Die Herausforderung

Die Abrechnung der Geschäftsausgaben bei Kaaiman Reizen lief lange manuell ab und war entsprechend aufwendig. Jeder Beleg musste einzeln erfasst und erklärt werden, gleichzeitig fehlte eine klare, zentrale Übersicht über alle Ausgaben.

• Reiseleiter fotografierten ihre Belege, nummerierten sie und luden sie anschließend in Google Drive hoch.
• Die Zuordnung der Kosten, etwa für Transport oder Aktivitäten, war nicht einheitlich geregelt und sorgte regelmäßig für Rückfragen.
• Mit zunehmender Anzahl an Reisen wurde es immer schwieriger, Kosten pro Reise sauber nachzuvollziehen oder zukünftige Budgets realistisch einzuschätzen.
• Die Abrechnungen waren fehleranfällig. Doppelte Einträge, vergessene Belege und Unsicherheiten bei der Unterscheidung zwischen Bar- und Kartenzahlungen führten zu zusätzlichem Abstimmungsaufwand und kosteten wertvolle Zeit.

Die Lösung

Um effizienter zu arbeiten und gleichzeitig die Kosten im Blick zu behalten, entschied sich Kaaiman Reizen für Declaree, um die Abrechnung der Geschäftsausgaben und Reisekosten zu digitalisieren und zu vereinfachen. Gemeinsam mit dem Declaree-Team analysierte Anna sowohl die aktuellen Anforderungen als auch die zukünftige Skalierbarkeit der Prozesse.

Im Mittelpunkt der Lösung standen folgende Aspekte:

• Einfache und intuitive Bedienung: Die Reiseleiter fanden sich schnell in Declaree zurecht. Rückfragen oder aufwendige Schulungen waren kaum nötig.
• KI-gestützter Belegscanner: Belege werden automatisch ausgelesen, relevante Informationen wie Beträge und Mehrwertsteuer direkt erfasst. Das spart Zeit – sowohl bei der Einreichung als auch bei der Prüfung.
• Zentrale Übersicht: Anna kann alle Ausgaben nun in einer strukturierten, zentralen Ansicht einsehen und freigeben.
• Individuelle Konfigurationen: Gemeinsam mit dem Declaree-Team wurden Einstellungen rund um Zahlungsarten definiert, etwa zur klaren Trennung von Bar- und Kartenzahlungen.
• Support und Onboarding: Ein schneller, verlässlicher Support sorgte für eine reibungslose Einführung und einen unkomplizierten Start.

Die Ergebnisse

Schon mit minimaler Konfiguration schafft Declaree spürbaren Mehrwert für das kleine Team von Kaaiman Reizen. Die Einreichung von Spesen und Ausgaben ist heute schneller, klarer strukturiert und besser auf die Arbeitsweise des Unternehmens abgestimmt. Gleichzeitig ist die Lösung leichtgewichtig genug für ein kleines Unternehmen, bietet aber die nötige Stabilität, um mit dem Unternehmen mitzuwachsen.

Frühe Erfolge:

• Positive Nutzererfahrung: Die Einreichung von Ausgaben ist einfach, es gibt kaum Einarbeitungsaufwand und nur wenige Rückfragen seitens der Mitarbeitenden.
• Zentrale Übersicht: Anna verfügt nun über eine einheitliche, übersichtliche Ansicht aller eingereichten Ausgaben. Das erleichtert Nachverfolgung und Freigaben deutlich.
• Operativer Spielraum: Declaree passt zur aktuellen Unternehmensgröße und bietet gleichzeitig Funktionen, die bei Bedarf schrittweise genutzt werden können.
• Basis für weiteres Wachstum: Mit skalierbaren Prozessen ist Kaaiman Reizen gut aufgestellt, um weiter zu wachsen und dabei Übersicht, Effizienz und Zufriedenheit zu erhalten.

Warum Declaree für Kleinunternehmen funktioniert

Declaree zeigt, dass sich Kleinunternehmen nicht zwischen manuellen Prozessen und überkomplexen Tools entscheiden müssen. Die Lösung verbindet einfache Nutzung mit Automatisierungspotenzial und ausreichend Flexibilität für zukünftiges Wachstum. So ist Kaaiman Reizen heute effizient aufgestellt und gleichzeitig gut vorbereitet, um mit klaren Strukturen weiter zu wachsen.