Jede Ausgabe war mit mehreren Arbeitsschritten verbunden:

• Mitarbeitende mussten ihre Belege separat einreichen
• Das Finanzteam musste alle Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen
• Kreditkartentransaktionen mussten manuell den entsprechenden Belegen zugeordnet werden

Der Wechsel zu effizientem Ausgabenmanagement

Um diese manuellen Prozesse zu vereinfachen, führte Jollein Declaree zusammen mit Mobilexpense Karten ein. So entstand ein durchgängiger Prozess, bei dem Ausgaben und Belege direkt erfasst und miteinander verknüpft werden.

Von klassischen Firmenkarten zu intelligentem Kartenmanagement

Statt Firmenkarten und Ausgaben getrennt voneinander zu verwalten, steuert Jollein beides heute direkt über Declaree:

• Bezahlt ein Mitarbeitender mit einer Firmenkreditkarte, wird die Transaktion automatisch erfasst
• Der Mitarbeitende erhält eine Benachrichtigung auf dem Smartphone und kann den Beleg direkt hochladen
• Transaktion und Beleg werden direkt miteinander verknüpft, sodass die manuelle Zuordnung entfällt

Schneller Zugriff auf Firmenkreditkarten

Auch die Verwaltung der Firmenkarten ist jetzt deutlich schneller:

• Mitarbeitende können mit wenigen Klicks eine Firmenkarte beantragen
• Führungskräfte können Kartenanträge direkt im System genehmigen und Kartenlimits anpassen
• Virtuelle Karten sind nahezu sofort einsatzbereit

So erhalten Teams schnell Zugriff auf die benötigten Mittel, etwa für Marketingausgaben oder Geschäftsreisen, ohne lange Wartezeiten.

Das Ergebnis

Ein durchgängiger Prozess

Mit Mobilexpense Declaree konnte Jollein sowohl die Effizienz als auch die Datenqualität verbessern. Die Genauigkeit der Ausgabendaten stieg von rund 50 % auf 80 %, da Transaktionen und Belege nun direkt bei der Ausgabe miteinander verknüpft werden.

Mitarbeitende reichen ihre Ausgaben jetzt direkt ein, während das Finanzteam mit strukturierten und vollständigen Abrechnungen arbeitet. Dadurch sind deutlich weniger Rückfragen und Abstimmungen erforderlich. Das Ergebnis ist ein schnellerer und reibungsloserer Prozess für das Finanzteam und die Mitarbeitenden.

Mit dem neuen Prozess läuft alles zentral an einem Ort zusammen:

• Kein Wechsel mehr zwischen verschiedenen Systemen
• Keine manuelle Zuordnung von Transaktionen und Belegen mehr 

Ausgaben einfacher und effizienter verwalten

Für Jollein bedeutet die Umstellung nicht nur mehr Effizienz. Sie schafft auch mehr Kontrolle und einfachere Prozesse, die mit dem Unternehmen mitwachsen.

Durch die Kombination von Mobilexpense Karten und Declaree hat Jollein sein Ausgabenmanagement grundlegend vereinfacht. Die Prozesse sind heute einfacher, die Daten zuverlässiger und die Lösung kann flexibel mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen.