Erfolgsgeschichte

Mit Daten zu besseren Entscheidungen: MXP als Partner von Leica

Leica Microsystems ist ein weltweit führender Anbieter von Mikroskopie- und wissenschaftlichen Instrumenten. Mit einer über 175-jährigen Geschichte unterstützt das Unternehmen bahnbrechende Innovationen in den Bereichen Life Sciences und Diagnostik. Für das unternehmensweite Ausgabenmanagement an internationalen Standorten entschied sich Leica Microsystems für eine Zusammenarbeit mit MXP by Mobilexpense.
Heute nutzt das Unternehmen ein zentrales System, das Transparenz, Compliance und Kontrolle gewährleistet – und gleichzeitig den Arbeitsalltag von Finanzteams und Mitarbeitenden weltweit vereinfacht.
Leica Erfolgsgeschichte über das Ausgabenmanagement mit Mobilexpense

Ausgangssituation

2012 setzte Leica Microsystems noch auf Excel-Tabellen, um Reise- und Spesenabrechnungen zu verwalten – ein gängiges Vorgehen, das jedoch zunehmend an seine Grenzen stieß.
Die fehlende Automatisierung:

  • führte zu ineffizienten Prozessen
  • ließ kaum Einblick in Ausgaben und Abläufe zu
  • erschwerte die Einhaltung von Richtlinien über Länder und Unternehmensbereiche hinweg

Michael Mullen, Director of Global Indirect Sourcing, kam kurz nach der internen Neustrukturierung von Leica mit MXP in Kontakt. In diesem Zuge wurden die Geschäftsbereiche Life Sciences und Diagnostik in zwei eigenständige Einheiten aufgeteilt: Leica Microsystems (LMS) und Leica Biosystems (LBS).

Angesichts der komplexen Ausgabenstrukturen über unterschiedliche Rechtseinheiten und Ländergrenzen hinweg wurde schnell klar, dass es eine zentrale und leistungsstarke Lösung braucht.

Zwischenzeitlich prüfte Leica auch alternative Tools – entschied sich letztlich jedoch bewusst für den Verbleib bei MXP. Ausschlaggebend waren die hohe Flexibilität, Kosteneffizienz und das tiefgreifende Verständnis für die komplexen europäischen regulatorischen Anforderungen.

Die Lösung

Nach dem Vergleich verschiedener Anbieter stand für Leica Microsystems fest: MXP bleibt die erste Wahl. Die Entscheidung war mehr als nur eine Frage der Kosten – sie war ein klarer, strategischer Schritt hin zu schlankeren Abläufen und mehr Transparenz im gesamten Ausgabenmanagement.

MXP überzeugte durch die Fähigkeit:

  • die Komplexität europäischer Ausgabenrichtlinien sicher zu handhaben
  • mit dem globalen Wachstum von Leica Schritt zu halten
  • flexible Konfigurationen über verschiedene Unternehmenseinheiten hinweg zu ermöglichen
  • eine benutzerfreundliche Erfahrung für Admins und Mitarbeitende gleichermaßen zu bieten

Entscheidungsgründe für MXP

  1. Regulatorische Expertise in Europa
    Ein zentraler Unterschied war MXPs tiefes Verständnis für regionale Compliance-Anforderungen – darunter länderspezifische Pauschalen, Steuergesetze und Tarifsysteme. Dieses Know-how war für Leica ein entscheidender Vorteil.

  2. Globale Skalierbarkeit
    Leica ist in über 60 Ländern mit mehr als 60 Unternehmenseinheiten tätig. Die Fähigkeit von MXP, diese internationale Struktur zu unterstützen und dabei gleichzeitig lokale Anforderungen zu berücksichtigen, war von zentraler Bedeutung.

  3. Flexibilität und Konfigurierbarkeit
    Das System bietet ein hohes Maß an Flexibilität, sodass das Indirect-Team es passgenau auf die sich verändernden Anforderungen von Leica zuschneiden kann – etwa bei neuen Unternehmenseinheiten oder Übernahmen.

  4. Verlässliches Account Management und Support
    Trotz personeller Engpässe während der COVID-Zeit erwies sich das Support-Team von MXP als engagiert und zuverlässig. Michael lobte die langjährige Partnerschaft und hob das kontinuierliche Engagement des Teams zur Weiterentwicklung des Tools hervor.

Die Ergebnisse

Mit der Einführung von MXP hat Leica Microsystems sein Ausgabenmanagement erfolgreich modernisiert:

  • Transparenz: Dank detaillierter Datenauswertungen behält Leica den Überblick über zentrale Ausgabenkategorien wie Hotelübernachtungen, Mietwagen und Pauschalen – und das über alle Märkte hinweg.
  • Compliance: Länderspezifische rechtliche Vorgaben sind direkt im Tool abgebildet – so unterstützt MXP die Einhaltung interner Richtlinien ebenso wie gesetzlicher Anforderungen.
  • Datengestützte Entscheidungen: Ob beim Erkennen von Richtlinienverstößen oder beim Vergleich von Reisedaten verschiedener Abteilungen – MXP liefert Leica verwertbare Einblicke, die fundierte Entscheidungen ermöglichen.
  • Nutzerzufriedenheit: Das Tool ist intuitiv in der Anwendung für Mitarbeitende – und MXP entwickelt die Lösung kontinuierlich weiter, um das Nutzungserlebnis stetig zu verbessern.
„Der größte Mehrwert liegt in der konsolidierten Übersicht über unsere weltweiten Reiseausgaben.“
leica logo
Michael Mullen

Director, Global Indirect Sourcing bei Leica Microsystems

Zentrale Erfolge

  • Transparente Übersicht über globale Reise- und Ausgabendaten
  • Integrierte Compliance mit vielfältigen rechtlichen und steuerlichen Vorgaben
  • Flexible Konfiguration zur Unterstützung von Veränderungen nach Übernahmen
  • Hohe Nutzerakzeptanz und Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden

Über das Unternehmen

Leica Microsystems, ein Unternehmen der Danaher-Gruppe, entwickelt und produziert Mikroskope und wissenschaftliche Instrumente zur Unterstützung entscheidender Forschungsarbeit in den Bereichen Life Sciences, Medizin und Industrie.

  • Tätig in über 60 Ländern mit mehr als 60 Unternehmenseinheiten
  • Gegründet vor 175 Jahren
  • Kunde von Mobilexpense seit 2012
  • Branche: Life Sciences und Diagnostik
  • Zentrale Herausforderung: Vereinheitlichung des Ausgabenmanagements über mehrere Unternehmenseinheiten und Regionen hinweg
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