Mobilexpense und DATEV: Reisekosten digital erfassen und an die Buchhaltung übergeben

Belege erfassen, Reisekosten prüfen und Abrechnungen an die Buchhaltung übergeben: Wenn diese Schritte in getrennten Systemen stattfinden, entsteht zusätzlicher Aufwand. Daten müssen mehrfach eingegeben, Belege zugeordnet und Rückfragen zwischen Mitarbeitenden, Finanzabteilung und Steuerkanzlei geklärt werden.

Die DATEV-Schnittstelle von Mobilexpense Declaree verbindet das digitale Reisekosten- und Spesenmanagement mit der Buchhaltung. Mitarbeitende erfassen ihre Ausgaben per App, Verantwortliche genehmigen die Abrechnungen und die zugehörigen Daten und Belege werden für die Weiterverarbeitung in DATEV übertragen.

In diesem Blog erfahren Sie, welche Vorteile die Integration bietet, welche DATEV-Anwendungen Declaree ergänzt und wie Sie die Verbindung einrichten.

Welche Vorteile bietet die DATEV-Schnittstelle?

Wer Reisekosten über Excel-Listen und separat abgelegte Belege verwaltet, muss Informationen häufig manuell zusammenführen. Das kostet Zeit und schafft Fehlerquellen bei der Übertragung.

Mit der DATEV-Integration können strukturierte Belegdaten und die zugehörigen Belegbilder aus Declaree an DATEV Unternehmen online übermittelt und in den DATEV-Rechnungswesen-Lösungen als Buchungsvorschläge weiterverarbeitet werden. So verbindet die Schnittstelle die Reisekostenabrechnung mit den nachgelagerten Buchhaltungsprozessen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Übersichtsseite zur DATEV-Integration

Für Unternehmen und Steuerkanzleien ergeben sich daraus mehrere Vorteile:

• Weniger manuelle Dateneingaben: Bereits erfasste Ausgaben lassen sich für die Buchhaltung weiterverwenden.
• Weniger Übertragungsfehler: Der digitale Datenaustausch reduziert Fehlerquellen durch erneutes Abtippen.
• Einfachere Belegübergabe: Abrechnungsdaten und zugehörige Belegbilder werden gemeinsam übermittelt.
• Weniger Aufwand bei der Zusammenarbeit: Finanzabteilung und Steuerkanzlei können auf den digital bereitgestellten Informationen aufbauen.

Reisekostenabrechnung mit DATEV: Welche Anwendungen ergänzt Mobilexpense Declaree?

Mobilexpense Declaree ergänzt folgende DATEV-Anwendungen:

• DATEV Belege online
• DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
• DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen

Als Schnittstelle steht der DATEV Buchungsdatenservice zur Verfügung. Darüber können strukturierte Buchungsdaten und die zugehörigen digitalen Belege in die DATEV-Rechnungswesen-Programme übernommen werden. Bei Declaree umfasst dies Mitarbeitendenausgaben, Kilometergeld und Verpflegungsmehraufwand.

Zusätzlich ist eine dateibasierte Übergabe strukturierter Buchungsdaten im DATEV-Format möglich. Welche Variante zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Ihrer vorhandenen DATEV-Umgebung und dem gewünschten Ablauf ab.

Weitere Angaben finden Sie im DATEV-Marktplatz-Profil zu Mobilexpense Declaree

So funktioniert der Prozess von der Belegerfassung bis zur Buchhaltung

Mit Mobilexpense Declaree erfassen Mitarbeitende ihre Ausgaben digital und reichen sie zur Genehmigung ein. Die DATEV-Anbindung übernimmt anschließend die Übergabe der freigegebenen Abrechnungsdaten.

Der Ablauf lässt sich in vier Schritte unterteilen:

1. Ausgaben erfassen: Mitarbeitende fotografieren Belege mit der mobilen App und ergänzen die benötigten Angaben zu ihren Ausgaben und Geschäftsreisen.
2. Abrechnungen prüfen: Die zuständigen Personen prüfen die eingereichten Ausgaben im festgelegten Genehmigungsworkflow.
3. Genehmigte Abrechnungen übertragen: Bei entsprechend eingerichteter automatischer Anbindung werden die Beleg- und Buchungsdaten genehmigter Berichte an DATEV übermittelt.
4. Daten in der Buchhaltung weiterverarbeiten: Die übergebenen Informationen stehen für die anschließenden Arbeitsschritte in DATEV bereit.

Der automatische Export lässt sich in Declaree konfigurieren. Alternativ können genehmigte Berichte gezielt für die Übertragung ausgewählt werden. Details beschreibt die Anleitung zur DATEV-Schnittstelle im Declaree Help Center.

Über Mobilexpense

Mobilexpense bietet Software für das digitale Ausgaben- und Reisekostenmanagement. Declaree by Mobilexpense unterstützt Unternehmen dabei, Belege mobil zu erfassen, Ausgaben zu prüfen und Abrechnungsprozesse zu vereinfachen.

Zu den Funktionen gehören digitale Genehmigungsworkflows, die Berücksichtigung hinterlegter Ausgabenrichtlinien und die Einbindung bestehender Firmenkreditkarten. Dadurch können Mitarbeitende ihre Ausgaben unterwegs einreichen, während Finanzteams die Übersicht behalten. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Seite zum digitalen Spesen- und Reisekostenmanagement.

Mobilexpense wurde 2000 gegründet und ist seit Mai 2022 DATEV-Partner. Die auf dem DATEV-Marktplatz gelistete Lösung ist Declaree by Mobilexpense.

Mobilexpense Declaree mit DATEV verknüpfen

Die Einrichtung der DATEV-Schnittstelle erfolgt in der Declaree-Webanwendung. In der Administration öffnen Sie unter „Konfiguration“ den Bereich „Verbindungen“, wählen die passende DATEV-Verbindung aus und starten die Einrichtung.

Für den automatisierten Datenaustausch müssen die erforderlichen DATEV-Produkte und Zugriffsrechte vorhanden sein. Laut Declaree Help Center gehören dazu DATEV Unternehmen online einschließlich Belege online, DATEV Rechnungswesen sowie eine abgeschlossene MyDATEV Mandantenregistrierung.

Stimmen Sie die Einrichtung mit Ihrer Finanzabteilung oder Steuerkanzlei ab. Dabei sollten auch die für den Export benötigten Angaben geprüft werden, beispielsweise Kreditorennummern, Kontenzuordnungen und Kostenstellen.

Die einzelnen Schritte und Voraussetzungen finden Sie in der Einrichtungsanleitung für die DATEV-Schnittstelle.

Benötigen Sie Unterstützung innerhalb der DATEV-Programme, können Sie das DATEV-Partner-Onboarding nutzen. DATEV bietet hierfür kostenfreie Online-Gruppentrainings sowie kostenpflichtige telefonische Einzel-Einrichtungstermine an.

Reisekosten und Buchhaltung digital verbinden

Die Verbindung zwischen Mobilexpense Declaree und DATEV reduziert manuelle Arbeit bei der Übergabe von Reisekosten und Belegen. Mitarbeitende reichen ihre Ausgaben digital ein, Verantwortliche prüfen die Abrechnungen und die Buchhaltung erhält die Daten zur Weiterverarbeitung.

Sie möchten erfahren, wie sich die DATEV-Anbindung in Ihre bestehenden Abläufe integrieren lässt? Lernen Sie Mobilexpense Declaree in einer unverbindlichen Demo kennen und besprechen Sie mit unserem Team die Anforderungen Ihres Unternehmens.