Schnellere Lohnabrechnung, weniger Fehler: SpendLab profitiert von der Declaree–ADP-Integration
Bei SpendLab war die Verwaltung von Ausgaben und die Lohnabrechnung noch nie so einfach – dank der nahtlosen Integration von Declaree mit ADP. Wie diese Lösung in den Arbeitsalltag eingebettet ist, erläutert Betty Bajec, HR- und Payroll-Administratorin bei SpendLab. Sie ist seit über 20 Jahren im Unternehmen tätig und kennt die internen Abläufe genau.

Die Integration
Declaree begleitet SpendLab schon seit vielen Jahren im täglichen Ausgabenmanagement – für Betty Bajec längst ein vertrauter Teil der Prozesse.
Dank der nahtlosen Integration mit ADP laufen Spesenabrechnungen, Genehmigungsprozesse und die Lohnverarbeitung reibungslos und effizient.
- Schnelles und einfaches Onboarding: Neue Mitarbeitende lassen sich mit nur wenigen Klicks hinzufügen – sie erhalten automatisch eine E-Mail zur Einrichtung ihres Accounts.
- Automatisierte Genehmigungsprozesse: Ausgaben durchlaufen einen klar strukturierten Freigabeprozess: zunächst zur Führungskraft, anschließend zur HR-Abteilung – für maximale Genauigkeit und Compliance.
- Systemgestützte Kontrolle fixer Ausgabensätze: Für bestimmte Ausgabenarten – wie Fahrtkosten oder Zuschüsse – gelten festgelegte Beträge, die im System hinterlegt sind. Das verhindert falsche Eingaben und stärkt die Einhaltung interner und gesetzlicher Vorgaben.
- Direkte Anbindung an die Lohnabrechnung: Mit nur wenigen Klicks werden Spesenberichte aus Declaree exportiert und direkt in ADP übernommen. Das spart Zeit und reduziert manuelle Arbeitsschritte.
„Heute kann ich die Spesenberichte per Excel-Datei in wenigen Minuten importieren. Wenn ich das manuell machen müsste, würde es mich jeden Monat mindestens einen halben Tag kosten.“

Betty Bajec
HR- & Payroll-Administratorin bei SpendLab
Die Ergebnisse
Durch die Integration von Declaree und ADP konnte SpendLab manuelle Arbeit deutlich reduzieren, Compliance-Prozesse automatisieren und die Effizienz in der Lohnabrechnung spürbar steigern.
- Zeitersparnis: Dank der reduzierten Bearbeitungszeit in der Lohnabrechnung kann sich HR stärker auf strategische Themen und Mitarbeitendenentwicklung konzentrieren.
- Intuitiv für Mitarbeitende – effizient für HR: Mitarbeitende empfinden Declaree als leicht verständlich und intuitiv. Gleichzeitig profitiert HR von einem schnellen Onboarding und klar strukturierten Freigabeprozessen.
- Automatisierte Compliance: Vordefinierte Pauschalen und Richtlinien in Declaree sorgen dafür, dass Ausgabenrichtlinien automatisch eingehalten werden – ganz ohne manuelle Kontrolle.
- Zuverlässiger Support: Bei Fragen oder Problemen steht das Support-Team von Declaree schnell zur Verfügung sorgt dafür, dass der Arbeitsalltag nicht ins Stocken gerät.
Die Integration von Declaree und ADP brachte SpendLab:
- Zeitgewinn durch Automatisierung: Was früher Stunden dauerte, ist jetzt in wenigen Minuten erledigt: Ausgabendaten fließen direkt in die Lohnabrechnung – manuelle Arbeit entfällt, und die Bearbeitungszeit für HR wird deutlich reduziert.
- Nahtlose Integration: Die ADP-Integration ermöglicht es der HR-Abteilung, Mitarbeitendenprofile effizient zu verwalten – präzise, aktuell und systemübergreifend konsistent.
- Fehlerfreies Ausgabenmanagement: Voreingestellte Pauschalen sorgen für korrekte Erstattungen, während Funktionen wie die praktische Mehrtagesauswahl die Speseneingabe deutlich erleichtern. So läuft die Rückerstattung mühelos und ohne Fehler – ganz im Sinne der internen Richtlinien.
- Zukunftssicher und flexibel: As Declaree passt sich kontinuierlich an die Entwicklung von SpendLab an – von neuen Richtlinien bis hin zu strukturellen Veränderungen. Damit ist die Lösung ideal für nachhaltige Effizienz in Ausgaben- und Lohnprozessen.
Dank der Zusammenarbeit von Declaree und ADP können Unternehmen wie SpendLab ihre Prozesse digitalisieren – und der HR-Abteilung den Freiraum geben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Mitarbeitenden.
Über das Unternehmen
SpendLab ist ein niederländisches Unternehmen, das sich auf die Prüfung und Rückforderung von Kreditorenbuchhaltungen (Accounts Payable) spezialisiert hat. Gegründet im Jahr 2002 mit Hauptsitz in Amsterdam, hat SpendLab bereits über 500 Millionen Euro für Kund:innen aus mehr als 20 Branchen identifiziert und erfolgreich rückgeführt.
Branche: Finanzdienstleistungen
Mitarbeitende: über 100
Declaree-Kunde seit: 2018
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