Mehr Effizienz durch automatisiertes Ausgabenmanagement
Von der Belegerfassung bis zur Rückerstattung: Geschäftsausgaben digital, schnell und fehlerfrei verwalten.
Automatisierte Weiterleitung und Genehmigung von Ausgaben in Sekunden.
Einhaltung interner Richtlinien und steuerlicher Vorgaben durch digitale Workflows.
Echtzeit-Daten für präzise Budgetplanung und strategisches Ausgabenmanagement.
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Regeln und Workflows zentral steuern – weltweit einhalten
Automatisierte Workflows für länderspezifische Compliance und effizientes Ausgabenmanagement
Entlastung für Finanzteams: Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert – von der Genehmigung bis zur Auszahlung.
Weniger Verwaltungsaufwand für Mitareitende und mehr Zeit für das, was wirklich zählt.
Fehler minimieren: Automatisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler und verhindern kostspielige Abweichungen.
Regelkonformität sicherstellen: Alle länderspezifischen Richtlinien und steuerlichen Vorgaben sind im System hinterlegt und werden automatisch durchgesetzt.
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Belege einfach per App scannen oder als Foto hochladen
Mit der intuitiven App scannen Sie Ihre Belege ganz einfach unterwegs oder laden ein Foto hoch – ob per Smartphone oder am Laptop. Die digitale Belegerfassung mit KI-gestützter Texterkennung (OCR) füllt die relevanten Felder für Sie automatisch aus. Sobald alle Angaben korrekt sind, fügen Sie die Ausgabe Ihrem Bericht hinzu.
Ausgaben freigeben
Legen Sie individuelle Freigabe-Workflows fest und definieren Sie, wer welche Ausgabenberichte prüfen darf. Sobald ein Bericht abgeschlossen und eingereicht ist, erhalten die zuständigen Personen automatisch eine Benachrichtigung zur Überprüfung. Anschließend können sie die Ausgaben genehmigen oder ablehnen.
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Abweichungen automatisch erkennen
Verstöße gegen Richtlinien werden bereits beim Einreichen markiert. Ausgabenberichte mit regelwidrigen Angaben erhalten ein Warnsymbol, noch bevor sie zur Freigabe gelangen. So erkennen Genehmigende auf einen Blick, ob eine Ausgabe den Unternehmensrichtlinien entspricht.
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Erstattungen schneller abwickeln
Wenn Ihr ERP- und Lohnabrechnungs-System nahtlos integriert ist, lassen sich Daten und Workflows automatisch synchronisieren.
Mitarbeitende werden sofort benachrichtigt, wenn ein Ausgabenbericht abgelehnt wurde – so vermeiden Sie unnötiges Hin und Her.
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Mehrwertsteuer einfach zurückfordern
Mobilexpense liefert alle Buchhaltungsdaten, um nationale und internationale Mehrwertsteuererstattungen effizient umzusetzen. Die Mehrwertsteuer wird entweder von Mitarbeitenden ausgewählt oder durch die Buchhaltung ergänzt.
Eine integrierte Datenbank enthält alle gültigen Mehrwertsteuersätze – nach Kategorie und Land.
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Datenbasiert entscheiden – klar, schnell und fundiert
Erhalten Sie automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei übermäßigen Ausgaben.
Erkennen Sie Top-Ausgebende, Ausgabentrends und Unregelmäßigkeiten über interaktive Karten und visuelle Hinweise – regionsübergreifend.
Nutzen Sie saisonale Daten zur Optimierung Ihrer Budgetplanung und Prognosen.
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„Mobilexpense vereinfacht den Alltag spürbar – Verwaltungsaufgaben sind heute deutlich angenehmer als früher, als sie noch reine Belastung waren.“
Paul Staal
Vorstandsmitglied von Conbit
„Wir haben Mobilexpense als schnell und flexibel erlebt. Wir sind ein komplexer Kunde. Mobilexpense hat flexibel auf uns reagiert und uns geholfen!"
Marc Eckes
Vorstand Unternehmensentwicklung, Käfer AG
„Mit der Kartenintegration sparen wir jetzt mindestens 90 bis 95 % des Aufwands im Vergleich zu unserem alten Papier- und Excel-Prozess.“
Gerald Evers
CFO von Lucien Bikes
SpendLab stärkt die Einhaltung von Ausgabenrichtlinien
Automatisierte AusgabengenehmigungenJede Ausgabe durchläuft einen strukturierten Genehmigungsprozess – zunächst durch die Führungskraft, dann durch HR.
Festgelegte Erstattungsrichtlinien konsequent umgesetztPauschalen für Homeoffice, Kilometer oder andere feste Erstattungen sind im System vordefiniert.
Declaree integriert CO₂-Tracking in das Ausgabenmanagement
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