwenden Survicate, um direkt innerhalb unserer Anwendung über kurze, kontextbezogene Umfragen Nutzerfeedback zu erfassen. Dies hilft uns, die Nutzererfahrung besser zu verstehen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Survicate verarbeitet die von Nutzern übermittelten Umfrageantworten sowie begrenzte technische Informationen, die für die Bereitstellung und Verwaltung der Umfragen erforderlich sind. Das Feedback wird anonym und in aggregierter Form erhoben. Survicate erhebt in unserem Auftrag keine Finanzdaten, Zugangsdaten oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union gemäß den Vorgaben der DSGVO sowie den Sicherheits- und Datenschutzstandards von Survicate. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung sowie im Trust Center von Survicate. 

•  Gartner – Wir können ausgewählte Nutzer, die an Feedback-Umfragen teilgenommen haben, dazu einladen, sich über Gartner Peer Insights weitergehend zu beteiligen. Gartner führt die Kampagne in unserem Auftrag durch und versendet E-Mails über seine eigene Domain. Die Kampagne umfasst eine erste Einladung sowie gegebenenfalls eine begrenzte Anzahl von Erinnerungs-E-Mails, sofern keine Rückmeldung erfolgt. Sobald eine Bewertung abgegeben wurde oder auf unsere Anfrage hin, wird die E-Mail-Kampagne beendet. Nach Abschluss der Kampagne löscht Gartner die Kontaktlisten und nimmt nur mit Nutzern, die eine Bewertung abgegeben haben, im Einklang mit den Community-Richtlinien Kontakt auf. 

Sicherheit

Mobilexpense verarbeitet personenbezogene Daten, um Sicherheitsbedrohungen und Missbrauch zu erkennen, einzudämmen und zu verhindern sowie erforderliche Wartungs- und Fehlerbehebungsmaßnahmen durchzuführen. Die dabei verarbeiteten personenbezogenen Daten umfassen Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie Nutzer- und Webverkehrsdaten wie Login-ID, Benutzername, IP-Adresse und Geräteinformationen.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung personenbezogener Daten ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht darin, eine sichere Umgebung für unsere Kunden sowie für unsere betrieblichen Abläufe zu gewährleisten.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist. In der Regel werden Ihre personenbezogenen Daten nach drei Jahren gelöscht.

Ihre Rechte

 Sie können im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns die folgenden Rechte geltend machen:

• Auskunft. Sie haben das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten anzufordern, die wir über Sie verarbeiten. 

• Berichtigung. Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Sofern Sie über ein Benutzerkonto für unsere Websites oder Dienste verfügen, kann dies in der Regel über die entsprechenden Bereiche „Ihr Konto“ oder „Ihr Profil“ auf der jeweiligen Website oder im jeweiligen Dienst erfolgen.

• Löschung. Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

• Einschränkung der Verarbeitung. Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

• Datenübertragbarkeit. Sie können verlangen, dass wir Ihnen oder einem Dritten Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitstellen.

• Widerspruch. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen oder zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Darüber hinaus haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn diese zur Wahrnehmung einer Aufgabe erfolgt, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt vorgenommen wird.

Bitte beachten Sie, dass je nach den konkreten Umständen Ihres Einzelfalls Ausnahmen oder Einschränkungen der vorgenannten Rechte gelten können. Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Administrator Ihres Arbeitgebers. 

Änderungen

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen. Sollten wir wesentliche Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vornehmen, die unsere Datenschutzpraktiken erheblich betreffen, werden wir Sie hierüber informieren.

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 27. Februar 2026 aktualisiert.