Effizientere Spesenprozesse: VdR – Der Tabakmittelstand spart 80 % Zeit mit Declaree

„Wir haben rund 80 % der Zeit eingespart, die allein für den Abgleich von Kreditkartenabrechnungen angefallen ist.“

VdR – Der Tabakmittelstand, Mobilexpense-Kunde

Maximilian van Ackeren

Head of SME and Technical Regulation

Ausgangssituation

VdR – Der Tabakmittelstand ist ein deutscher Verband mit einem kleinen, eingespielten Team. Trotz der überschaubaren Größe erfordern die internen Abläufe klare Strukturen und aktuelle, verlässliche Finanzdaten.

Zuvor arbeitete das Team mit manuellen Prozessen, um Kreditkartentransaktionen abzugleichen, Daten für den Export nach DATEV aufzubereiten und fehlende Informationen nachzufassen. Dieser Aufwand nahm jeden Monat mehrere Tage in Anspruch und band wertvolle Zeit, die für die eigentliche Verbandsarbeit fehlte.

Die Herausforderung

Maximilian van Ackeren, Head of SME and Technical Regulation bei VdR – Der Tabakmittelstand, sah schnell, dass die bestehenden Abläufe effizienter werden mussten.

Manueller Abgleich: Kreditkartenabrechnungen mussten heruntergeladen und manuell mit Belegen abgeglichen werden. Dieser Prozess nahm jeden Monat mehrere Arbeitstage in Anspruch.
Wiederkehrender Exportprozess: Finanzdaten wurden regelmäßig exportiert und in DATEV hochgeladen. Ohne passende Schnittstellen ließ sich dieser Ablauf nur schwer vereinfachen.
Hohes Transaktionsvolumen: Trotz des kleinen Teams verarbeitet der Verband mehrere hundert Transaktionen pro Monat. Der fehlende Automatisierungsgrad wurde dadurch zunehmend zum Engpass.

Schnell wurde klar: Das Team brauchte eine einfache, automatisierte Lösung, die den administrativen Aufwand reduziert und sich flexibel in den Arbeitsalltag einfügt – ohne zusätzliches Finanzpersonal.

„Früher war das Erfassen von Ausgaben mit manueller Nachverfolgung, Excel und viel Aufwand verbunden. Heute sind es nur noch ein paar Klicks.“

Maximilian van Ackeren

Head of SME and Technical Regulation

Die Lösung

Declaree bot eine flexible, schlanke Lösung, die genau auf die Anforderungen von VdR – Der Tabakmittelstand zugeschnitten war.

Die Benutzeroberfläche war so intuitiv, dass das Team Mobilexpense sofort nutzen konnte.
Die DATEV-Anbindung ermöglichte eine schnelle Verbindung zum bestehenden Buchhaltungssystem und sparte Zeit beim Steuerberater.
Der vereinfachte Abgleich von Kreditkartentransaktionen reduzierte den administrativen Aufwand von einer ganzen Arbeitswoche auf nur wenige Klicks.
Mitarbeitende erfassen und reichen ihre Ausgaben nun selbst ein. Dadurch entfallen Rückfragen und Engpässe im Prozess.

„Der Abgleich von Kreditkartenabrechnungen hat uns früher etwa 36 Arbeitstage im Jahr gekostet. Heute sind es etwa fünf Tage – eine Zeitersparnis von rund 86 %, ermöglicht durch wenige Klicks in Declaree.“

Maximilian van Ackeren

Head of SME and Technical Regulation

Warum Declaree überzeugt

Declaree zeigt, dass Automatisierung auch für kleinere Teams funktioniert. Schon gezielte Effizienzgewinne wie der automatische Abgleich von Kreditkartentransaktionen oder der Export in die Buchhaltung sparen Zeit und reduzieren manuelle Arbeit.

Die einfache Bedienung, der geringe Einrichtungsaufwand und der messbare wirtschaftliche Nutzen machen Declaree zu einer sinnvollen Lösung für Teams, die weniger Zeit mit Administration verbringen und sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren möchten.

Title to introduce a program day, benefit, challenge etc.

More in-depth information about this, but keep it simple. What to expect, why should they follow the link? Commodo iaculis rutrum felis at. Cras sed fermentum morbi a pulvinar eget tristique. Quis mauris nunc egestas suspendisse felis. Pellentesque blandit laoreet.

Link to in-depth content